リモートワーク時代の組織の情報共有に必須!おすすめのグループウェアサービス6選

リモートワークでは、コミュニケーションの頻度が低くなります。ふらっと席に行って話しかけることはできず、廊下などですれ違った際の雑談もできません。短時間でもコミュニケーションがあると情報を共有できるため、組織力の強化につながります。リモートワークで情報共有を活発にするためには、グループウェアの導入が不可欠です。ここでは、リモートワークでおすすめしたいグループウェアサービスや、導入する際の注意点についてご紹介します。

起業家に有益な情報を徹底してお届けする「創業手帳」から、日本初のリモートワーク導入・改善のためのガイドブック 「リモートワーク手帳(無料)」 が創刊されました!リモートワーク環境での課題を解決に導いてくれる有益な情報を無料でご確認いただけます。あわせてご活用ください。

 

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内で情報を共有するためのサービスです。スケジュールやタスクを共有して、業務が効率的に進むようにします。グループウェアは多機能なものが多く、ワークフロー機能やアンケート機能、スレッドやチャット機能、勤怠管理ができるものまであります。グループウェアは、朝パソコンを起動したら最初にログインするべきものです。

 

グループウェアサービスを導入するメリット

ここでは、リモートワークでグループウェアを導入するメリットについて見ていきます。

スケジュールを共有できる

グループウェアにスケジュールを登録しておけば、スケジュール管理が容易になります。自分が空いている時間を確認できるだけでなく、社員全員のスケジュールを確認しながら、ミーティングやアポイントを設定可能。リモートワークでも相手の予定が一目でわかるので、事前に確認することなくスケジューリングができます。

ペーパーレス化が進む

紙での情報のやり取りがなくなり電子データになるので、グループウェア導入を機にペーパーレス化が進むでしょう。リモートワークでは紙でのやり取りができないため、グループウェアに慣れれば、今後は出勤する必要がなくなるかもしれません。

ワークフロー機能が搭載されているグループウェアも増えており、上司の承認が必要な見積書や稟議書をグループウェア上で完結できます。

情報共有がスムーズになる

メールを利用した情報共有では、送りたい社員全員のメールアドレスを設定しなければなりません。グループウェアには個別のチャット機能だけでなく、全社員に向けた掲示板機能が搭載されています。登録されている部署単位で送れるため、情報共有がスムーズになります。SNSのように確認したことがわかるフラグが立つため、情報共有の漏れがなくなります。

コミュニケーションが取りやすくなる点もメリットです。メールよりも気軽に情報交換ができ、過去のメッセージにスレッド形式で発信できるため、やり取りの履歴も確認できます。

 

グループウェアを導入する際の注意点

ここでは、グループウェアを導入する際に注意すべき点について見ていきます。

費用対効果

グループウェアには多彩な機能があるため、導入費用と個々の機能の利用価値について費用対効果を確認します。コミュニケーションを取りたいだけであれば、社内向けのSNSで十分でしょう。すべての機能を利用する必要はありませんが、グループウェアは目的を明確にした上で導入すべきです。

オプション機能があるグループウェアであれば、導入時は最低限にしておき、必要に応じて徐々にオプション機能を追加していくと費用対効果が高まります。

利用ルールを決めておく

高い汎用性がグループウェアのメリットですが、情報が混在しやすくなるリスクもあります。よってグループウェアの利用方法は、あらかじめルール化しておいたほうがよいでしょう。

例えば個人情報を含んだ情報がグループウェア上にあると、セキュリティリスクが高くなります。グループウェアでやり取りする情報の内容についてもルール化しておいたほうがよいでしょう。グループウェアはスマホやタブレットでも確認できるため、外部に情報を持ち出しているのと同じです。ルールは、導入後も必要に応じて見直します。

 

グループウェアの選定ポイント・選び方

ここからは、グループウェアを選ぶ際に検討すべきポイントについてお伝えします。

セキュリティが万全であるか

グループウェアには企業の重要な情報がアップされているため、リモートワークでも安心して利用できるようにセキュリティが万全のサービスを選びましょう。オンプレタイプ(自社でサーバーを構築)のほうがセキュリティレベルは高くなりますが、導入費用も高くなります。クラウドタイプで、セキュリティに力を入れているサービスがおすすめです。

