企業のイメージや業務効率アップに!おすすめの電話代行サービス6選

リモートワークで仕事をしていると、会社にかかってきた電話を受けられません。

リモートワークが普及したことで注目を浴びているのが、電話代行サービスです。これまでコールセンターやサポートセンターとして活用されていた電話代行サービスは、リモートワークの増加に伴って引き合いが増えています。

ここでは、電話代行サービスのメリットやおすすめのサービスをご紹介します。

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電話代行サービスとは

電話代行サービスは、大きく2つに分かれます。自社にかかってくる電話を受けて取り次いでくれるサービスと、こちらから電話をかけてアポイントを取ってくれるサービスです。

電話の取り次ぎサービスは、リモートワークで社内にいる社員が少ない場合に活用できます。受けた電話の要件を転送してくれるサービスや、メールやチャットで連絡してくれるサービスがあり、興味のない営業電話などは電話代行の段階で断ってもらうことも可能です。

アポイントを獲得する電話代行は、従量課金制や成果報酬型などを選択ができるものが多いです。現在は電話でアポイントを取る企業は減っていますが、テレアポにはダイレクトにアプローチできるというメリットがあります。プッシュ型の営業スタイルが合うサービスを展開している企業には、電話代行サービスがマッチするでしょう。

 

電話代行サービスを導入するメリット

ここからは、電話代行サービスを導入するメリットについて見ていきましょう。

サポートセンターの運用が効率化する

サービスの質を高めるためには充実したサポートが不可欠ですが、多くの人材をサポートセンターの人員に割けるほどリソースが豊富な企業は多くありません。サポートセンターやコールセンターを電話代行サービスに委託すれば、社員はサービスの開発や営業活動に注力できます。

電話代行サービスは電話対応のプロ集団であり、クレームにも丁寧に対応してくれます。社員は本来の業務に集中でき、トラブルやイレギュラーな事態が発生した時だけ対応すれば済むようになるでしょう。

不在時の電話対応が可能

不定期でリモートワークを行っている企業では、社内に「いつ」「誰が」いるのかがわかりません。顧客からの重要な電話も、リモートワークでは受けられないでしょう。電話代行サービスを導入すれば、社内に電話を取れる人がいなくても顧客からの電話を必ず受けられます。用件を聞いてこちらから電話をかければ、顧客を待たせることなくスピーディーな対応が可能で、リモートワークであっても顧客にストレスを感じさせることがありません。

 

電話代行サービスを導入する際の注意点

ここでは、電話代行サービスを導入する際の注意点について見ていきましょう。

料金体系が自社に合っているか

電話代行サービスの料金体系には、主に定額制と従量課金制があります。あまり電話がかかってこない会社は、従量制のほうがお得です。一方で、サポートセンターを立ち上げるレベルでプロジェクト化したい場合は、定額制のほうがコストパフォーマンスは高くなるでしょう。

料金体系が自社の方針に合っているかを確認するとともに、受電件数などの実績をどのように集計しているのかも把握しておきましょう。信頼性の高い報告を受ければ、納得の上で請求を承認できます。電話を受ける人はいわば自社の顔になるわけですから、信頼関係を築いた状態で継続利用できるようにしましょう。

電話を受けた後の連絡手法

電話代行サービスが電話を受けた場合は、用件を連絡してもらう必要があります。その方法は、リモートワークで活用しているコミュニケーションツールに近いものがベストでしょう。普段利用しているTeamsやZoom、またはLINEなどのツールに対応している電話代行サービスもあります。リモートワークでも連絡漏れがない方法を選びましょう。

 

電話代行サービスの選定ポイント・選び方

ここからは、電話代行サービスを選定する際のポイントについてお伝えします。

実績が豊富か

電話代行サービスに委託したことで電話対応の品質が落ちてはならないので、実績が豊富な企業を選びましょう。インターネット上にある情報だけでは判断できなければ、直接電話をして営業担当者と話してみます。実績が豊富で品質が高い電話代行サービスを導入すれば、顧客満足度は高まるでしょう。

