金融機関や大手企業にも導入されている理由を解説!

企業経営では、さまざまな紙の書類を取り扱います。中でも契約書は1枚ごとの押印や、印刷、郵送、保管など多くの手間がかかります。

契約書を電子化すればこれらの手間がなくなるだけでなく、大幅なコスト削減が可能です。

ここでは、契約書の電子化を実現する電子契約サービスにおいて国内シェア80%を誇る「クラウドサイン」のメリットと特徴について解説します。

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「クラウドサイン」とは

「クラウドサイン」は弁護士ドットコム株式会社が提供するクラウド型電子契約サービスで、電子契約サービス市場において80%以上のシェアを誇ります。

日本の法律に特化しており、弁護士が監修しているため、安心して利用できるでしょう。

 

電子契約サービスを導入するメリット

紙の契約書は郵送料や印刷費、収入印紙などの費用が発生します。また、契約書は法律によって一定期間保管しなければならず、会社法関連の契約書は10年、経理関連の契約書は7年と長期で、保管にもコストがかかります。

費用がかかるだけでなく、印刷や押印、郵送に手間がかかるため、本来の業務の時間を圧迫しかねません。

電子契約サービスを導入すれば、コストや保管スペースを削減でき、業務の効率化を図れます。

コスト削減

契約書を1通を送付するにあたってかかるコストは、人件費260円、郵送料140円、収入印紙代400円(契約金額が100万円~200万円の場合)で、計800円。

電子契約で送付する場合は人件費100円、郵送料200円、収入印紙代0円で計300円。コストを500円も削減できるのです。

迅速な契約締結

書面での契約は、以下のようなフローで行われます。

契約合意→契約書印刷→製本→捺印→封入・郵送→先方の捺印→返送→ファイリング→保管

これに対して電子契約サービスでは、以下のようなフローで行われます。

契約合意→ファイルのアップロード→メールなどで通知→先方の合意締結→自動保管

電子契約サービスを導入すれば、これまで1週間以上かかっていた契約作業が、早ければ数分で完了します。

 

「クラウドサイン」の特徴

電子契約サービスにはさまざまな種類がありますが、ここでは「クラウドサイン」ならでは特徴を紹介します。

万全のセキュリティ体制

契約書を電子化するとなると、改ざんや情報漏洩といったセキュリティ面が心配です。

「クラウドサイン」はセキュリティを重視しており、あらゆるケースに対応できる万全のセキュリティ体制を整えています。

改ざんについては、タイムスタンプ機能によって対策を講じています。

タイムスタンプ機能は、「いつ」合意したかを明確にすることで、電子契約書の真正性を向上させるものです。

タイムスタンプ機能は、電子署名が「誰が」「何を」契約したのかは証明できても、「いつ」契約したのかを証明できないという弱点を補います。

漏洩については、暗号化通信によって強固なセキュリティ対策がなされた「クラウドサイン」の中だけで書類のやり取りを行うため、書類が外部に流出するリスクがありません。

契約書データの保管に関しても、ファイルを暗号化して保管するため、第三者によるデータの読み取りを防ぎます。

充実の連携機能

スタンダードプラン以上の利用で、「slack」「kintone」「Hubble」「Salesforce」との連携が可能です。

例えば「slack」と連携すると、送信したデータの進捗状況を「slack」に通知できます。

またWeb APIも提供しているため、利用しているワークフロー・システムや基幹システムと「クラウドサイン」を連携することもできます。

チャット・サポートによる迅速かつ丁寧な対応

「クラウドサイン」はチャット・サポートが充実しており、サービス内からいつでもチャットで問い合わせができます。

チャット・サポートの対応時間は平日10時から18時までで、「通常数時間以内に返信いたします」と書いてありますが、実際は数分で返信があることが多いようです。

 

「クラウドサイン」のプラン・料金

「クラウドサイン」には、プランが3つあります。

Standard Standard plus Business
月額固定費用 ¥10,000 ¥20,000 ¥100,000
送信件数ごとの費用 ¥200 ¥200 ¥200
ユーザー数 無制限 無制限 無制限
主な機能
  • 書類の作成・送信
  • 電子署名+タイムスタンプ
  • テンプレート作成・管理
(Standardの機能に加えて)

  • 紙の書類のインポート
(Standardの機能に加えて)

  • アカウント登録制限
  • IPアドレス制限
  • 承認権限設定
  • 電話サポート

 

便利なオプション・サービス

「クラウドサイン」には、業務効率化を実現できるものから経営戦略にも活用できるものまで、いくつものオプション・サービスがあります。

「クラウドサインペイメント」

「クラウドサイン」で契約書や請求書を作って送るだけで、契約と同時にクレジットカードでの支払いを受けられるサービスです。

決済が完了すると代金はカード会社から支払われるため、売掛金などが回収不能になるリスクがありません。

また振込作業が不要になり、入金サイクルも早まるため、資金繰りにも寄与します。

「クラウドサイン SCAN」

紙の契約書のスキャンから「クラウドサイン」上への書類情報の入力、データのインポートまでを代行するサービスです。

このサービスを利用すれば、面倒な作業を行うことなく、紙の書類の電子化できます。

「クラウドサイン NOW」

店舗での対面契約における申込みを、紙からタブレットに置き換えられるサービスです。

タブレット上に手書きで入力した文字を、文字認識機能によって自動的にデータ化するため転記する必要がありません。

蓄積されたデータをもとに、顧客管理・売上管理・売上予測などのレポートを作成することもできるため、事業に活用できるでしょう。

「クラウドサイン Sales Automation」

顧客からの問い合わせフォームや顧客管理システム(CRM)と「クラウドサイン」を連携することで、営業プロセス全体の自動化を実現するサービスです。

営業プロセスをシステム化することによって売上や取引先属性を把握・分析できるため、データ経営を実践できます。

 

まとめ

電子契約は紙での契約よりも、コストやセキュリティの面でメリットがあります。

テレワーク環境の整備においても、電子契約サービスの導入は必須といえるでしょう。

電子契約サービスは、これからの企業経営において不可欠なツールとなることは明らかです。

これを機に、導入を検討することをおすすめします。

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