かさばる名刺もクラウド管理でカンタン整理!おすすめの名刺管理ツール6選

経営者や営業担当者は、他社の人と名刺を交換する機会が多いのではないでしょうか。

しかしながら受け取る名刺が多くなると、その管理が煩雑になってしまいます。そこで導入をおすすめしたいのが、名刺管理ツールです。

本稿では、名刺管理ツールのメリットや導入の際の注意点について解説します。おすすめの名刺管理ツールも6つご紹介しますので、ぜひお役立てください。

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名刺管理ツールとは

名刺管理ツールは煩雑な紙の名刺の管理を効率的に行うためのサービスで、名刺管理ソフトや名刺管理アプリなどがあります。一般的に、紙の名刺をカメラやスキャナーで読み取り、文字認識機能を使って名刺の文字情報を電子化します。読み取った名刺情報はCSV形式のファイルとして保存できるため、効率的な管理が可能です。

 

名刺管理ツールの4つのメリット

ここからは、名刺管理ツールを導入することで得られるメリットを4つご紹介します。

名刺情報の参照や登録が効率化される

名刺管理ツールの最大のメリットは、読み取った名刺情報の検索が容易になることです。紙の名刺を名刺ホルダーなどで管理していると、インデックスの付け替えや並び替えに時間がかかります。

名刺管理ツールを使えば、その場で名刺データを読み込むこともできるので、会社に戻ってから受け取った名刺を整理する必要もありません。

どこにいても名刺情報を参照できる

スマートフォンやタブレットがあれば、名刺管理ツールに登録した情報をいつでも参照できます。名刺を交換した相手の連絡先を登録し忘れていた場合でも、急な連絡に対応できるでしょう。

最新情報を各担当者の間で共有できる

紙の名刺のみを管理している場合、名刺を受け取った相手が異動や昇進をしたときに、逐一情報を書き換える必要があります。しかも、自社内で最新情報を共有するのに非常に手間がかかることがネックです。

名刺管理ツールを使えば、電子化した名刺情報を書き換えれば、社内の人間が最新情報を参照できるので、非常に効率的といえるでしょう。

 

名刺管理ツールの2つのデメリット

メリットが多い名刺管理ツールですが、導入する際は以下のデメリットも把握しておくべきです。

名刺管理ツールの導入にコストがかかる

無料の名刺管理ツールもありますが、セキュリティや機能などを考慮すると、やはり有料のものを選びたいところです。そのため、どうしても毎月の利用料が発生してしまいます。

ただし、名刺管理ツールの中には無料のトライアル期間が設けられているものもあるので、自社のニーズに合わせて費用対効果の高いものを選びましょう。

名刺情報をデータ化するのに時間がかかる

1枚の名刺をスキャンするのにそれほど時間はかかりませんが、今まで名刺管理をアナログな方法で行っていて紙の名刺が大量にある場合は、すべて読み込むのにかなり時間がかかるでしょう。

 

名刺管理ツールを選ぶ際のポイント

ここからは、名刺管理ツールを選ぶ際にチェックしたいポイントについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

自社の他のシステムやツールとの連携が取りやすいかどうか

すでに顧客管理システムや営業支援システムなどのツールを導入している場合は、名刺管理ツールの導入にあたって既存ツールとの連携の可否について確認しましょう。

無理に連携する必要はありませんが、取引先や商談相手に関する情報を蓄積・活用することで、さらに効率よくビジネスを行えます。

セキュリティ強度

名刺には相手の電話番号やメールアドレスなどが記載されているため、取り込んだ情報の管理にも細心の注意を払わなければなりません。「有料=セキュリティが完璧」というわけではありませんが、データ通信は暗号化されているか、サーバの強度はどの程度かなど、セキュリティ性能についても必ず確認しましょう。

 

おすすめの名刺管理ツール6選

ここからは、おすすめの名刺管理ツールを6つご紹介します。

Sansan

Sansanは大手企業をはじめ、7,000社への導入実績がある名刺管理ツールです。名刺を専用のスキャナで読み取るため、100枚を5分で読み取れます。

コンタクト管理や人事異動、組織ツリーの表示などの名刺管理機能に加え、暗号化通信や脆弱性診断といったセキュリティ対策も充実しています。

<料金体系>
要問い合わせ。

CAMCARD BUSINESS

CAMCARD BUSINESSはUIがシンプルでデータ化速度が速く、使い勝手のよい名刺管理ツールです。名刺データの読み取りと管理機能に加えて、商談情報の共有やGoogle Contact・Oracle Sales Cloudなどの外部ツールとの連携機能もあります。17ヵ国語に対応しているため、海外でのビジネスが多い企業も安心して導入できます。

