小規模の企業でもお得に導入できる電子契約システム「Adobe Sign」のメリットと特徴
多くの企業では、業務上「紙の書類」をさまざまに取り扱っています。そのなかでもとくに重要な書類は「契約書」ですが、押印・印刷・郵送・保管などの手間がかかってしまう点がデメリットだといえるでしょう。
もしも契約書に関する一連の業務を省くことができれば、会社にとって大幅な業務効率化を実現することができるかもしれません。
そこで今回紹介するのは、Microsoftが推奨する電子契約システム「Adobe Sign」です。以下では、煩わしい契約書の業務をすべて電子システムに一本化し、組織能率の改善を図る方法についてご紹介していきたいと思います。
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Contents
Adobe Signとは
「Adobe Sign」とはAdobe（アドビ）が作った電子契約システムです。
画像編集ソフト「Photoshop」や「Illustrator」を提供している企業なので、おそらくみなさんもよくご存じなのではないでしょうか。
Adobe Sign は、現在Microsoftが推奨する電子契約システムとして世界中で利用されています。Adobeは技術力や信用力が非常に高い企業ですので、機密保護の観点においても安心です。
電子契約システム選びに迷ったときはAdobe Signをぜひ検討してみてください。
Adobe Signを導入するメリット
以下では、Adobe Signの具体的なメリットについて解説していきます。
契約業務のフローを大幅に省略できる
PCやタブレットなどのモバイル端末があれば、いつでもどこでも署名（サイン）ができます。
つまり、通常の紙の契約書では以下のフローだったものが、
【作成→印刷→製本→印紙→捺印→送付→先方の捺印→封入→返送→ファイリング→保管】
Adobe Signでは、以下のフローに省略化することができます。
【作成→ファイルのアップロード→メールで通知→先方の合意締結→自動保管】
これにより、紙の契約書では2～3週間かかっていた契約業務を、なんと最短で1日に大幅短縮することができるのです。
コスト削減
書面での契約では、郵送・印刷・収入印紙などの諸費用が発生していました。
また、法律上、契約書は保管義務があるため、紛失しないように丁寧に保管しなくてはなりません。保管業務はもちろんのこと、保管場所の共有は人的コストがかかりますし、保管スペースを確保するという物理的な制約も生じてしまいます。
しかしAdobe Signを導入すれば、紙の契約書類に関わる一連のコストを大幅に削減することが可能です。
Adobe Signの主な特徴
以下では、数ある電子契約サービスのなかでも、Adobe Signならではの特徴を紹介していきます。
電子署名可能なフォームをWebに埋め込むことができる
Adobe Signは、電子署名ができるフォームを作成し、Webサイトに埋め込むことができます。
これは非常に画期的な機能で、自社のホームページ上でそのまま契約に結び付けることが可能となります。
契約では、スピーディーさが何より大切です。ハンコを用意する、何枚もの契約書類に目を通す、写しを保管するなど……多かれ少なかれ、契約は“契約をする側”にとっても負担となります。
しかしホームページ上でサインを書くだけで済むなら、契約者にとっても煩わしい思いをすることなく、気持ちよくビジネス関係を結ぶことができるはずです。
カスタマイズした署名依頼メールで自社ブランディングができる
多くの電子契約システムでは判を押したような無個性なテンプレートが見られますが、Adobe Signなら、署名依頼メールに自社のロゴやウェルカム・メッセージを加えることで、署名プロセスそのものをブランディングすることができます。
契約業務フローをすべて自動化
Adobe Signなら、一連の契約業務をお手軽に自動化することができます。具体的には、署名者、承認者、受取人などの役割を割り当てていきます。
電子契約システムといえども、その過程に人が関わる以上、ヒューマンエラーが不可避的に生じてしまうものです。
そうしたリスクを回避するのが、契約業務の自動化というわけです。
34言語に対応
契約者は、日本国外にいる可能性もあります。ビジネスの関係上「海外の方と契約関係を結ぶことが多い」という企業もあることでしょう。
Adobe Signでは、送信者・受信者のどちらにも「34言語」に対応しています。わざわざ各言語ごとに契約書類を作成する必要がないため、海外市場をメインにビジネスを行っている企業は、かなり大幅な業務能率の改善を実現することができるかもしれません。
多様なファイル形式にも対応
「Adobe Signを導入すると、これまで自社で使っていた契約書が使えなくなるのでは？」と懸念する方もいるかもしれません。
しかしご安心ください。PDFはもちろん、Word・PowerPoint・Excelといったドキュメントファイル、JPG・PNGなど画像ファイル、TXTなどのテキストファイルにも幅広く対応しています。
そのため、Adobe Sign導入後も、これまで使用していた契約書の形式を変更することなく、引き続き使用することが可能です。
さまざまなアプリとシームレスな連携が可能
「Microsoft Officeシリーズ」、「Salesforce」、「Googleドライブ」、人事クラウド・サービスの「Workday」、クラウド・ストレージの「Box」など……Adobe Signは、さまざまな他社のアプリケーションとシームレスで連携することができます。
すでに上記のアプリを使用している企業は、ノンストレスでそのままAdobe Signを追加することが可能です。
モバイルアプリにも対応
Adobe Sign はiOSとAndroidの両方に対応しているため、タブレットやスマートフォンでどこでも電子契約を結ぶことが可能です。
タブレットやスマートフォンがあれば大げさな契約スペースを設けなくて済むため、空間の有効活用にもなりますし、契約フローも非常にスピーディーになることでしょう。
少人数から利用できるプラン内容
Adobe Signには4つの料金プランがあり、個人・法人を問わず利用することができます。法人プランでは、会社の規模によってさらに細かなプランを選択することも可能です。
「Adobe Sign」のプラン・価格
| Adobe Acrobat Pro DC （電子サイン機能付き） |
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| 価格 | 1,580/月（年間契約必須） |
| ユーザー数 | 1ユーザー |
| 主な機能 |
|
| Adobe Acrobat PDF Pack （電子サイン機能付き） |
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| 価格 | 1,107円/月（年間13,280円） |
| ユーザー数 | 1ユーザー |
| 主な機能 |
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| Adobe Sign （小規模企業版） |
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| 価格 | 3,882円/月（年間46,580円） |
| ユーザー数 | 2~9ユーザー |
| 主な機能 |
|
| Adobe Sign （ビジネス/エンタープライズ版） |
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| 価格 | 契約内容により変動 |
| ユーザー数 | 応相談 |
| 主な機能 |
|
まとめ
数ある電子契約サービスのなかでもAdobe Signは、「Microsoftに推奨されているほどの信用力」「電子署名フォームのサイト埋め込み」「34言語対応」「他者のアプリとの連動」といった特徴があります。
電子契約サービス選びに困ったら、Adobe Signを選ぶと間違いないかもしれません。
また、プラン「Adobe Acrobat Pro DC」は、PDF作成・編集でAdobe Signの電子署名機能が利用できる低価格のサービスですので、個人での導入にも非常におすすめです。
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