受付システムを徹底比較！おすすめの受付システム6選をご紹介！

経営効率化の第一歩は受付業務から！時間と人件費を大幅にカットしよう

近年では、経営をより効率的に行うために、人件費などの経費削減を重視する企業が増えただけでなく、新型コロナウィルス感染症の影響により、なるべく人と対面することを避ける働き方を目指す企業も増えてきています。

これまでオフィスの窓口には、来客があった際に受付を担当するスタッフが常駐するのが一般的でしたが、無人でスムーズに受付対応を行える「受付システム」が注目を集めています。

受付システムとは、店舗や会社に来客があった際に、iPadなどのデバイスを駆使して無人で受付対応をする画期的なシステムです。

受付システムには来訪の事前予約をすることができるタイプのものもあるため、これまで担当の人が行なっていた受付業務を全般的に代替することもできます。それにより、大幅な人件費の削減も実現可能です。

そこで今回は、受付システムを導入するメリットや、みなさんにおすすめしたい受付システムを6選ご紹介していきたいと思います。

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受付システムを導入するメリット

受付システムによって得られるメリットを3点ご紹介します。

受付の無人化

受付システムを導入すると、会社やオフィスやレストランなどの店舗に受付専門の担当者を置く必要がなくなるため、人件費をカットすることが可能になります。

受付が無人化されるため、内線電話などの設置費用や工事などの費用も削減することができる上に、来客対応で作業を中断する必要もなくなります。

簡単に来訪者の情報を管理できる

基本的に受付システムは、来客があった際にその情報をクラウド上で管理するため、すぐに来客者の情報を検索して対応することができます。

これでもう、慌てて来客リストを調べなくて済みますね。人為的なミスを防止できるため、一石二鳥です。

防犯対策もできる

受付システムは、ツールによっては顔認証機能が搭載されているタイプもあるため、事前に誰が訪問してきたのか顔を見ることもでき、安心して来客対応をすることができます。

直接対面する前に受付システムに来客の情報を入力してもらうことも可能です。これで、アポイントがない人と無理に対面することを避けられます。

「飛び込み営業の対応が面倒」という企業にもおすすめです。

受付システムを導入する際の注意点

受付システムはメリットだけではありません。導入する際にあらかじめ知っておきたい注意点について解説します。

受付業務の柔軟性が対人よりも劣る

iPadなどの端末で受付業務全般を行うことになるため、人と人とのコミュニケーションで生まれる温かみなどが失われてしまう可能性が大いにあります。

会社の窓口で担当者が挨拶をして「おもてなし」をするということを端末で再現することは難しいため、その点では対人の受付システムよりも劣るといえるでしょう。

初期投資費用がかかる

どの受付システムも、導入に際して初期費用や運用コストがかかるため、自社にとって費用対効果がどうであるのかをよく検討する必要があります。

例えば、すでにiPadを全社員が使用しているという会社であれば、iPadアプリで使用できる受付システムツールをインストールするだけで使えるため、大幅に設備投資費用を削減できるでしょう。

しかしその逆に、受付システムを導入するために、わざわざ社員分の端末を配布しなければならないのだとしたら、一度考え直してみる必要があります。

システム障害のリスク

受付システムにより人為的なミスを大幅に削減することはできるかもしれませんが、システムエラーが起こった際は、受付業務ができなくなるというリスクがあります。

受付システムを信頼して任せきりにするのではなく、万が一のことが起こった場合を想定して対応策を考えておきましょう。

受付システムの選定ポイント・選び方

数多くの受付システムツールが発売されていますが、一体どのシステムを選べば良いのでしょうか。

初期費用や運用コスト

受付システムツールを導入するには、初期費用と運用コストが発生します。

社内で既存のiPadなどの端末を導入している場合は、その端末にアプリケーションをインストールすればすぐに受付システムツールを使用することができます。

しかし、社内でiPadなどの端末を使用していない場合は、機材の設置に高額なコストがかかる可能性もかかることもあるので、機能面と運用コストのバランスを考慮して製品を比較して導入するようにしましょう。

分かりやすい操作性

受付システムは従業員だけではなく、来客者も操作しなければなりません。「初めての人でも操作がしやすいか」ということをイメージして製品を選ぶことをおすすめします。

セキュリティ対策

受付システムには来客者の個人情報（会社名や電話番号など）を入力するタイプのものがあります。

情報が漏れてしまうようなことになると会社間の信用問題にも関わってくるため、セキュリティの面で信用できるかどうかを調べておきましょう。

おすすめの受付システム6選

以下では、みなさんにおすすめしたい受付システムを6つご紹介します。

無料トライアル版を用意しているサービスもあるため、初めて受付システムを利用する方はぜひお試しください。

	初期導入費	月額費用	無料トライアル
RECEPTIONIST	0円～	0円～	〇
ACALL RECEPTION	0円～	0円～	〇
CC-SmartEscort	0円～	18,000円～	〇
Reclip	要お見積もり	500円～	〇
bitreception	要お見積もり	3,000円	×
ラクネコ	10,000円～	5,000円	〇

RECEPTIONIST

「RECEPTIONIST（レセプショニスト）」は、これまでのように内線を使用する必要はなく、代わりにビジネスチャット(Chatwork、Slack、LINE WORKS、Facebook Workplace、Google Hangouts Chat、Microsoft Teamsなど）や専用のスマホアプリ、またはSMSで担当者に直接通知することができるクラウド型の受付システムです。

リリースしてから約3年で約2,500社以上が利用しており、サービス継続利用率が99.5%と非常に好評のシステムです。

調整アポ機能が搭載されているため、これまでメールで行っていた打ち合わせの日程調整もラクラク。日程調整にあてていた時間を大幅にカットできますよ。

初期工事も不要で初期費用は完全無料！即日から利用することもうれしいポイントです。