企業経営の効率化を図ろう!おすすめのオンラインストレージツール6選

ここ数年で、写真や動画などのファイルをパソコンやスマートフォンに保存するだけでなく、クラウド上にアップロードして保存し、気軽に他の人と共有できる「オンラインストレージツール」を利用する機会が増えました。

インターネット環境があればどこでもアップロードができるので、外付けHDD(ハードディスクドライブ)の代わりに利用できます。間違って端末のファイルを削除したとしても、クラウド上に保存されているので安心です。

現在多くの企業にオンラインストレージツールが導入されており、膨大な量のファイルを社内で簡単に共有できるため、業務の効率化を図れます。

今回は、オンラインストレージツールを導入するメリットについて解説し、おすすめのツール6選を紹介します。

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オンラインストレージツールとは

オンラインストレージツールは、インターネット環境があればクラウド上で写真や動画などのファイルを保管したり、共有したりすることができるツールです。

多くのツールは登録制が採用されており、メールアドレス、もしくはGoogleやFacebookなどのアカウントを登録すれば、すぐに利用できます。

パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末とインターネット環境があれば、どこでもアクセスできるので、特にテレワークを導入している会社では利便性を実感できるでしょう。

これまでよりも、はるかに簡単かつ迅速に社内で情報を共有できるので、例えばファイルを検索して、メールで他のスタッフに送るといった手間が省けて、本来の業務に集中できます。

 

オンラインストレージツールを導入するメリット

ここからは、オンラインストレージツールを導入することで得られるメリットについて見ていきましょう。

すでにプライベートで利用している方は特徴や機能をご存じかと思いますが、会社で業務を効率的に行うために導入を考えている方は、ぜひ参考にしてください。

1. ファイルを一元管理できる

オンラインストレージツールを社内に導入するとファイルを一元管理できるので、部門の枠を超えて簡単にファイルの共有・閲覧が可能です。

ファイルをメールなどで送付する時間と手間が省けるので、その分の時間と労力を本来の業務に充てられます。

2. サーバー管理業務を削減できる

クラウド上にファイルをアップロードして管理することで、社内のサーバー容量が大幅に減り、その管理工数も減るので、その分のリソースを他の業務に割くことができます。

サーバーへのアクセスが集中してダウンするといったトラブルも、大幅に減るでしょう。

3. 自動でバックアップが行われる

自動的にバックアップを行うので、突然データが消えてしまうというリスクが軽減されます。

パソコンやタブレットなどの端末が故障した時に備えて、定期的にバックアップを行うことは重要です。

しかし、オンラインストレージは自動的にバックアップが実行されるので、その手間やミス、漏れがなくなります。

4. 気軽にファイルを共有・編集できる

オンラインストレージを利用すれば、他のスタッフや他部署の人とファイルを共有したり、共同で編集したりできるので、メールなどでファイルを送受信する手間がなくなります。

また、ノートパソコンやタブレットなどの携帯できる端末でファイルを確認したり、更新したりできるので、例えばオンライン会議でドキュメントを共有しながら編集することも可能です。

5. 低コストで導入できる

クラウド上でファイルを管理できるオンラインストレージツールは、基本的に無料で導入できるので経費を削減できます。

月額料金やオプション機能の追加料金がかかることもありますが、基本的に低コストでできるので、新規事業を考えているベンチャー企業でも気軽に導入できます。

6. どこにいてもアクセスできる

インターネット環境が整っていれば、どこにいてもアクセスできるので、テレワーク中や外出先でも手軽にファイルを確認したり、パソコンなどの端末にダウンロードしたりできます。

 

オンラインストレージツールを導入する際の注意点

オンラインストレージには多くのメリットがありますが、利用する前に以下の注意点を押さえておきましょう。

1.カスタマイズができない

オンラインストレージは基本的にパッケージ化されているため、カスタマイズができないものがほとんどです。

しかし、ツールによっては有料でオプション機能を追加できるので、どのような機能を利用できるか確認してから導入するようにしましょう。

2.セキュリティリスクの増加

社外秘の情報を含むファイルをオンライン上で保管することに不安を覚える企業は少なくありませんが、オンラインストレージのセキュリティは強化されているので、安心してツールを導入できます。

ただし、IDやパスワードを不正に入手される可能性があるので、従業員一人ひとりがアクセス情報をしっかり管理しなければなりません。

例えば、社員が退職した場合はIDやパスワードを破棄するなどして、外部に情報が漏れないようにしてください。

 

オンラインストレージツールの選定ポイント・選び方

自社に適しているオンラインストレージを導入したくても、製品が多すぎてどれを選ぶべきかわからないかもしれません。

ここでは、オンラインストレージツールを選ぶ際のポイントや選び方を紹介しますので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

