郵送不要で即・契約!人気の電子契約システム6選

みなさんは普段、契約書をどのように取り扱っていますか?

多くの企業では、契約書を「原本保管」するのが一般的です。

しかし現在では、「電子帳簿保存法」の改正もあり、契約をオンラインで済ませることができる「電子契約システム」を積極的にの導入する企業が増えています。

電子契約システムを導入すれば、リモートワーク中でも契約を締結できるようになるだけでなく、ペーパーレス化を促進させ、結果的に業務効率化を図ることも可能です。

みなさんもこれを機に、電子契約システムを導入してみませんか?

そこで今回は、電子契約システムを導入するメリットやおすすめについてご紹介していきます。

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電子契約システムとは?

電子契約システムとは、クラウド上で契約書の締結をするシステムのことです。

契約書の発行側と受領側とでPDFなどの電子ファイルを共有し、電子署名とタイムスタンプを用いて契約を締結することができます。

電子契約システムは、総合的にみると、契約書の改ざんを防ぐ安全性、ペーパーレス化、契約のタイムラグを無くすなどの利点を期待できるでしょう。

収入印紙が不要になるため、実際的な経費削減にもつながります。年間契約数の多い企業には非常にうれしいメリットですね。

電子契約システムを導入するメリット

電子契約システムの導入によって得られる具体的なメリットについてみていきましょう。

コスト削減に貢献

第一に、契約締結に必要であった印紙と郵送が一切不要になります。毎月のように契約を交わす業種においては、大幅な経費削減を実現することができますね。

また同様に、契約書が電子化されると、書類の保管コスト(人件費・スペースの確保に伴う諸経費など)の削減にも貢献します。いちいちキャビネットや倉庫から書類を探しださなくても、クラウドのデータベースにアクセスすれば、すぐに電子契約書を閲覧することができます。

契約をスピーディーに実行できる

契約書の印刷・押印手続きを行い、郵送した契約書をもとに、取引相手も同様の手続きを行う……。従来の契約では、このフローが一般的なものでした。そのため、契約の合意から締結までに2週間ほどかかることも珍しくはありません。

しかし電子契約システムを導入すれば、相手先企業に郵送する必要がなく、押印もパソコンやスマホ上で実施できるため、最短1日で契約を締結させることが可能です。これは自社・取引先双方のメリットになります。

契約の履歴が残る

古い契約になると、締結の際に誰が担当していたのが分からなくなることがあります。

しかし電子契約システムでは、当時の担当者と契約履歴を漏れなく把握できます。

契約はすべてデータベースに存在するため、リモートワークでも原本を探す必要がなく、どこにいても契約書の内容を確認することが可能です。

電子契約システムを導入する際の注意点

電子契約システムを導入する際の注意点について解説します。導入を検討している方はぜひご一読ください。

相手の同意が必要

契約を書類ではなく電子契約システムで行う場合は、取引先企業の同意がなければなりません。

相手が紙の契約書にこだわりがあったり、電子化に消極的だったりした場合は、システムを活用することが難しくなります。

導入する際は、万が一のことを想定して、紙の書類で契約を締結する用意もしておくことをおすすめします。

業務フローを整備しておく

電子契約システムを導入すれば、契約に関する業務フローを大幅に効率化することができます。

とはいえ、従来の契約フローを一新するわけですから、社員の混乱を招かないように、あらかじめ周知や研修を徹底しておかなければなりません。

電子契約システムの選定ポイント・選び方

以下では、電子契約システムを導入する際の観点や選び方のポイントについて解説します。

安全性が担保されているか

クラウド上に保管された電子契約書が改ざんされたり漏洩したりしないよう、万全のセキュリティを敷いておかなければなりません。

電子契約システムを選ぶ際、第一に優先するべき観点は、システムの安全性です。

システムの機能と会社の求めるものが一致しているか

「スピーディーな契約を実現したい」「書類管理に伴うコストを削減したい」など……電子契約システムを導入する目的は、企業によってさまざまです。

もしも導入を検討するなら、具体的に自社がどのような動機を持っているのかを追求すうる必要があります。

他の管理システムと連動できるのかどうかという点も、同様に重要な観点です。

おすすめの電子契約システム6選

以下では、業務効率化を図るだけでなく、リモートワークでも十分に活用できるおすすめの電子契約システムをご紹介していきます。

システム名 ドキュサインの電子署名
初期費用 0円
月額費用 10,000円~
スマートフォン対応
ワークフロー

 