<料金体系>
・STANDARD:1,700円/ID/月
・PROFESSIONAL:2,500円/ID/月

Knowledge Suite

Knowledge Suiteは「出先のわずかな時間を使ってデータ入力」「リアルタイムで予実管理・リード管理」など、日本の営業スタイルに合わせたインターフェースの名刺管理ツールです。クラウド型のサービスなのでリモートワークにも適しており、場所を問わず名刺データの一元管理が可能です。

<料金体系>
要問い合わせ。

メイシー

メイシーは、利用料金の安さが特徴の名刺管理ツールです。名刺のスキャンやデータ入力を行うたびに料金が発生する仕組みなので、管理する名刺の数がそこまで多くない企業に向いています。CSVによる名刺データの出力やラベリングによる管理など、名刺管理に関する基本的な機能は一通りそろっています。

<料金体系(税抜)>
・基本プラン:1,980円/ユーザー数無制限
・データ入力料金:25円/枚
・スキャン料金:10円/枚

SkyDesk Cards R

SkyDesk Cards Rは名刺管理をクラウド上で行える名刺管理ツールです。専用のアプリケーションを使って名刺を読み取り、名刺情報だけでなく、名刺画像のメモ書き、添付ファイル、すでに名刺を交換している社内メンバーの情報なども管理可能となっています。

<料金体系>

プラン名 価格(税抜)
SkyDesk Cards R  5ユーザー ¥18,900/6ヵ月
SkyDesk Cards R  10ユーザー ¥34,650/6ヵ月
SkyDesk Cards R  15ユーザー ¥51,990/6ヵ月
SkyDesk Cards R  20ユーザー ¥63,000/6ヵ月
SkyDesk Cards R  25ユーザー ¥78,750/6ヵ月
SkyDesk Cards R  30ユーザー ¥85,050/6ヵ月
SkyDesk Cards R  50ユーザー ¥126,000/6ヵ月

SkyDesk Cards R 追加5ユーザー

(30/50ユーザー)

5ユーザー追加あたり

¥12,600/6ヵ月

SkyDesk Cards R オペレーター入力 500 枚 ¥22,500
SkyDesk Cards R オペレーター入力 1,000 枚 ¥40,000
SkyDesk Cards R オペレーター入力 10,000 枚 ¥350,000
SkyDesk Cards R 追加登録 10万枚 ¥63,000/6ヵ月
SkyDesk Cards R 共有範囲設定 10 ¥18,900/6ヵ月
SkyDesk Cards R 共有範囲設定 100 ¥63,000/6ヵ月
SkyDesk Cards R スマートOCR 1ユーザーあたり ¥630円/6ヵ月
SkyDesk Cards R セキュアアクセス ¥37,800/6ヵ月
SkyDesk Cards R 外部人事情報サービス連携 ¥37,800/6ヵ月

SkyDesk Cards R 外部人事情報サービス連携

追加ユーザー

1ユーザー追加あたり

¥1,260/6ヵ月

 

Eight 企業向けプレミアム

Eightは、200万人以上のユーザーを持つ名刺管理ツールです。アプリを起動し、名刺をカメラで撮影するだけでデータを読み込むことができ、読み取った情報はAIと複数人のオペレーターが入力を行います。

「アプリでつながった相手が昇進や転職をした際に知らせてくれる」「ラベリングによるグループ分け」などの機能に加え、企業向けのプレミアムプランでは名刺データのCSVダウンロードも可能です。

<料金体系>
要問い合わせ。

 

まとめ

名刺管理ツールを導入すると、煩雑な名刺管理を効率化できます。出先でも名刺をスキャンでき、最新情報の社員間で共有できるツールを選べば、リモートワークの推進にもつながるでしょう。

名刺管理ツールを導入する際は、自社で使用しているツールとの連携やセキュリティ面なども考慮し、費用対効果の高いものを選んでください。

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