欲しい機能が搭載されているか

情報共有を目的としてグループウェアを利用するのであれば、安価で機能が制限されているものがよいでしょう。場合によっては、グループウェアではなくSNSの活用範囲を広げれば対応できるかもしれません。一方でワークフローやファイル管理などを幅広く活用したい場合は、高機能なものを選ぶべきです。自社で実現したいことが、グループウェアの機能として搭載されているかどうかを確認します。

操作がわかりやすいか

グループウェアは使用頻度が高いため、使いやすくなければ利用するたびにストレスを感じます。リモートワークはパソコンを使った作業が中心ですが、ネットワーク障害が起こった時や勤務時間外の緊急時はスマホが活躍します。そのため、スマホやタブレットでも利用できるグループウェアを選び、小さい画面でも使いやすいかどうかを確認しましょう。

 

おすすめのグループウェアサービス6選

サービス名

初期費用

月額費用

アプリ

ワークフロー

GRIDY

0円

0円

サイボウズ Office

0円

500円/1ユーザー

kintone

0円

750円/1ユーザー

Google Workspace

0円

630円/1ユーザー

J-Motto

0円

150円/1ユーザー

desknet’s NEO

0円

400円/1ユーザー

 

GRIDY

「GRIDY」は、完全無料で利用できるグループウェアサービスです。無料で利用できるため、グループウェアを初めて利用する企業はグループウェアの使い勝手を試すことができます。

GRIDYは無料ですがグループウェアに必須の機能が網羅されており、試験的に導入してそのまま利用を続けている企業も少なくありません。有料プランに切り替えるとCRMやSFAの機能を利用できるようになり、活用範囲が広がります。

 

サイボウズ Office

グループウェアの大御所といえば「サイボウズ Office」です。スタートアップ企業から中小企業、大手企業まで多くの企業への導入実績があり、企業規模に合わせた豊富なプランが用意されているのが特徴です。

サイボウズ Officeはグループウェアとしての実績が豊富であり、企業のニーズを蓄積しているため、「かゆいところに手が届く」機能が用意されています。使い方によっては他のシステムの利用を停止し、サイボウズ Officeへの移行も検討可能です。ワークフロー機能やタスク管理機能、タイムカードの機能なども搭載されています。

 

kintone

「kintone」は、さまざまなアプリを自社で作って活用できるグループウェアサービス。サイボウズ Officeと同じ、サイボウズ社のシステムです。

スケジュール管理が中心のグループウェアサービスではなく、自社でアプリを作った上での案件管理やクレーム管理などの情報共有がメインです。kintone上でアプリを自作できるので、リモートワークに合わせた機能を追加できます。使いやすい操作性で、プログラミングの知識がなくてもアプリの作成が可能です。

 

Google Workspace

「Google Workspace」は、グーグル社が提供しているグループウェアサービスです。グーグルや他のサービスとの親和性が高く、GmailやGoogleドキュメントを活用していれば情報を連携しやすくなるのが特徴です。

Googleアカウントがあれば、Googleのプラットフォーム上であらゆる情報交換が可能。スマホでも利用できるため、場所を選ばずシームレスなコミュニケーションが実現します。

 

J-Motto

「J-MOTTO」は、安価で導入できるグループウェアサービスです。手軽に導入できるため、スタートアップ企業への導入実績が豊富。初めてグループウェアを導入する企業に選ばれるケースが多いためサポートが充実しており、導入から活用まで丁寧に導いてくれます。

オプション機能を追加すれば、勤怠管理やワークフロー、給与明細機能などを搭載することができ、企業のスタイルに合わせたカスタマイズができます。

 

desknet’s NEO

「desknet’s NEO」は、操作性に優れていると評判のグループウェアです。紙での業務をすべてdesknet’s NEOに置き換えることができるため、リモートワークでペーパーレスが実現します。

最初は顧客管理や案件管理をシステム化するのではなく、まずはdesknet’s NEO上で簡単に情報を管理することから始めると効果的。ITリテラシーが高くなくても問題なく操作できるので、年配の方が多い企業でも安心です。

 

まとめ

リモートワークで希薄になったコミュニケーションは、グループウェアの利用によって活性化されます。情報共有の重要性が増す現代社会において、グループウェアの導入は不可欠といえるでしょう。

自社に合ったグループウェアの導入を検討してはいかがでしょうか。

「リモートワーク手帳(無料)」 では、リモートワーク環境で役立つツールや改善ノウハウ、使える制度などを解説しています。仕事のオンライン化に対応するために、ぜひご活用ください。