リモートワーク環境での意思決定に役立つWEB会議システム6選
コロナ禍の影響を受けてリモートワークへの切り替えが進む中、多くの企業で「WEB会議システム」の導入が不可欠な状況になりつつあります。
一口にWEB会議システムと言っても様々なサービスが提供されており、どのシステムを利用すれば良いか悩んでいる担当者も少なくないでしょう。
そこで今回は、WEB会議システムのメリットや選び方のポイントなどを解説するとともに、おすすめのWEB会議システムも紹介します。WEB会議システムの導入を検討している事業者はぜひ参考にしてください。
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Contents
WEB会議システムとは
WEB会議システムとは、インターネットを通じて会議を行うためのツールです。
音声や映像を介して資料などを共有して、詳細な説明や議論を交わすことができます。
リモートワークの導入が進み、働く場所が多様化した現在において、WEB会議システムは従業員同士のコミュニケーションツールとして必須のものになりつつあります。
WEB会議とテレビ会議の違い
WEB会議システムと同様に、離れた場所にいる関係者と会議や打ち合わせを行うツールに「テレビ会議システム」があります。
以下の表で両者の違いをまとめましたのでご覧ください。
| テレビ会議システム | WEB会議システム | |
|---|---|---|
| 機器・設備 | ・専用回線 ・専用端末 |
・インターネット回線 ・インターネット対応端末 |
| 利用場所 | ・専用機器の設置場所 | ・制限なし（インターネット回線が接続できる場所） |
| 用途 | ・会議室でのミーティング | ・テレワーク ・外出先での打ち合わせ ・ミーティング ・業務支援 |
| 機能 | ・音声共有 ・動画共有 |
・音声共有 ・動画共有 ・資料共有 |
| 参加者 | ・専用回線、機器のある場所であれば誰でも参加可能 | ・招待によりどこでも誰でも参加可能 |
テレビ会議システムは会議室に専用の機器と端末を設置する必要がありますが、WEB会議システムはインターネット回線と接続できる端末があれば手軽に利用できます。
WEB会議システムを導入するメリット
WEB会議システムを導入するメリットは、大きく分けて以下の4つです。
- ・場所を選ばず会議が開ける
- ・交通費や移動時間を削減できる
- ・低コストで運用できる
- ・意思決定の効率化を図れる
場所を選ばず会議が開ける
WEB会議を開催するために必要なものは、インターネット環境とデバイスだけです。シンプルな打ち合わせであればスマートフォンだけで行うこともできます。
場所を選ばずどこでも会議を開けることは大きなメリットと言えるでしょう。
交通費や移動時間を削減できる
会議の参加者が一か所に集まる必要がないので、交通費や移動時間を削減することができます。
また、ムダな移動時間が削減されることで業務の効率化にもつながります。
低コストで運用できる
WEB会議システムは、サービス提供事業者のサーバーを使う「クラウド型」と自社サーバーを使う「オンプレミス型」に分けられます。
クラウド型のWEB会議システムはサーバーの設置が必要ないため、導入コストを安く抑えることができます。月額料金も様々な価格帯のプランが用意されているので低コストでの運用が可能です。
オンプレミス型は自社サーバーを設置するため初期費用が高額ですが、導入後は月額料金がかからないため、長期間運用すればクラウド型よりコストが安くなるケースもあります。
意思決定の効率化が図れる
従来の会議は日程を調節して出席者が同じ場所に集まる必要があったため、急用で参加者が欠けると会議を開けない場合がありました。
WEB会議システムは関係者がどこにいても会議を開けるため、緊急性の高い案件が発生した時でも会社としての意思決定を素早く行うことができます。
WEB会議システムを導入する際の注意点
WEB会議システムを導入する際の注意点は、以下の2つです。
- ・通信環境に左右される
- ・会議の雰囲気が共有しづらい
通信環境に左右される
WEB会議システムの通話品質は通信環境に左右されてしまいます。ひんぱんに回線が途切れるとスムーズに話し合いを進められなくなるので、参加者の通信環境を事前に確認しておきましょう。
会議の雰囲気が共有しづらい
WEB会議は画面越しに発言を行うため、言葉のニュアンスや発言者の感情は従来の会議に比べると共有しづらいです。
誤解が生じるのを避けるために、丁寧な説明を心がけるようにしましょう。
WEB会議システムの選定ポイント・選び方
それでは、WEB会議システムの選定ポイントを解説していきます。
- ・接続の安定性
- ・アカウントの同時接続数
- ・使いやすさ
- ・セキュリティ
- ・費用対効果
接続の安定性
