生産性向上を支援!おすすめのペーパーレス会議システム4選

会社では、プロジェクターやホワイトボードを利用して、手元にある紙ベースの資料を確認しながら会議をすることも多いでしょう。

しかし、紙の資料がなくてもスムーズに会議を行うことができる「ペーパーレス会議システム」を導入すれば、ミーティング前にプレゼン資料をプリントアウトする手間も省けて、ゴミも減ります。

紙やインクカートリッジなどのオフィス用品を購入する必要もなくなるので、少しでも経費を削減したい会社にとっては便利なシステムです。

今回は、ペーパーレス会議システムの特徴やメリットについて解説し、おすすめのペーパーレス会議システム4選を紹介します。

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ペーパーレス会議システムツールとは

紙資料を使用しない会議ができる「ペーパーレス会議システム」は、スマートフォンやタブレット端末などが普及した現在、大企業をはじめ多くの企業で採用されています。

会議資料を電子化することによって、人数分のプリントアウトをする時間を削減できるだけでなく、プリント用紙などのコストカットもできるので経費削減につながります。

また、会議に参加する全員がタブレット端末などで会議資料を確認できるので、資料の抜けや漏れもなくなるので二度手間がなくなり、業務効率化を図ることができます。

 

ペーパーレス会議システムツールを導入するメリット

ペーパーレス会議システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、多くの企業が導入しているペーパーレス会議の主なメリットについて説明しますので、導入を考えている方はぜひ参考にしてください。

準備の時間を短縮

ペーパーレス会議システムを利用すると、会議で使用する紙資料のプリントアウトや配布のための作業を省くことができ、より簡単に会議資料を共有できます。

コストの削減

会議に参加する人数やミーティングの回数にもよりますが、紙ベースの資料だと多くのプリント用紙とカートリッジを使用することになります。

オフィス用品のコストは「塵も積もれば山となる」ので、結果的にそれまで紙の資料に使っていた経費を他のことに充てることができます。

充実したセキュリティ

紙ベースの資料で会議やマニュアルなどを作成すると、資料を紛失してしまう恐れがあります。すると、外部に大切な経営戦略や内部情報が漏れてしまうかもしれません。

ペーパーレス会議システムを利用すれば、端末にロックをかけておけばセキュリティが確保されるので、より安全に内部情報を管理できます。

動画挿入でわかりやすくできる

紙の資料では実現できない動画を挿入することで、視覚的にわかりやすく説明できるので、静止画ではわかりにくい表現や情報も会議に参加している全員が理解できるようになります。

テキストや口頭では伝わらないこともあるかと思いますが、動画を見てもらうことで共通認識を持つことができます。

オンライン会議ができる

新型コロナウイルスによってテレワークを導入する企業が増えるにつれて、オンライン会議も増えました。

ペーパーレス会議システムを導入すると、パソコンやタブレット端末とインターネット環境があれば、どこにいてもオンライン会議を行うことができます。

また、リアルタイムで会議資料の内容を変更できるので、時間のロスやストレスなく会議を進められるのもメリットです。

エコにつながる

ペーパーレス会議システムを導入すれば、膨大な紙の資料がなくなるので環境にもやさしく、エコに配慮した働き方ができます。

 

ペーパーレス会議システムツールを導入する際の注意点

ペーパーレス会議システムツールには、資料の準備時間やコストを削減できるだけでなく、どこにいてもオンライン会議が可能になるなど、様々なメリットがあります。

しかし、いくつかのデメリットがあることも事実です。ここからは、ペーパーレス会議システムを導入する際の注意点を見ていきましょう。

データ化に対応していない書類

メリットの多いペーパーレス会議システムですが、免許証や許可証などの携帯性が求められるものについては、電子文書法でデータ化が認められていません。

手書きでメモができない

紙ベースの資料であれば、会議中に手書きで資料にメモすることができますが、ペーパーレス会議システムではメモを取りにくいという難点があります。

基本的に閲覧のみのツールなので、必要に応じてノートなどにメモしなければなりませんが、どの項目に対するメモなのかわからなくなってしまうことがあるのがデメリットです。

画面の大きさによっては見づらいことも

画面の大きさにもよりますが、ペーパーレス会議システムツールでは見づらい資料もあります。視認性についても確認してから、システムを導入すると良いでしょう。

端末操作が苦手だと扱いづらい

昨今はITシステムが普及していますが、すべての人が端末の操作に慣れているわけではありません。

ペーパーレス会議システムは、端末を操作すること自体が苦手な人や、操作に関する知識がない人はメリットも生かせないので、無料トライアルを利用して操作しやすいかどうかを確認する必要があります。

