企業経営の効率化をしよう。おすすめのファイル転送サービスツール6選

  • 動画を取引先の企業に送りたいけど容量が大きくて送れない
  • メールでのやり取りは他の人に情報が洩れないか心配
  • 細かい分析データや容量の大きいレポートを送りたい

ファイルのやり取りは業務を行う上で必要で、会社同士のやり取りだけでなく、社内での連絡にもファイルの共有や送受信は行われていますが、ファイルの容量が大きいとはメールで送れないという場合もあり、上記のような悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。

容量が大きいファイルのやり取りを行う企業におすすめなのが「ファイル転送サービス」です。

ファイル転送サービスを利用するとどのようなメリットがあるのか、注意点や選び方・おすすめサービスを詳しく解説していきます。

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ファイル転送サービスツールとは

ファイル転送サービスツールは、容量が大きいファイルの送受信に長けているサービスです。

近年では、メールや連絡ツールでのファイルのやり取り・共有を行うため、ファイル転送サービスはあまり必要ないのではないかと考える人も少なくありません。

しかし、連絡ツールには上限が存在し、容量が大きい動画や複雑な分析機能付きファイルは送受信ができない場合がほとんどです。

容量が大きいファイルのやり取りを行う企業は、導入をおすすめします。

ファイル転送サービスツールを導入するメリット

  • 容量が大きいファイルの転送が可能
  • セキュリティ面がしっかりとしている
  • 自動削除もできる

ファイル転送サービスツールを導入する上記3つのメリットについて、それぞれ詳しく解説をしていきますので、導入を検討している人は参考にしてください。

大容量ファイルを送信可能

ファイル転送サービスツールは、前述でも触れたように大容量のファイルを送信できます。

特に、映像ファイルは容量が大きいため、細かく分割してメールを複数に分けて送っているという企業も少なくありません。

しかし、大量のメールを送りすぎてしまうとメールのフィルタ機能が反応して、スパムメール扱いを受ける可能性も高いです。

受診者側も、細かく分割された情報を統合するのも手間になります。

ファイル転送サービスツールでは、容量が大きい映像ファイルも難なく一度で送れるため、動画ファイルの送受信を行う機会が多い企業にはおすすめです。

高セキュリティ下のもとで相手にファイルを送れる

さらに、ファイル転送サービスツールは、高いセキュリティ下でファイルの送受信が可能です。

ファイル転送サービスのツールはほとんどがファイルの暗号化を行うため、パスワードを知らないと開けないようにできます。

外部の人に見られないように、厳重なパスワード設定を行った上で送受信ができるので、機密文書などを送る場合にも役立つサービスです。

ただし、完璧に守られているというわけではないため、心配な場合はセキュリティツールもあわせて利用するのがおすすめです。

自動削除機能もある

高度なセキュリティの下でファイルを送れるだけでなく、サービスによっては自動削除機能も搭載されています。

働き方改革の影響もあり、クラウド型サービスを導入している企業も増えていますが、クラウドサービスはデータやログなどが残ってしまい、削除した内容でもデータが残る可能性があります。

