オンラインコミュニケーションでビジネスが迅速に展開!おすすめのビジネスチャットサービス6選

コロナ禍によってリモートワークが増えたことで、社員間で会話する機会が減っています。リモートワークを進める企業においては、コミュニケーションが大きな課題となっているのです。その中で、コミュニケーションを迅速かつ円滑にするためのビジネスチャットサービスが注目を浴びています。ここでは、ビジネスチャットサービスを導入するメリットや注意点、おすすめのサービスをご紹介します。

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ビジネスチャットサービスとは

ビジネスチャットサービスは、業務上のメッセージのやり取りやファイル交換を円滑に行うためのサービスです。メッセージを送れば相手の端末に通知されるため、迅速に情報の共有・交換ができます。多くのビジネスチャットサービスはスマホやタブレットでも利用できるため、場所と時間を選びません。社員間のリアルなコミュニケーションを実現するサービスといえます。

 

ビジネスチャットサービスを導入するメリット

ここからは、ビジネスチャットサービスを導入するメリットについて見ていきます。

コミュニケーションが円滑になる

特にリモートワークでは、コミュニケーションの質を落とさないことが大切です。ビジネスチャットサービスを導入すれば、リアルな情報交換が可能になるため、情報共有にストレスを感じません。電話とは違い、他の仕事をしながら手を止めることなく連絡を取りあえるというメリットがあります。

また、グループでのチャットも可能です。簡単な情報共有や質疑応答ができるので会議を設定する必要がなく、業務効率化にもつながります。

場所を選ばずに連絡を取り合える

ほとんどのビジネスチャットサービスはスマホでも利用できるため、パソコンで仕事をしている人と移動中の人がシームレスにチャットで連絡を取り合えます。スマホでやり取りした内容は、パソコンでビジネスチャットサービスを利用する時も履歴として残っています。連絡する側は、相手がどのような状況なのかを気にせずにメッセージを送ることができ、受け取る側はどこでもそれを確認できるようになるのです。

 

ビジネスチャットサービスを導入する際の注意点

ここからは、ビジネスチャットサービスを導入する際の注意点について見ていきましょう。

他のシステムのファイルと混在しないか

ビジネスチャットサービスでは、画像やファイルを添付して送ることも可能です。各種ファイルをファイルサーバーや他のシステムで管理している場合、世代管理ができなくなることがあります。したがって、ビジネスチャットサービスと他のシステムのファイルが混在しないようにしておかなければなりません。

雑談が増えないか

ビジネスチャットツールでやり取りした内容は他者からは見えないため、チャットの利用時間が長くなると雑談になってしまう可能性があります。社内では雑談していることが周りから見えるため、仕事中に長く雑談を続ける人はいません。

雑談は人間関係を円滑にするものではありますが、意識が仕事から離れすぎないように注意しなければなりません。これについてはリーダーから定期的に啓蒙し、縛り過ぎないようにモラルの維持を促すとビジネスチャットツールは効果を発揮するでしょう。

 

ビジネスチャットサービスの選定ポイント・選び方

ここからは、ビジネスチャットサービスを選ぶ際のポイントについて見ていきます。

アプリに対応しているか

ビジネスチャットサービスは、パソコンだけでなくスマホでも利用できると利用価値が高まります。リモートワークが主流になると、相手がどのような状況にいるのかわかりにくいからです。スマホがアプリに対応していれば、いつでもどこでも使えるため、情報の共有漏れがなくなるでしょう。

コストパフォーマンス

ビジネスチャットサービスは、安価なものからオプションが豊富なものまであります。リモートワークで便利だからと高機能のサービスを導入しても、使いこなせなければコストパフォーマンスが低くなってしまうでしょう。自社が本当に必要とする機能が搭載されているのかを確認しましょう。

また、ビジネスチャットサービスは操作性も非常に重要です。シンプルで操作しやすいサービスは、コミュニケーションを活性化するはずです。

 

