企業経営を効率化しよう!おすすめのWeb社内報ツール3選

コロナ禍でリモートワークを導入する企業が増えるにつれて、Web 社内報ツールの導入を検討する企業が増えています。

しかし、Web社内報ツールにはあらゆるサービスやプランがあるため、自社に見合ったものかどうかを判断するのは難しいかもしれません。

そこで今回は、Web社内報ツールを導入するメリットや選定する際のポイント、おすすめの Web社内報ツール3選をご紹介します。

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Web社内報ツールとは

社内報は、会社の情報を従業員やその家族に共有するために発行されます。

内容は、会社の経営方針や各事業部の実績、現在取り組んでいるプロジェクトなどの紹介が一般的です。

また、企業が開催するセミナー情報や、社員の紹介などが掲載されることもあります。

これまでは、紙の社内報を作成して配布する企業がほとんどでしたが、Web社内報ツールを導入すれば、社内報をクラウド上で社員やその家族に共有することができます。

これによって、社内報を作成する時間や担当者の工数を削減することが可能です。

 

Web社内報ツールを導入するメリット

Web社内報ツールを導入することで得られる主なメリットは、以下のとおりです。

・スピーディーな情報発信

・手軽に作成でき、発行後も修正できる

・Webならではの魅力的なデザイン

具体的にどのようなメリットが得られるのか、見ていきましょう。

スピーディーな情報発信

社内報ツールを導入すると、担当者が社内報を作成してすぐに配信できるので、社員やその家族にタイムリーな情報を発信できます。

紙媒体で社内報を作成すると、執筆や印刷などに時間がかかり、その分費用も多くかかります。

社内報ツールを導入するとそれがクラウド上で行われるので、例えば自社製品の発売日などに合わせて社内報を配信することも可能で、原稿の完成は配信の直前でも問題ありません。

手軽に作成でき、発行後も修正できる

Web社内報ツールを導入すれば社内報をクラウド上で作成できるため、文字数やページ数の制限がなく、コンテンツを作成しやすくなります。

ま、配信後に修正や加筆が発生した場合でも、紙媒体とは違って簡単に修正できるので、現在多くの企業でWeb社内報ツールが導入されています。

Webならではの魅力的なデザイン

Web社内報サービスを導入すると、紙媒体ではできないWebならではの魅力的なデザインで社内報を作成できます。

例えば、新商品を紹介するページに動画やGIF画像を貼り付けたり、関連するWebサイトのリンクを貼り付けたりすることができるため、見やすくてわかりやすい社内報を作成できます。

さらに「いいね」やコメント機能も搭載されているので、読み手の反応を知ることができ、社内報のブラッシュアップにも役立ちます。

 

Web社内報ツールを導入する際の注意点

メリットが多いWeb社内報ツールですが、導入にあたっては以下のことに注意する必要があります。

・デザインのレイアウトに制限がある

・社外の人との共有が難しい

・閲覧のためのシステムが必要

具体的にどのようなことに気をつけるべきか、見ていきましょう。

デザインのレイアウトに制限がある

Web社内報ツールを導入すれば、社内報を作成してすぐに配信できますが、デザインのレイアウトには制限があります。

ツールに搭載されている既定のデザインしか使えないので、自社に適したオリジナリティあるデザインを利用したい場合は、無料トライアルで試してから本格的な導入を検討すると良いでしょう。

社外の人との共有が難しい

Web社内報ツールで配信された社内報は、社外の人に共有するのは難しい仕組みになってます。

クラウド型システムなので、関係者しか見れないようにアクセス制限がかかっているケースが多いからです。

紙媒体だと閲覧する人の制限がないので、社員が見せたい人に見せることができますが、Web社内報だと気軽に共有ができないため不便に感じることもあるでしょう。

閲覧のためのシステムが必要

Web社内報ツールを導入する前に、社内報を閲覧するためのパソコンやスマートフォンなどのデバイスを準備しておく必要があります。

会社でスマートフォンやタブレットなどが支給されている場合は問題ありませんが、パソコンだと閲覧したいときにすぐに確認できないこともあるので、パソコン以外の端末にも対応しているかどうかもチェックしておくと良いでしょう。

 

Web社内報ツールの選定ポイント・選び方

Web社内報ツールを選ぶ際は、失敗しないように以下の3つのポイントに気をつけましょう。

・初期費用や運用コスト

・操作性

・強固なセキュリティ対策

選定する際のポイントについて、具体的に説明します。

初期費用や運用コスト

Web社内報ツールの導入・利用にあたっては、初期費用やランニングコストなどが発生しますが、ツールによって料金設定は異なります。

Web社内報ツールを中長期的に利用することを想定し、費用対効果を確認した上で導入を検討しましょう。

操作性

Web社内報ツールによって記事作成のUIが異なるため、担当者が操作しやすいかどうかも確認する必要があります。

無料トライアルを利用して、複数のツールの使い勝手を試すのも良いでしょう。

強固なセキュリティ対策

Web社内報ツールを導入すると、社内報クラウド上で作成・閲覧することになるので、ツールのセキュリティ対策が万全かどうかも重要です。

社内の大切な情報が外部に漏れてしまえば信用問題に発展する可能性もあるので、セキュリティ対策が万全かどうか、トラブルが発生した場合の対応やサポート体制はどうか、といったことも確認しておきましょう。

 

おすすめのWeb社内報ツール3選

ここでは、おすすめのWeb社内報ツール3選を紹介します。

価格設定が比較的高いものもあるので、初めて導入する場合は、まずは無料トライアルがあるものから試してみると良いでしょう。

サービス名 初期導入費 月額費用 利用者満足度 無料トライアル
TSUTAERU 100,000円 44,800円〜 ×
NotePM 333円 1,000〜9,500円
e-Distribute 68,000〜98,000円 34,800〜49,800円

 

TSUTAERU

「TSUTAERU(ツタエル)」は、クラウド上で誰でも簡単に社内報を作成したり閲覧したりできるWeb社内報ツールで、動画の作成や配信も可能です。

担当者の負担とコストを大幅に削減できるため、おすすめです。

 

NotePM

「NotePM(ノートピーエム)」は、あらゆる社内情報をクラウド上で一元管理できる社内ナレッジツールです。

操作方法がシンプルなので、専門知識がなくても導入後すぐ使用できます。

セキュリティ対策も万全で、大切な書類が外部に漏れる可能性が低いため、安心してシステムを利用できます。

 

e-Distribute(イーディストリビュート)

「e-Distribute(イーディストリビュート)」は、気軽に従業員と社内報を共有することをサポートするシステムです。

インターネット環境とパソコンやスマホなどの端末があれば、いつでもどこでも気軽に社内報を作成・配信できるので、多様化する働き方においても役立つでしょう。

システムの導入後すぐに利用することができ、操作において専門的な知識が必要ないためストレスなく利用できるでしょう。

 

まとめ

Web社内報ツールは、リモートワークを支援するクラウド型のシステムです。

紙媒体と比較すると印刷費や作成における工数を大幅に削減でき、費用対効果も高いため、多くの企業が導入しています。

作成した後すぐに配信できるだけでなく、発行した後に修正・加筆することもできます。

この機会に、柔軟性が高くメリットの多いWeb社内報ツールを、無料トライアルで試してみてはいかがでしょうか。

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