システム名 Adobe Sign
初期費用 0円
月額費用 1,007円~
スマートフォン対応
ワークフロー

 

システム名 Ninja Sign
初期費用 0円
月額費用 4,980円~
スマートフォン対応
ワークフロー

 

システム名 BtoBプラットフォーム 契約書
初期費用 0円
月額費用 0円~
スマートフォン対応
ワークフロー

 

システム名 paperlogic
初期費用 0円
月額費用 20,000円~
スマートフォン対応
ワークフロー

 

システム名 WAN-Sign
初期費用 0円
月額費用 要お問い合わせ
スマートフォン対応
ワークフロー

 

ドキュサインの電子署名

「ドキュサイン」は、180カ国以上で利用されている電子契約システム。海外と取引する機会の多い企業にぴったりのサービスです。

2003年から開始した当サービスは、長年にわたり実績と信頼を積み重ねてきました。世界水準で通用する強固なセキュリティと使い勝手のいいクラウド環境が魅力です。

もちろんリモートワークでも安心して契約を一括管理することができます。あの有名なシャチハタとも提携しているため、電子印にこだわりたい企業にもおすすめです。

Adobe Sign

PDFの編集に特に強い電子契約システムといえば「Adobe Sign」。「Acrobat Reader」で有名なAdobe社が提供しているため、汎用性の高さが魅力のひとつです。

ウェブサイト上に電子サイン欄を埋め込むことができ、個人向けの申し込みフォーム作成もラクラク。気になる料金体系も非常にフレキシブル。

スモールスタートしたい企業から多くの契約を取り扱う大企業に至るまで、業種や事業希望に合ったプランを選択することができます。

Ninja Sign

「Ninja Sign」は、テンプレートで契約書を簡単に作成できる電信契約システム。

効率的に契約書を作成することができ、一度作成したものをひな型として転用できるため、多種多様な契約書を取り扱う企業におすすめです。

契約書の社内承認にワークフロー機能が付帯しており、承認ルートの設定をカスタマイズすることもできます。

取引相手から受け取った契約書に対してワークフローを追加することもできるため、契約業務の過程をすべて「見える化」に。これならリモートワークであっても契約の進捗を把握することができますね。

BtoBプラットフォーム 契約書

取引先と契約に関するやり取りができる電子契約システムが「BtoBプラットフォーム契約書」です。

契約内容に関する折衝内容が履歴として残るため、事後に契約を見直す際に非常に役立ちます。

契約に関する一連のやり取りがログとして残るのは、自社だけでなく取引相手にとっても契約の“安心材料”となることでしょう。

また「BtoBプラットフォーム契約書」には、契約期限のアラート機能も搭載されています。

総務部門からの督促がなくても契約締結業務をタスク化できるため、リモートワークでも契約漏れが発生しにくくなります。

スキャンした契約書データを一括でアップロードできることから、契約業務の効率化に貢献できると評判を得ています。

paperlogic

手厚いカスタマーサポートが強みの電子契約システムが「paper logic」です。

電子契約システムを導入する際のネックに「社員研修」を挙げる企業はけっして少なくありません。「paperlogic」なら、システムを習熟するための社研修やセミナーに対応してくれるため安心です。

また、「paperlogic」は電子書類の保管という点においても長けています。電子契約システムの導入に伴い、契約書以外の書類もすべてクラウドデータベースに移管することができます。

みなさんもリモートワーク化とペーパーレス化を一緒に実現させてみてはどうでしょうか。

WAN-Sign

さまざまな契約形態に対応できる電子契約システムが「WAN-Sign」です。

電子証明書での締結だけでなく、メール認証での締結も対応可能。幅広い形式で契約締結ができ、取引相手のニーズに合わせることができます。

電子化に消極的な企業との契約締結において、自社の電子化ポリシーを変える必要がありません。

また「WAN-Sign」では、過去の書面での契約書をデータとしてアップロードすることも可能。契約書間の紐づけができるため、契約内容の確認がとても容易になる電子契約システムです。

まとめ

業務効率化とペーパーレス化を同時に実現できる電子契約システムは、リモートワークがきっかけとなり、今後ますます普及していくことが予想されます。

取引相手の多い大企業はもちろんのこと、中小企業や個人事業主にとっても、電子契約システムにはメリットがあるため、早いうちから導入を積極的に検討するとよいでしょう。

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