おすすめのワークフローシステム6選！メリットや選び方のポイントを解説

そもそもワークフローシステムとは？

ワークフローシステムは、「稟議書」「出張報告書」「経費精算申請書」といった様々な申請書の電子化を行い、バックオフィス業務を支援するサポートシステム全般を指します。

電子化により、煩わしかったこれまでの人事労務業務の負担を大幅に削減。管理画面を通じてワークフローの隅々にまでチェックの目を入れることが可能となります。

ワークフローシステムは、事業規模の大きい企業はもちろんのこと、中小企業向けのタイプも数多く存在するため、業態や業種に合わせて幅広いユーザーにおすすめです。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムで実際に得られるメリットを、3つにまとめました。

バックオフィス業務の負担削減

ワークフローシステムで特に大きなメリットとして挙げられるのが、バックオフィス業務の負担を大幅に削減できるという点です。

「事業の拡大に伴い、上長の仕事量が増えてしまった」

「残業しなければタスクを消化できなくなった」

このような課題を抱えているなら、いますぐワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

人事労務や総務の負担を減らすことができれば、おのずと残業時間やミスの数も減っていくことでしょう。

情報伝達をスムーズにして内部統制を強化

「部下と上長の間でやりとりされる申請・承認プロセスが遅い」

「抱えているプロジェクトの数が多すぎて、上長の承認業務が追い付かない」

このようなお悩みはありませんか？

ワークフローシステムを駆使すれば、申請・承認書類などの業務を一元管理し、社内間での情報伝達がスムーズに出来るようになります。

ペーパーレス化でコスト削減

「膨大な数の書類を管理することに限界を感じてきている」

「管理方法が複雑化してしまい、後任への引継ぎが大変……」

「いちいち書類の山から目当てのものを探すのが手間」

このようなお悩みがあるなら、ワークフローシステムの「電子化」でいますぐ会社の「ペーパーレス化」を図りましょう。

ペーパーレス化を実現できれば、書類の管理がラクになるだけでなく、年間でかかるインク代・紙代・郵送代もカットできるため、まさに一石二鳥です。

ワークフローシステムの選定ポイント・選び方

ワークフローシステムは様々なタイプが存在します。その中で自社にぴったりのものを選ぶためのポイントをいくつか解説します。

従業員が使いやすいか

いくら便利なシステムだからといって、実際に扱う人が使いこなせなければ意味がありません。

ワークフローシステムは、使いやすさを第一に考えたシンプルなものから、自由に機能をカスタマイズするものまで幅広いため、導入を検討する際は、従業員に使いこなせるかどうかを優先的に考えることをおすすめします。

「クラウド型」と「オンプレミス型」の違いを理解する

ワークフローシステムには「クラウド型」と「オンプレミス型」が存在します。

クラウド型	オンプレミス型
・クラウド上でサービスが提供される ・リアルタイムでの情報反映が可能 ・自宅のパソコンでも使用できるためリモートワークにぴったり	・自社のサーバーでサービスを運用する ・自社内でシステムが完結するため、セキュリティ面で安全性が高い ・出社しなければシステムを使えないのでリモートワークには向いていない

もしもリモートワークを行いたいのなら、「クラウド型」がおすすめです。

機密性の高い業務を遂行する場合は、セキュリティの安全性を考慮して、「オンプレミス型」のワークフローシステムを導入したほうがよいでしょう。

外部サービスとの連携が可能か

より多くの業務の自動化を図りたい場合は、ワークフローシステムが外部サービスと連携が可能であるかをチェックしましょう。

たとえば顧客管理システムや営業支援ツールと連携させることができれば、リモートワークにも柔軟に対応できます。

おすすめのワークフローシステム6選

以下では、数々の導入実績を誇るおすすめのワークフローシステムを6つご紹介します。どのシステムも使いやすさに優れていますので、初めてワークフローシステムを導入する方も必見です。

	初期導入費	月額費用	無料トライアル
TeamSpirit	150,000円	600円～／ユーザー	×
Garoon	0円	845円～／ユーザー	〇
ジョブカンワークフロー	0円	300円／ユーザー	〇
楽々WorkflowII	要お見積もり	要お見積もり	〇
WaWaFlow	なし	2,500円＋400円／ユーザー	〇
Questetra BPM Suite	なし	960円	〇

 

TeamSpirit

「TeamSpirit（チーム・スピリット）」は、勤怠管理・工数管理・経費精算などに優れているワークフローシステム。

1,400社を超える企業が導入している人気のサービスで、マニュアルやコミュニティによる支援プログラムが充実しているだけでなく、実績と経験豊富な専門スタッフがユーザーをフルサポートしてくれます。

社内SNS機能も搭載されており、「社内の状況把握などを行いやすい」と大変好評です。

Garoon

「Garoon（ガルーン）」は中小企業から大企業まで幅広く使えるグループウェアです。

現場だけでなく管理者も扱いやすいシンプルな操作性で、専用のダッシュボードを利用して業務の管理などを行えます。

IT知識に明るくない人でも直感的に使えるデザインということから、非常に好評を博しています。

ジョブカンワークフロー

「ジョブカンワークフロー」も多くの企業に支持されている人気シリーズです。

勤怠管理・給与計算・採用管理・経費精算に特化したサービスで、使用したい機能を任意に選んでカスタマイズすることが可能。

必要な分の機能を搭載できるため、使いやすいさとコストパフォーマンスに優れています。

楽々WorkflowII

「楽々WorkflowII（らくらく・ワークフローII）」は書類の申請から承認・管理までスムーズに行えるシステム。

クラウド型サービスであるため、従業員が入力した内容が即時反映されるとともに、上司や管理者が出張でオフィスにいなくても外出先で申請書類の確認をして承認することが可能です。

スピーディーな承認・決裁ができるため、業務の負担を大きく削減できます。

WaWaFlow

「WaWaFlow」もスピーディーな承認・決裁を実現するサービスです。

複雑な承認ルートの設定も自由自在。プログラムの知識が無くても申請フォームが簡単に作成できる上に、統一されたフォームでの管理ができるため、内部統制の強化が図れます。

Questetra BPM Suite

「Questetra BPM Suite（クエステトラBPMスイート）」はクラウド型の業務プロセス管理システムです。

様々な業務の一元管理が出来るとともに、進捗状況のモニタリングが可能。

さらに外部機能と連携して顧客管理や給与計算の業務効率をさらに高めることも期待できます。

複雑な構造を持つワークフローも、「Questetra BPM Suite（クエステトラBPMスイート）」なら大丈夫。マウス操作で誰でもカンタンにシステム化することが出来ちゃいます。

ワークフローシステムを導入する際の注意点

ワークフローシステムにはたくさんのメリットがありますが、従業員や管理者が使いこなせなければ意味がありません。

導入する際は「使いやすさに優れているか」という点を意識する必要があります。

また、業態や事業規模に応じてサービスを選ぶことも重要です。「有名企業が導入しているから」という理由で導入すると、想像以上にコストがかかってしまうこともありえます。

まずは自社の現状や予算に合った、必要最低限の機能を搭載しているワークフローシステムを検討するようにしましょう。

まとめ

ワークフローシステムは業務の効率化を促すだけでなく、組織全体の統制強化やコスト削減を期待することができます。

「業務量が多くなり、申請・承認・管理のワークフローが滞っている」
「リモートワークに伴い、遠隔でもバックオフィス業務ができる環境を整えたい」

このようなお悩みやご要望をお持ちなら、いますぐにワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

組織規模の大きい企業はもちろんのこと、中小・スタートアップ企業にも幅広くおすすめできます。

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