2種類の電子署名方法を使える電子契約サービス

押印、保管、印刷、郵送など……契約書関連の業務では、書類1枚に割り当てる業務フローが多いため、人的・時間的なコストがかかってしまいます。

しかし電子契約サービスなら、契約をすべて電子上で行い、書類もデータで保管できるため、大幅な業務効率を実現するだけでなく、紛失・改竄・盗難などのリスクを抑えることが可能となります。

そこで今回は、2020年12月現在、顧客純増数NO.1の電子契約サービスである「GMO電子印鑑Agree」をみなさんに紹介してきたいと思います。

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「GMO電子印鑑Agree」とは?

「GMO電子印鑑Agree」は、GMOインターネット株式会社のグループ企業であるGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービスです。

その認知度はとどまるところを知らず、2020年6月末の利用アカウント数は約8,800件でしたが、2020年10月13日にはなんと5万件を突破しました。

3カ月で約6倍にまで増加しており、電子契約サービスのアカウント純増数NO.1。つまり、withコロナ下でもっとも選ばれている電子契約サービスということになります。

「GMO電子印鑑Agree」を採用する企業が増えた背景には、新型コロナウイルス感染症の影響に伴う企業のテレワーク化と深い関係があると思われます。

「捺印のためにわざわざ出社しなくてはならない」という事例が多くの企業で散見され、結果的に「脱ハンコ」の機運が高まっていったのです。

「GMO電子印鑑Agree」を導入するメリット

電子契約サービスは、紙と印鑑で行っていた契約締結を、すべて電子文書と電子署名に置き換えるものです。これにより、下記のようないくつかのメリットが生まれます。

コスト削減に寄与する

通常の書面での契約では、郵送や、印刷、収入印紙の貼付などで費用が発生します。また、契約書は保管義務があるため、保管スペースを確保しなくてはならず、これも同様に負担となってしまいます。

しかし「GMO電子印鑑Agree」なら、それらのような煩わしい作業をすべて簡略化することができるため、一挙に能率の改善が期待できるでしょう。

たとえば、月間印紙税が30万円で月間契約数が200件だとすると、紙の契約でかかるコストは年間820万円。

しかし「GMO電子印鑑Agree」を導入すると年間120万円に。なんと、年間700万円のコスト削減を実現できるのです。

迅速な契約締結

電子契約は、作業時間を大幅に短縮してくれるというメリットもあります。

通常、契約締結のプロセスは以下のようなフローを辿ることになります。

【作成→印刷→製本→印紙→捺印→送付→先方の捺印→封入→返送→ファイリング→保管】

それが「GMO電子印鑑Agree」を導入することで、以下のようなフローに。

【作成→ファイルのアップロード→電子証明→メールで通知→先方の電子証明→自動登録】

結果的に、契約成立までの時間をおよそ80%短縮することができます。

「GMO電子印鑑Agree」の特徴

数ある電子契約サービスのなかでも、「GMO電子印鑑Agree」にはどのような特徴があるのでしょうか。

2通りの電子署名方法に対応

電子契約には、主に2つの種類が存在します。

・⾝元確認済み⾼度電⼦署名(実印タイプ)

・電⼦署名(契約印タイプ)

⾝元確認済み⾼度電⼦署名(実印タイプ)は、電子認証局を通して厳格に本人確認・発行された電子証明書でもって署名を行う方式です。そのため証拠力が高く、厳格なガバナンス規定にも親和性があります。

一方で電子署名(契約印タイプ)は、メール認証により本人確認を行い、電子上で署名を行う方式です。メール認証のみで署名できるため、契約相手の負担が少ない点が特徴といえるでしょう。

このように2つの電子署名方法はまったく違った特性を持っています。そのため、電子契約サービスを導入してみても「そのサービスの署名方法が自社にマッチしなかった」というケースがしばしばみられます。

しかし「GMO電子印鑑Agree」は2つの電子署名方式に対応しており、取引先や契約書によって使い分けることが可能です。この点は「GMO電子印鑑Agree」の大きな特徴であり、他のサービスと比較すると大きなメリットだといえますね。

料金の安さ

「GMO電子印鑑Agree」は、ほかの電子契約サービスと比べると、安価な料金で利用することができます。

多くの電子契約サービスでは、「月額料金+契約書の送信時の送信料」という料金体系を設定しています。

「GMO電子印鑑Agree」もこの点においては同様なのですが、月額料金・送信料ともに他社よりも安く設定されています。送信料は契約書の送信のたびにかかってきますので、年間で多くの契約を交わす会社にとっては、「GMO電子印鑑Agree」が費用対効果の観点で優れています。

ガバナンスの強化

「GMO電子印鑑Agree」は、他社の電子契約サービスが“上位のプラン”で提供している機能をスタンダード・プランのオプションで提供することができます。

たとえばワークフロー機能では、起票時にワークフロー(承認ルート)が設定可能に。社内承認社を固定し、決められたワークフローを通らなければ相手方に書類を送信できないシステムにすることができます。

つまり、アカウントを持つ社員が「承認を通さずに勝手に書類を送信する」といったトラブルを防げるわけです。内部統制の強化が求められる企業では、「GMO電子印鑑Agree」がおすすめだといえるでしょう。

充実した管理機能

「GMO電子印鑑Agree」は、ユーザービリティを追求した検索機能、契約書の一覧出力、ユーザーごとの閲覧制限など、契約書の管理に必要な機能を十分に備えています。

また当サービスは電子帳簿保存法(第10条)の要件を満たしているため、国税関係書類となる契約書も電子データのまま保存することが可能です。

「Salesforce」や「kintone」との連携が容易

オプション機能の「Agree API」は、営業支援ツール「Salesforce」や業務改善プラットフォーム「kintone」と連携しながら、見積書、請求書、契約書などの書類を作成し、そのまま「GMO電子印鑑Agree」で取引先に署名依頼することができます。

「GMO電子印鑑Agree」のプラン・料金

プラン お試しフリープラン
月額 0円
ユーザー数 1
署名数 無料/10文書まで
署名方法 電子署名
送信料 0円
その他の機能 手書きサイン

⻑期署名・認定タイムスタンプ

Adobe認定証明書(AATL証明書)

アクセスコード認証

⽂書検索(電⼦帳簿保存法対応)

 

プラン 契約印&実印プラン
月額 88,000円
ユーザー数 無制限
署名数 無制限
署名方法 電子署名・⾝元確認済み⾼度電⼦署名
送信料 電子署名:100円/1文書

⾝元確認済み⾼度電⼦署名:300円/1文書

その他の機能 ⼿書きサイン

⻑期署名・認定タイムスタンプ

Adobe認定証明書(AATL証明書)

アクセスコード認証

⽂書検索(電⼦帳簿保存法対応)

差込⽂書⼀括送信

アドレス帳

閲覧制限(⽂書/フォルダ)

ユーザーグループ管理

役割・権限設定

⽂書情報項⽬設定

操作ログ管理

まとめ

Withコロナ下で今後はますますリモートワークが増大していくでしょう。

「GMO電子印鑑Agree」は、契約書類のサイン・捺印を電子署名に置き換えることで、大幅な業務効率の向上を実現できます。

ITインフラの大手であるGMOは、強固なセキュリティ対策に定評がある企業。もしも電子署名サービス選びに迷っているなら、「GMO電子印鑑Agree」が非常におすすめです。

大規模な組織を抱える企業はもちろんのこと、中小企業や個人事業も幅広く対応しています。無料で利用できるプランもあるため、まずはそちらを試してみるのもよいでしょう。

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