企業経営の効率化をしよう。おすすめの安否確認システム4選

近年では、新型コロナウイルス感染症の影響とともに、全国各地で地震などの災害による影響も多くみられます。

もし災害が起きた場合には、従業員の安否確認等をスムーズに行う必要がありますが、そのための対策として「安否確認システム」を導入するのがおすすめです。

災害はいつ起きるのかはわかりませんが、万が一の時に役立つ「安否確認システム」のメリットや注意点・選び方について解説をしていきます。

起業家に有益な情報を徹底してお届けする「創業手帳」から、日本初のリモートワーク導入・改善のためのガイドブック 「リモートワーク手帳(無料)」 が創刊されました!リモートワーク環境での課題を解決に導いてくれる有益な情報を無料でご確認いただけます。あわせてご活用ください。

事業承継手帳

安否確認システムとは

安否確認システムは名前の通り、地震や台風による災害が起きた際に、従業員や家族の安否を確認が可能なシステムです。

災害の規模にもよりますが、万が一の場合に安否確認システムが搭載されているのと搭載していないのでは、安心感が全く違います。

台風や地震による影響は年々大きくなっている傾向があるので、もしもの時、安否確認行動がスムーズにできるように導入しておくのがおすすめです。

安否確認システムを導入するメリット

  • ・安否確認ができやすい
  • ・連絡手段としても使える
  • ・事業継続計画の策定

安否確認システムを導入するメリットとしては、上記の3つが挙げられます。

それぞれのメリットについて解説をしていきますので、参考にしてください。

スムーズな安否確認が可能

安否確認システムの最大のメリットが「安否確認のしやすさ」です。

台風や地震による災害は突然起きるため、多くの人が混乱に陥ります。

もちろん、メールや連絡ツールのLINEを利用して安否確認が可能ですが、LINEやメールは日常的に使っているため登録している人数が多く、すぐに連絡を入れたい人物を探すのにも手間がかかるでしょう。

しかし、災害が起きて混乱しそうな状況下でも、安否確認システムを導入しておくと、必要な相手にスムーズに連絡を入れることが可能です。

連絡手段として活躍

さらに、多くの安否確認システムには連絡ツールが搭載されているため、必要な人物に対してやり取りができやすいです。

非常時専用の連絡ツールを社内や家族で共有しておくと、よりスムーズになるでしょう。

事業継続計画の策定に役立つ

新天地などに事業展開を行う場合は、多くの企業が「事業継続計画」を立てます。

事業継続計画では、災害時にどのような行動を取るべきなのかも考えておくのが好ましいのですが、災害時の行動・連絡手段として安否確認システムは策定を決める際に役立ちます。