ファイルを他の人に見られないように削除したいというような場合には、ファイル転送サービスツールは便利です。

ファイル転送サービスツールを導入する際の注意点

多くのメリットがあるファイル転送サービスですが、導入する際には「履歴が残らない」点に注意しましょう。

メールやクラウドサービスであれば履歴が残りますが、ファイル転送サービスツールは残念ながら履歴が残らないため、後から送信したか確認を行いたくてもできません。

送受信履歴などを確認しながら作業を進めたいという企業には、やや不向きです。

ファイル転送サービスツールの選定ポイント・選び方

  • 操作性
  • セキュリティの高さ
  • 容量の上限

ファイル転送サービスツールは、上記の3つが選定ポイントとして挙げられます。

それぞれのポイントについて詳しく解説をしていきますので、導入を検討している人は参考にしてください。

従業員でも使える操作性

ファイル転送サービスツールを導入する場合には、できるだけ従業員が使いこなせるようなサービスを利用するようにしましょう。

いくら魅力的なサービスであっても、使いこなせなければ意味がありません。

使いこなせないと誤送信なども誘発してしまうため、できるだけシンプルで使いやすいツールを選ぶようにしてください。

セキュリティの高さ

操作性と合わせて重要なのが「セキュリティの高さ」です。

セキュリティが脆弱だとどうしても外部からのサイバー攻撃に弱いです。

パスワード化をしていても超えられる可能性がゼロではないため、サイバー攻撃にも強い高度なセキュリティのツール・サービスを利用するのをおすすめします。

容量の上限

ファイル転送サービスツールは、容量の上限もしっかりと確認しておきましょう。

多くのツールが1GBまで送れるサービスですが、動画ファイルを複数送ると1GBを超える場合も少なくありません。

動画ファイルの容量などを考えた上で上限を決めるようにすると、自社に合ったファイル転送サービスツールが見つかりやすいです。

おすすめのファイル転送サービスツール6選

次は、多くの企業が利用しているファイル転送サービスツールを6選ご紹介します。

導入を検討している人は、参考にしてください。

初期導入費 月額費用 利用者満足度 無料トライアル
クリプト便 要問合せ 900円~ 4.4/5
DirectCloud-BOX 10,000円~ 4.0/5
オフィス宅ふぁいる便 20,000円 3,000円~ 3.8/5
GigaCC ASP 50,000円 37,000円~ 4.5/5
DIRECT! EXTREME 50,000円 19,800円
Bizストレージ ファイルシェア 16,500円

クリプト便

クリプト便は、ファイル転送サービスの中でも、高度なセキュリティで守られていることで人気があります。

クラウドサービスの情報セキュリティ管理に関する国際規格「ISO/IEC 27017」や、個人情報管理に関する国際規格「ISO/IEC 27018」の認証を取得しています。

高いセキュリティ下で運営されているため、機密情報の受け渡しを行うことが多い企業におすすめです。

事前承認等による誤送信防止やログ監査機能を提供されているため、セキュリティ重視でサービスを選びたい企業に推奨します。

DirectCloud-BOX


DirectCloud-BOXは、社内・取引先とのファイル共有したいときに役立つサービスです。

クラウド型サービスですが、共有リンクを使うことでファイルの送受信ができます。

500人から5,000人未満の企業に最適なサービスで、IDS/FWによる不正アクセスの防止やデータ通信経路に256ビットの複雑なSSL方式を採用しています。

ウイルスやマルウェア対策も行われているため、高いセキュリティの下でファイルの送受信が可能です。

オフィス宅ふぁいる便

オフィス宅ふぁいる便は、テレワークを導入している企業などにおすすめのサービスです。

最大10GBまでの大容量でサービスでもある上に、送付したファイルがダウンロードされた場合に通知が届く機能も存在します。

さらに、ファイル転送サービスでは珍しい送受信履歴機能も搭載しているため、履歴を確認したい企業にもおすすめです。

24時間×365日有人監視が行われているため、安心して利用ができます。

GigaCC ASP

GigaCC ASPも、テレワークを行っている企業に推奨しているサービスです。

純国産のサービスなので使いやすさにも優れており、アップロードやダウンロード時の盗聴を防ぐ「SSL/TLS暗号化通信」やアクセス元を制限を行い、なりすましを防ぐ「グローバルIPアドレス制限」などが施されています。

充実したセキュリティ下のもとで使えるサービスでもあるとともに、ITに関する知識がなくても直感的に使えるシンプルな操作性が魅力です。

幅広い業種・業界で使えるおすすめサービスです。

DIRECT! EXTREME

DIRECT! EXTREMEは、大容量のファイル転送はもちろん、高速転送ができる点からも人気があります。

ファイルを共有したい相手に「私書籍」を送り、私書籍を利用してファイルの受け渡しを行います

通信経路/データの暗号化(SSL/AES)による強固なセキュリティの下で利用できるため、安心して使えます。

スピード感のあるやり取りを行いたい企業におすすめです。

Bizストレージ ファイルシェア

Bizストレージ ファイルシェアは、Webブラウザを利用して「2GBの大容量ファイル」や「機密情報」のやり取りが可能なサービスです。

Bizストレージ ファイルシェアのIDを持っていない顧客からのファイルも受信可能で、動画ファイルを共有したい企業にもおすすめします。

アクセス履歴機能も搭載されており、ファイルを送信した相手の中でも「誰がいつどのファイルを何回ダウンロードしたのか」を画面で確認可能です。

まとめ

ファイルの転送サービスは、音声データや動画ファイル・高度な分析機能付きレポートなどを共有する場合に役立つサービスです。

高度なセキュリティ下で運用されているサービスが多いため、大容量のファイルの転送だけでなく、機密文書などの送受信にもおすすめになります。

ファイル転送サービスの導入を検討している人は「使いやすさ」「転送ファイルの容量上限」もチェックしながら、選ぶようにしてください。

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(編集:創業手帳編集部)