容量の大きさ

オンラインストレージをプライベートで使用するのか、企業で導入するのかによって適しているツールが変わります。

まずは使用する人数を確認し、どのような用途で使用するかを決めてから導入することをおすすめします。

ツールの費用

初期費用は0円であることが多いオンラインストレージですが、月額料金がかかるものがほとんどです。

また、容量を増やしたい場合は、その分オプション料金がかかるので、保管するファイルの容量を調べて、オンラインストレージにかけるコストを試算しておきましょう。

操作性

せっかくオンラインストレージを導入しても、従業員が操作しにくければサービスを利用する意味がありません。

操作性には相性もあるので、無料トライアルがある製品であれば本格的に導入する前に試しておきましょう。

セキュリティ対策

特に法人で利用する場合は、しっかりしたセキュリティ対策が施されているどうかをチェックしてから、導入を検討しましょう。

セキュリティが甘いと社外秘情報が外部に漏れる可能性があるので、高度なセキュリティ対策がなされているかも確認すす必要があります。

製品の生産国

オンラインストレージを選ぶ際は、製品の生産国も確認してください。海外製品は日本語に対応していないものもあるので、日本企業には適さないことがあります。

トラブルが発生した場合、日本製のほうが迅速に対応してくれるでしょう。外国語に慣れていない企業は、日本製品を導入するか日本語に対応している海外製品を導入することをおすすめします。

充実したサポート体制

オンラインストレージを利用する従業員全員がITに詳しいわけではないので、トラブルが発生した場合は専門知識を持つ人のサポートが必要になります。

よって、充実したサポート体制が整っているかどうかを導入前に確認しておきましょう。

 

おすすめのオンラインストレージツール6選

ここからは、おすすめのオンラインストレージツール6選を紹介します。

用途によって選ぶべきツールが変わりますので、法人で使用するのであれば使用目的や人数を調べてから、無料トライアルなどを利用しましょう。

サービス名

初期導入費 月額費用 利用者満足度

無料トライアル

Dropbox Business

0円 1,250円〜 4.15/5

OneDrive

0円 540円〜 4.09/5

要問合せ

box

0円 550円〜 4.39/5

ixMark

0円 19,800円〜 3.83/5

DirectCloud-BOX

0円 90,000円〜 4.0/5

Fleekdrive

0円 500円〜 3.67/5

 

Dropbox Business

プライベートで多くの人が利用しているDropboxのビジネス版「Dropbox Business(ドロップボックス・ビジネス)」 は、信頼のおけるセキュリティと、便利な管理機能が充実しているのが特徴です。

マルチデバイスに対応しており、デスクトップにアプリをダウンロードできるなど利便性が高く、高度なセキュリティ機能も搭載されていることから、世界で30,000社以上の企業が利用しており、国内でも「Dropbox Business」を導入する企業が増えています。

 

OneDrive

WindowsのOffice 365と連携できる「OneDrive(ワンドライブ)」は、高い操作性を誇るオンラインストレージです。

社内でのデータ共有だけでなく、社外の人ともやり取りができる上に、プライベートでの利用にも適しています。

スマートフォンで保存したデータをクラウド上に自動でアップロードして、パソコンに取り込むことも可能です。

世界的に信頼されるMicrosoftが提供しているツールなので、安全で信頼できるセキュリティ対策が施されています。

 

box

アメリカの売上高上位500社の約6割が利用しており、大手ビジネス専門誌「Fortune」にも掲載されたオンラインストレージ「box(ボックス)」。

クラウド上でファイルを管理するため、テレワークや出張先でもインターネット環境とパソコンなどの端末があれば、社内で管理している情報を共有・編集することができます。

 

ixMark

ixMark(イクスマーク)は、世界的に利用されている「Dropbox」や「Googleドライブ」と同じように、インターネット環境があればパソコンやタブレットなどの端末からアクセスして、データを閲覧・編集できます。

ixMarkは、法人専用のオンラインストレージなのでセキュリティが万全で、今後テレワークを中心とした働き方に移行する企業に適しているツールといえるでしょう。

 

DirectCloud-BOX

社内だけでなく取引先ともファイルを安全に共有できる「DirectCloud-BOX(ダイレクトクラウド・ボックス)」は、ユーザー数が無制限なので、利用人数が増えても追加料金はかかりません。

法人でも安心して利用できるように高いセキュリティと利便性を兼ね備えたツールで、自社の生産性向上が期待できます。

共有リンクによってファイルを共有できるので、これまでのようにメールでファイルを送受信する必要はありません。

 

Fleekdrive

「Fleekdrive(フリークドライブ)」は高いセキュリティで文書ファイルを守りながら、社内はもちろん社外の人とも共有・閲覧を可能にするオンラインストレージです。

複数の従業員が同時に同じファイルを編集できるので、待ち時間を削減でき、効率的かつスピーディーに業務を遂行できます。

Salesforceと連携することで容量や管理方法の制限がなくなるので、より快適に業務を進められるでしょう。

 

まとめ

新型コロナウイルスによって働き方が少しずつ変化しており、テレワークを推奨する企業も増えてきました。

オンラインストレージを導入することで、インターネット環境があれば社内外でファイルを共有・編集できる上に、オンライン会議でもスムーズにファイルを共有できます。

オンラインストレージも含め、クラウド型サービスのセキュリティは年々強化されており、大切なファイルを守る体制が整っているので、これまでのような「仕事は必ずオフィスでするもの」という考え方も変わっていくでしょう。

オンラインストレージを利用すると気軽にファイルを共有・閲覧できるので、効率良く作業を進めることができます。また、初期費用がかからないためコスト削減も図れるでしょう。

オンラインストレージを導入する際は、選ぶ際のポイントやメリットを押さえた上で自社に適したツールを選び、まずは無料トライアルで操作性を試してみると良いでしょう。

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