システムトラブルの発生

ペーパーレス会議システムにトラブルが発生して使用できない場合は、会議ができません。

復旧するまでに時間がかかることもあり、データが消えてしまうこともあるので、必ずバックアップを取っておきましょう。

 

ペーパーレス会議システムツールの選定ポイント・選び方

ここからは、ペーパーレス会議システムツールを選ぶ際のポイントや、選び方について説明します。

様々な会社からシステムが発売されているので、自社に適したツールを選んで導入するようにしましょう。

同時に接続できる台数

ペーパーレス会議システムを導入する際は、必ず同時接続できる台数を確認するようにしましょう。

企業によっては社員数や会議の参加者数が変わることもあるので、最大で何台まで接続できるかをチェックする必要があります。

必要な機能が搭載されている

ペーパーレス会議システムツールには、会議資料をデータ化する機能のほかにも、個別投票ができる「投票機能」や会議に参加している全員が同じ画面を確認できる「議事次第進行」などの機能も搭載されています。

システムによって搭載されている機能は異なるので、自社に必要な機能を洗い出した上で、無料トライアルを利用してから本格的に導入することをおすすめします。

充実したセキュリティ

会議資料は社外秘の情報が多いため、外部に漏れないようにセキュリティ対策が講じられているかどうかもチェックしてください。

例えば、ミーティングが終わった後に資料をすぐに削除できる仕様になっているかどうか、または役職ごとに資料の閲覧やダウンロード制限をかけられるかどうかなど、細かいセキュリティ項目も確認しておきましょう。

 

おすすめのペーパーレス会議システムツール4選

ここからは、おすすめのペーパーレス会議システムツール4選を紹介します。

クラウド上で管理できるシステムなので初期費用はかからず月額費用のみであるため、紙ベースの資料で会議を行う場合に比べてコストを抑えられます。

サービス名

初期導入費 月額費用 利用者満足度

無料トライアル

Bigtincan Hub

0円 1,000円〜 5/5

要問合せ

ClickShare

0円 要問合せ

Poly G7500

0円 要問合せ

要問合せ

Handbook

0円 要問合せ

 

Bigtincan Hub

海外の大手企業も導入している「Bigtincan Hub(ビッグティンカン ハブ)」は、全世界で10万人以上が利用しているクラウド型のペーパーレス会議システムツールで、膨大な文書をデータ化して整理できます。

PDFやOffice文書のほか動画や写真も管理でき、容量が無制限なのでストレージ不足の心配もなく気軽に利用できます。

また、ユーザーやグループごとに閲覧や編集などのアクセス権限も細かく設定することができ、セキュリティ面も充実しているのが特徴です。

 

ClickShare

「ClickShare(クリックシェア)」は、会議中に画面を共有できる無線対応プレゼンテーション用機器です。

パソコンやスマートフォン、タブレット端末で利用でき、リアルタイムで情報を共有できるので、紙ベースの資料を印刷する時間やコストも削減できます。

また、「ClickShare」は社内の従業員はもちろん、顧客との商談・会議でも利用可能です。

 

Poly G7500

「Poly G7500」は、社内で情報を共有しながら意思疎通を図れるシステムです。ワイヤレス対応なので、ネット環境が整っている場所であれば、どこでも利用できます。

上質なオーディオと鮮やかなビジュアルによって、別の場所にいても同じ会議室にいるかのような臨場感を味わえます。

システムの導入も簡単で、ITのスペシャリストでなくてもセットアップが可能です。

 

Handbook

「Handbook(ハンドブック)」は、iPhone/iPad、Android、Windows 8.1/Windows 10 PCなどあらゆるOSに対応しているペーパーレス会議システムです。クラウド型のシステムなので、初期費用なしで利用できます。

PDFやPowerPoint、Wordなどの資料をドラッグ&ドロップで登録でき、強固なセキュリティのもとでクラウド上で一括管理が可能です。

なお、「Handbook」のiPad版は、PDFに手書きでメモを残すこともできます。

 

まとめ

テレワークが浸透していることもあり、紙ベースの資料を使った会議ではなく、会議資料をデータ化して共有できるペーパーレス会議システムツールを利用して会議を行う企業が増えています。

膨大な紙資料と印刷コストを削減できるだけでなく、プリントアウトしたりホチキスで資料をまとめたりする手間と人件費もカットできるので、その分の経費を会社の利益につながる業務に充てることができます。

ペーパーレス会議システムツールはいくつかの会社が提供しており、それぞれ搭載されている機能が異なるので、自社に必要な機能を洗い出してから選び、無料トライアルで使い勝手を確認してから本格的に導入すると良いでしょう。

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