リモートワークでもラクラク経費精算！おすすめの経費精算サービス6選
数年前まで領収書原本の添付が必須とされていた「経費精算」は、法改正によって段階的に緩和されています。領収証原本の添付が不要となれば、経費精算のために出社する必要はなくなり、リモートワークで対応できるようになります。
ここでは、リモートワークで業務を行う上で効果的な経費精算サービスのメリットや、おすすめしたいサービスをご紹介します。
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Contents
経費精算とは
経費精算とは、事業活動の中で社員が立て替えた交通費や各種経費を精算することです。申請した経費データは上司の承認を経て、経理に届きます。経理担当者が会計システムに仕訳を手打ちする必要はなく、経費データを会計システムに取り込むことが可能です。上司が承認しなければ経費精算ができないため、内部統制の強化につながります。
電子帳簿保存法が改正されるたびに、経費精算サービスの注目度が増しています。現在は出先で領収証の写真を撮ってスマホから経費精算を申請でき、交通費精算はICカードと連動できるため大変便利です。利便性を追求した経費請求サービスは、今後も進化を続けるでしょう。
経費精算サービスを導入するメリット
ここでは、経費精算サービスを導入するメリットについて解説します。
リモートワークでも経費精算ができる
ほとんどの経費精算サービスは、クラウド上で操作します。インターネット環境さえあれば利用でき、スマホやタブレットからも利用できるサービスが大半です。
手元に領収証の原本がある場合は、それを写真撮影したデータで経費精算を申請できます。原本を経理に提出する必要も、社内に原本を保管する必要もありません。
申請する社員だけでなく、承認する上司や経理処理をする経理担当者もリモートワークで対応可能です。申請から仕訳、経費計上までクラウド上で完結します。
交通費精算が効率化される
経費精算サービスを導入していない会社では、交通費を精算する際に利用した経路と金額を調べて申請します。承認者や経理担当者も金額の妥当性をチェックしなければなりません。
交通経路サービスと連動している経費精算サービスは、経路を入力すれば自動で金額が表示されます。申請者は金額の入力ミスがなくなり、上司は日付と経路だけを確認すれば、金額の妥当性まで確認する必要がありません。現在は交通ICカードと連動しているサービスもあり、交通費精算がさらに効率化されています。
督促や注意喚起がスムーズにできる
取引先への支払いも、漏れがあってはならない経理処理の一つです。申請された情報が上司の承認を経て経理に届いていなければ、取引先に支払うことができません。経費精算サービスを利用すれば、どの請求書が最終処理まで到達していないのかを経理担当者がチェックできます。
月次決算をしている企業においては、当月発生した費用は当月に計上すべきです。経費精算サービスを導入すれば、請求日と申請日に差があるデータを抽出し、それを申請した社員に対して注意喚起ができます。経費が正しい時間軸で精算されるようになれば、決算の数字の信頼性も増します。
経費精算サービスを導入する際の注意点
ここからは、経費精算サービスを導入する際に注意すべき点についてお伝えします。
承認ルートが確立されているか
経費精算サービスでは、申請と承認のワークフロー機能を利用します。これまで経理に直接申請していた企業は、申請者と承認者のルートを事前に構築しておかなければなりません。その先では、経理内でのルートも構築します。
経費精算をリモートワークで行うため、精算する社員だけでなく承認する上司にも認識してもらう必要があります。承認が遅れることで処理が滞らないようにしておくのです。組織図と照らし合わせて準備しておけば、導入してから混乱することもないでしょう。
費用対効果はどうか
リモートワークではそもそも交通費が発生しないため、交通費精算に特化した経費精算サービスを導入しても効果がないことは明らかです。経費精算サービスを利用することで得られるメリットと削減できる時間や紙の量を計算して、費用対効果を割り出します。
経費精算サービスでは多くのオプションが用意されていますが、本当に効果があるものだけを選ぶようにしましょう。
経費精算サービスの選定ポイント・選び方
ここでは、経費精算サービスを選ぶ際のポイントをまとめます。
すべてがリモートで完結する
経費精算サービスは、クラウド上で操作するものがほとんどです。しかし「請求書は原本の保管が必要」「領収証は上司が原本を見なければならない」など、すべてをクラウド上で完結できないルールでは意味がありません。経費精算サービスの導入を検討する際は、すべてがリモートで完結できることを確認し、経費精算サービスに合わせて社内ルールを見直します。
使いやすいサービスであること
経費精算サービスが多機能だと、操作がわかりにくいことがあります。サービスを導入する目的は経費精算業務の効率化なので、システムへの入力に手間がかかっては本末転倒です。パソコンでの操作性も重要ですが、スマホではさらに使いやすさが求められます。スマホは画面が小さいため、わかりやすく操作しやすいことを確認します。