WEB会議で音声や映像が途切れ途切れになってしまうと、スムーズに会議を進めることができません。
できるだけ、どのようなインターネット環境でも安定して接続できるツールを選びましょう。
アカウントの同時接続数
WEB会議システムは製品によって同時接続可能なアカウント数が異なります。
研修やセミナーで利用する場合は、アカウントの同時接続数が多いツールを選びましょう。
使いやすさ
機能が豊富なWEB会議システムは様々な使い方ができますが、操作が難しいものが多いです。
会議の参加者の中には複雑な操作が苦手な人がいることもあるので、誰でも使いやすいツールを選びましょう。
セキュリティ
WEB会議システムはインターネットを利用して会議を開くツールであるため、サイバー攻撃や不正アクセスで情報が漏れるリスクがあります。
WEB会議で扱う資料には会社の機密情報や顧客の個人情報が含まれることがあるので、セキュリティ対策が万全なツールを利用しましょう。
費用対効果
WEB会議システムを導入する前に利用頻度や利用者数を概算して、どれほどの費用対効果が見込めるか検討しておきましょう。
コスト削減を目的に導入する場合も、コスト削減分をシステム利用料が上回ることがないように注意する必要があります。
おすすめのWEB会議システム6選
それでは、おすすめのWEB会議システムをご紹介します。
| サービス名 | Chatwork | Zoom | Skype |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円～ | 0円 | 0円～ |
| 月額費用 | 0円〜 | 0円～ | 0円〜 |
| 無料トライアル | 〇 | 〇 | 〇 |
| サービス名 | Google Meet |
bellFace | Cisco Webex meetings |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 要問い合わせ | 0円～ |
| 月額費用 | 0円〜 | 要問い合わせ | 0円～ |
| 無料トライアル | 〇 | 〇 | 〇 |
Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は、ビデオ通話にも対応している国産のビジネスチャットツールです。
直感的な操作がしやすいインターフェースに、タスク管理機能やファイル共有機能などを搭載しており、WEB会議とチャットをひとつのツールでまとめて行うことができます。
無料で使えるフリープランがあるので、試しに使ってみてから本格導入を検討することも可能です。
Zoom
Zoom（ズーム）は、URLを共有するだけで簡単に会議が開けるWEB会議システムです。
端末や回線状況に応じて通信品質を最適化するため、安定した通話を維持できます。
バーチャル背景機能が搭載されており、リモートワークで自宅から接続する際に部屋の様子を見られないように背景を設定することが可能です。
Skype
Skype（スカイプ）は、完全無料で利用できるWEB会議システムです。アカウントの作成やアプリのインストールが不要で、インターネット環境があればすぐに利用できます。
1クリックで参加できるので、スムーズにWEB会議を行うことができるでしょう。
Google Meet
Google Meet（グーグルミート）は、Googleが提供する高度なセキュリティ機能を備えたWEB会議システムです。
同時接続数が多く、プライバシー保護などのセキュリティ対策も万全なため、従業員が多い大企業でも安全に利用できます。
bellFace
bellFace（ベルフェイス）は、日本でトップクラスのユーザー数を誇るオンライン商談システムです。社内会議ではなく、得意先と商談や打ち合わせを行うのに適したツールです。
相手方に専用ページの接続ナンバーを伝えて入力してもらうだけで、手軽に通話が行えます。
Cisco Webex meetings
Cisco Webex meetings（シスコ・ウェブエックス・ミーティングス）は、画面共有などの便利機能を豊富に備えたWEB会議システムです。
参加するためにアプリのダウンロードやプラグインは必要ないため、手軽にWEB会議を開催することができます。
無料プランから自由にカスタマイズできる企業向けプランまで用意されており、大商問わず様々な企業が利用可能です。
まとめ
リモートワークの普及が進む中、企業がスムーズに意思決定を行うためにはWEB会議システムの導入が欠かせない時代になりました。
WEB会議システムを導入すれば、意思決定の効率化やコスト削減などの様々な効果が期待できます。
ぜひ自社に合ったWEB会議システムを選び、業務の効率化を図ってみてください。
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