おすすめのビジネスチャットサービス6選

ここでは、リモートワークにおすすめしたいビジネスチャットサービスを6つご紹介します。

サービス名

月額費用

無料プラン

アプリ

通話機能

slack

850円/1ユーザー

Chatwork

500円/1ユーザー

LINE WORKS

360円/1ユーザー

Quip

1200円/1ユーザー

Talknote

430円/1ユーザー

Workplace

3ドル/1ユーザー

 

slack

「slack」は、世界中でユーザーを増やし続けているビジネスチャットサービスです。

slackはパソコンだけでなくアプリでの操作性にも優れており、多くの企業が導入しています。すべてのファイルをドラックアンドドロップで添付できるため情報共有のスピードが早く、ストレスフリーです。

また、slackは検索性にも優れています。ファイルにコメントを入れて検索しやすくできるだけでなく、お気に入り機能もあるため大切な情報を後で簡単に参照できるようになっています。

IT企業での導入が多いのは、APIとの連携やカスタマイズができるためです。アプリを作成することもできるので、自社のニーズに合わせて運用できます。絵文字を自分で作れるので、利用していて楽しいです。使いやすくて楽しいサービスは浸透も早く、活用頻度が高くなるというメリットがあります。

 

Chatwork

「Chatwork」は、タスク管理をしやすいビジネスチャットサービスです。大手企業からフリーランスまで、自社内だけでなく他社との情報共有にも利用されます。

Chatworkは一般的なチャット機能に加え、タスク管理機能も優秀です。リモートワークであってもプロジェクトが可視化されて、誰のどのタスクが完了しているのかがわかります。遅延しているタスクを他の人も確認でき、指導やサポートができるようになっています。タスクが完了したら関係者に通知されるので、業務を効率的に進められるでしょう。

 

LINE WORKS

「LINE WORKS」は、使い慣れたLINEのインタフェースで利用できるビジネスチャットサービスです。LINEを使ったことがない人ほとんどいないため、導入における操作説明や研修の時間などを大幅に短縮できるでしょう。

「LINE WORKS」の特徴は、カレンダー機能が優れていることです。誰のスケジュールが空いているのかを確認しやすく、スケジュール内でタスク管理もできます。グループウェアに近い機能があるため、こちらに集約することも可能です。リモートワークで便利なのが、アンケート機能です。顧客に対してだけでなく社内でもアンケート機能を利用でき、社内行事のスケジュール調整などに役立ちます。

 

Quip

「Quip」は、リモートワークでの会議が円滑になるビジネスチャットサービスです。ドキュメントの更新機能が優れており、複数名で同時にファイルを更新できます。

ドキュメントは、部署ごとやプロジェクトごとに閲覧権限を持たせることが可能です。リモートワークで離れて仕事をしていても、会話をしながらドキュメントを更新できるため、例えばチャットで会議をしながらドキュメントを同時に更新できます。後で資料を作成をしてレビューしてもらうのではなく、その場で確認してもらえるので時間を有効に活用できるでしょう。

 

Talknote

「Talknote」は、コミュニケーションの分析ができるビジネスチャットサービスです。Talknoteでは、個人向けのチャットだけでなくグループチャットもできます。

Talknoteではコミュニケーションを分析できるため、社員のコミュニケーション力の向上にも役立つでしょう。Talknoteへの投稿数やログイン数をグラフで確認でき、活用頻度を確かめることができます。リモートワークでは、上司が見えないところでコミュニケーションが行われるので、分析結果をマネジメントにも活用可能です。

Talknoteの利用時間は計算されており、長時間労働の可能性がある社員の情報は上司や人事部門に通知されます。リモートワークでも人材をマネジメントできるビジネスチャットサービスといえるでしょう。

 

Workplace by Facebook

「Workplace by Facebook」は、その名の通りFacebookが運営するビジネスチャットサービスです。Facebookの知名度が高いため、ローンチしてすぐに多くのユーザーが利用するようになりました。

WorkplaceはFacebookの操作性や画面デザインを踏襲しているため、Facebookを使い慣れている人は抵抗なく利用できるでしょう。インタフェースが世界共通のなので、グローバル展開している企業は導入しやすいはずです。価格も非常に安価で、コストパフォーマンスも高いビジネスチャットサービスといえます。

 

まとめ

ビジネスチャットサービスは、リモートワークでコミュニケーションを円滑にするために必須のサービスです。電話や対面では得られない、新しい人間関係を構築できるかもしれません。安価なものが多いので、まずは試してみてはいかがでしょうか。

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