会計システムと連携できること
経費精算サービスのメリットに、会計システムとの連携があります。APIで連携しなくてもCSVで仕訳を流し込めれば、経理業務は大幅に削減できるでしょう。取引先や社員への支払いは、銀行口座データをダウンロードして登録できれば、作業が効率化されるだけでなく支払いミスもなくなります。したがって自社で利用している会計システムとの相性は、経費精算サービスを選ぶ上で非常に重要です。
おすすめの経費精算サービス6選
リモートワークで活躍する経費精算サービスをご紹介します。どれもスタートアップから大手企業まで、多種多様な業界・企業で導入実績があるサービスです。
マネーフォワードクラウド経費
「マネーフォワードクラウド経費」は、経費精算業務を大幅に削減した実績を持つ経費精算サービスです。
マネーフォワードクラウド経費では、領収証をスマホで読み取れるだけでなく、OCR機能によって入力の手間を大幅に削減できます。リモートワークが中心の方や外回りが多い営業職の方には、特に利便性が高いサービスといえるでしょう。タイムスタンプも利用でき、電子帳簿保存法に対応しています。
またキャッシュレスで立て替えた場合、キャッシュレスで送金できる機能が搭載されています。企業側は振り込む手間や振込手数料がなく、社員はすぐに着金を確認できます。
Concur Expense
「Concur Expense」は、世界中で導入実績がある経費精算サービスです。
21ヵ国の言語に対応しているため、グローバル企業で多く利用されています。多言語対応だけでなく外貨にも対応しているので、海外勤務の方も問題なく利用できます。ペーパーレスは海外のほうが進んでおり、「Concur Expense」は世界のスタンダードとして機能の改善を続けています。
インターフェースが海外仕様なので、最初は操作しにくいと感じるかもしれませんが、慣れれば問題ないでしょう。それ以上に他システムとの連携実績が豊富であり、間接業務の効率化を実現できるメリットのほうが勝ります。
ジョブカン 経費精算
「ジョブカン 経費精算」は導入費用が無料で、月額費用が1ユーザー350円と安価な経費精算サービスです。安価ですが十分な機能が備わっており、ベンチャー企業ながら大手企業での導入実績も豊富です。
申請者が入力した情報は仕訳データとしてCSVで出力でき、FB（ファームバンキング）データも自動で作成可能です。既存の会計システムやオンラインバンキングを利用して、リモートワークで経理処理ができます。操作がシンプルであり、初めて使う方でも直感的に利用できる点もリモートワークにマッチしています。
楽楽精算
「楽楽精算」は、楽楽シリーズの先駆けとなった経費精算サービスです。
パソコンまたはスマホで申請から承認まで完結できるため、スピーディーな経費精算が可能です。経費に関わる申請だけでなく、稟議や届出もワークフローに乗せられます。楽楽精算で申請様式を増やせば紙での運用が必要なくなり、すべての申請関連業務がリモートワークで対応できるようになります。
楽楽精算は、経理担当者の業務改善に注力しています。仕訳との連動はもちろんのこと、申請時の内容に応じて勘定科目を設定することもできるため、悩むことなく経理処理を完結できるでしょう。
レシートポスト（旧 Dr.経費精算）
「Dr.経費精算」からサービス名を変更した経費精算サービスが「レシートポスト」です。電子帳簿保存によって、ペーパーレス化を実現できます。
AI-OCR機能の精度が高いのが特徴で、スマホで撮影した領収証を99.99％の認識率で読み取り可能。交通費精算は、スマホにICカードをかざすだけで読み取れます。さまざまな経費精算が自動で行われるので、時間を大幅に短縮できるでしょう。
法人カードとも連動するためクレジットカードの利用価値が高まり、キャッシュレス化に力を発揮する経費精算サービスです。
Jinjer経費
「Jinjer経費」は、非常に安価で操作性が高い経費精算サービスです。Jinjerシリーズは、他にも複数のシリーズを展開しているため、クロス導入すればバックオフィス業務の改善効果がさらに高まるでしょう。オプション機能との組み合わせ方法も豊富なので、導入前にニーズとコストのバランスを見ながらオプションを検討できます。
既存システムとの連携も問題なく、仕訳データやFBデータの出力も可能。ICカード読み取りや経路からの自動計算といった便利な機能が多く搭載されており、価格以上のパフォーマンスを見込める経費精算サービスといえます。
まとめ
少し前まで、経費精算は帳票の原本を添付するのが一般的でした。しかしコロナ禍でリモートワークが増えたことで、経費精算サービスの需要が拡大しています。
今こそ経費精算サービスを導入し、周辺業務を見直して効率化を図るべきではないでしょうか。
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