万が一に備えた計画を考えるためにも、安否確認システムの導入を検討してみましょう。

安否確認システムを導入する際の注意点

  • ・個人情報を入力する必要がある
  • ・訓練や研修が必要

安否確認システムは、上記の2つが注意点として挙げられます。

それぞれに関して理由を解説をしていきますので、参考にしてください。

個人情報取得の承諾

安否確認システムでは、しっかりと対象人物を特定するために、個人情報の入力が必要になります。

万が一の時には役立つシステムですが、個人情報の登録に抵抗を感じる人も少なくありません。

そのため、安否確認システムを導入する際には、個人情報取得の協力要請に苦戦する場合があることを踏まえておきましょう。

訓練の実施が必要

安否確認システムを導入しておくと万が一の時に安心ですが、導入するだけでは意味がありません。

災害が起きた際に使いこなす必要があるため、訓練や研修の実施が必要です。

システムの導入をした後は、定期的に使い方などを確認できるような、研修・訓練をスケジュールに組むようにしましょう。

安否確認システムの選定ポイント・選び方

  • ・使いやすい操作性
  • ・導入のしやすさ
  • ・運用コスト

安否確認システムを選ぶ際には、上記の3つが選定ポイントとして挙げられます。

それぞれの安否確認システムについて詳しく解説をしていきますので、導入を検討している人は参考にしてください。

災害時でもスムーズに使える操作性

災害が起きた際には多くの人が混乱した状態になるため、なるべくシンプルで使いやすいツール・システムを導入するのが好ましいです。

使いやすさは最も重要で、使いにくいツールだと導入してもあまり効果を発揮しません。

混乱時でもスムーズに使えるような、シンプルなツールを選びましょう。

導入のしやすさ

安否確認システムは、導入のしやすさも選定ポイントとして意識しましょう。

というのも、安否確認システムは注意点でも挙げたように、個人情報の共有をしてもらうためのハードルがあります。

この状態でさらに、アプリのインストールや会員登録などを求めてしまうと、従業員によっては手間だと感じて対応してもらえない場合も少なくありません。

導入のしやすさにも注目するようにしてください。

運用コスト

さらに、気を付けていただきたいのが「運用コスト」です。

運用コストはあまり気にしない人も多いのですが、台風や地震などの災害はいつ起きるか分からないため、継続して利用する必要があります。

しかし、毎月の支払料金が高すぎると、なかなか継続することが難しい上に、魅力を感じなくなって止めてしまうという状況も多いです。

万が一の時に備える対策にはなりますが、経営の負担にならないように、運用コストも確認をしておくようにしましょう。

おすすめの安否確認システム4選

次は、多くの企業が利用している、おすすめの安否確認システムを4選ご紹介します。

注意点や選定ポイントと合わせて、参考にしてください。

初期導入費 月額費用 利用者満足度 無料トライアル
Chatwork × 0円~ 4.16/5
Biz安否確認/一斉通報 110,000円 11,000円 ×
Linkit Maps 2,800円 1,000円~ ×
Solaポータルサービス(SPS) 400円~/1ユーザー

Chatwork

Chatworkは、ビジネスシーンに活躍してくれる連絡ツールとして人気があります。

無料で気軽に導入できる点から多くの企業に利用されていますが、災害が起きた際の連絡ツールとしても便利です。

また、状況確認がスムーズにできる、1対1のビデオ通話機能も利用することが可能です。

Chatworkは多くのシーンで活躍してくれる、おすすめの連絡ツールです。

Biz安否確認/一斉通報

Biz安否確認/一斉通報は、法人向けの安否確認システムで、導入のしやすさからも人気があります。

地震が起きた際には、自動的に登録しているメンバーに対して安否確認の連絡が配信され、回答数を自動集計して状況把握ができます。

地震時だけでなく、台風・豪雨・豪雪時などの危険を伴う状況に、社員への注意喚起と行動指示など総合的に危機管理をサポートできるシステムです。

Linkit Maps


Linkit Mapsは、、MAP情報を利用して安否確認するシステムです。

屋外の位置情報が共有できるため、災害が起きた場合に対象の人物が現在どこにいるのか、視覚的に判断できます。

さらに、営業シーンでも活躍するシステムで、取引先の情報をMAPに入力しておくことで外出先でも確認が可能です。

共有チャット機能もあるため使いやすく、専用の小型GPS端末を購入するだけなので導入もしやすいです。

Solaポータルサービス(SPS)

Solaポータルサービス(SPS)は、業務をサポートしてくれるクラウド型のバックオフィスサービスとしても人気があります。

日報や出退勤管理ができるだけでなく、社内専用のSNS機能が搭載されているため、災害が起きたときでも専用ツールを利用して安否確認ができます。

シンプルで飽きの来ない画面デザインと分かりやすい操作で、IT関係の知識がない人でもスムーズに使いこなせるサービスです。

まとめ

安否確認システムは万が一の際に活躍してくれるサービスなので、余裕がある場合はぜひ導入したいサービスです。

もしもの時に安否確認がスムーズにできると安心度が高く、次の災害に備えた退避行動を取ることができやすくなります。

不安な気持ちを解消するためにも、安否確認システムはなるべく導入するようにしましょう。

「リモートワーク手帳(無料)」 では、リモートワーク環境で役立つツールや改善ノウハウ、使える制度などを解説しています。仕事のオンライン化に対応するために、ぜひご活用ください。

事業承継手帳