対応範囲を明確にしておく

電話代行サービスの対応範囲は運営会社によって異なり、多くのオプションを用意しているところもあります。予想される受電本数と、対応してもらう範囲を明確にしておきましょう。「ただ電話を受けてほしい」「商品説明までしてほしい」など、自社に合ったサービスを提供している電話代行サービスを選びます。

 

おすすめの電話代行サービス6選

リモートワークでおすすめの電話代行サービスを6つ紹介します。

サービス名

初期費用

月額費用

土日対応

多言語対応

CUBE電話代行サービス

5,000円

10,000円~

Shibuya Office

0円

3,000円~

MKサービス

0円

2,960円~

e秘書

15,000円

10,000円~

fondesk

0円

10,000円~

電話代行サービス

0円

30,000円~

 

CUBE電話代行サービス

「CUBE電話代行サービス」は、歴史と豊富な実績がある電話代行サービスです。

事務員が少ない中小企業から、大規模なコールセンターを必要とする大企業まで幅広く対応。CUBE電話代行サービスには1ヵ月間の保証制度があるため、初めて利用する企業は電話代行サービスの効果を確認した上で導入できます。

対応可能な時間帯は平日の日中のみですが、非常に安価でコストパフォーマンスが高いというメリットがあります。

 

Shibuya Office

「Shibuya Office」は12,000社を超える実績があり、フリーランスから大企業まで幅広い導入実績がある電話代行サービスです。プランが豊富に用意されているため、企業規模に合わせて最大効果を得られるプランを選択ができます。

電話代行において重要である、電話対応品質が高いこともShibuya Officeの特徴です。Shibuya Officeでは入社後半年間電話対応の研修を実施しており、それによって育成されたスタッフがプロフェッショナルな対応をしてくれます。電話の転送やメール連絡などを選択でき、リモートワークでも顧客対応がおろそかになりません。

 

MKサービス

「MKサービス」の料金は非常に安価であり、「電話代行サービスを一度試してみたい」と考えている企業に最適です。

リモートワーク中に電話が入るとすぐにメールで連絡してくれるサービスですが、それで月額2,960円はお値打ちといえるでしょう。10日間のお試し期間もあるので安心です。クレーム対応やアポイント獲得といった難易度の高いものではなく、「自社への電話を取り次いでもらう」という目的にマッチするサービスといえます。

 

e秘書

「e秘書」はコールセンターの経験が豊富で、30年以上続く電話代行サービスです。

e秘書はプランが細かく分かれており、通常の電話対応からQ&A対応、商品の注文受付や求人受付などにも対応可能です。1日の受電レポートを提出してくれるプランもあります。どのプランを選べばよいかわからない場合は、まず何をしたいのかを伝えましょう。リモートワーク環境に合った提案をしてくれるため、初めて利用する場合でも安心です。

24時間対応・多言語対応なので、特殊な業種でも利用できるでしょう。

 

fondesk

老舗企業が多い中、「fondesk」は新しいサービスの提供によってシェアを拡大している電話代行サービスです。

fondeskの特徴は、電話対応後の連絡手段が多様であること。メールだけでなく、LINEやTeams、チャットワークやslackなど幅広く対応しています。リモートワークで利用しているコミュニケーションツール上で受電の連絡を受けられるため大変便利です。

申し込みから利用開始までの時間は、わずか5分。「すぐにでも利用したい」という企業に最適な電話代行サービスといえるでしょう。

 

電話代行サービス

「電話代行サービス」は業種を選ぶことなく、自社に合ったプランを提案してくれます。あらかじめ準備されているプランから検討するよりもニーズにマッチしやすいため、効果が高くなりやすいでしょう。

24時間365日対応なので、深夜に電話があるようなサービスを展開している企業や、土日に電話が集中する企業は利用しやすいはずです。また、定時以外の電話応対にストレスを感じている人にも合うでしょう。

対応範囲をカスタマイズできる割には安価で利用できるため、新規店舗やネットショップをオープンした時にもよく利用されます。

 

まとめ

電話代行サービスは、本来の業務に集中する上で利用価値が高いサービスといえます。メールでの問い合わせが増える中、電話でしかできないコミュニケーションは大切にしたいものです。リモートワークで活用しやすい電話代行サービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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