運営情報を一元管理するイベント管理ツール6選
自社でイベントを開催する時は、イベント参加者の応募や開催スケジュールの作成などの様々な作業が必要になります。
煩雑な作業も多いため、イベントを開催するたびにストレスや疲労が溜まるという従業員も少なくありません。
このような問題の解消に役立つのがイベント管理ツールです。 今回は、イベント管理ツールを導入することで得られるメリットや、おすすめのツール6選をご紹介します。
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Contents
イベント管理ツールとは
今回ご紹介する「イベント管理ツール」は、イベントの準備や運営に関する情報管理を一元化できるシステムです。
イベントは開催当日だけでなく、開催までの準備や実施計画書の作成などの様々な業務が発生します。
そのような情報を一括して管理することで、業務の効率アップを実現できます。
イベント管理ツールを導入するメリット
イベント管理ツールの導入によって得られるメリットは、以下の2つです。
・作業時間や業務コストの削減
・情報共有が可能
作業時間や業務コストの削減
イベントの開催には参加者や協力企業などの情報管理を行う必要があるため、イベントの規模が大きいほど工数と時間がかかります。
イベント管理ツールを利用すれば参加者情報を一括して管理できるので、準備にかかる時間や業務コストの削減に役立ちます。
そのほかには、参加者へ案内状の代わりにメールを一斉配信する機能もあるため、印刷代などの事務コストの削減も可能です。
情報共有が可能
イベント管理ツールで情報を一元管理するため、関係者全員での情報共有が可能になります。
紙の書類で情報共有を行うと、急な変更が発生した時に古い書類と新しい書類が混在して情報が混乱する状況が起こりがちです。
イベント管理ツールはアカウントを持っている関係者全員が最新情報をチェックできるので、よりスムーズな情報共有が可能になります。
イベント管理ツールを導入する際の注意点
業務コスト削減などの導入効果を得られるイベント管理ツールですが、イベントの規模が小さい場合や開催頻度が少ない場合は、余分なランニングコストがかさんでしまいます。
イベントの規模や開催頻度を考慮して、予算に見合ったツールを選ぶようにしましょう。
イベント管理ツールの選定ポイント・選び方
イベント管理ツールの選定ポイントは、以下の2つです。
・搭載機能
・ツールの使いやすさ
搭載機能
イベント管理業務と一口に言っても、事前準備や当日の運営、完了報告書類の作成などで必要な機能が異なるため、主にどのような業務で使用するのか前もって確認しましょう。
また、ツールによっては参加者の数やメール送信数に制限がかけられている場合があり、導入してから制限を解除しようとすると追加料金がかかります。余計な出費を避けるためにも、必要なユーザー数やメール送信数を算出してからツールを選定しましょう。
ツールの使いやすさ
イベント管理ツールを導入する際に気をつけたいのが、システムの使いやすさです。
参加フォームや応募サイト、イベント後のアンケートにツールを使用する場合は、参加者がスムーズに操作できるように、初心者でも簡単に使用できるツールを選定しましょう。
おすすめのイベント管理ツール6選
本項では、おすすめのイベント管理ツール6選をピックアップしていきます。
| サービス名 | SPIRAL® | EXPOLINE | Event Cloud Mix |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 100,000円 | 要問い合わせ | 0円 |
| 月額費用 | 50,000円〜 | 要問い合わせ | 9,800円 |
| 無料トライアル | 〇 | – | – |
| サービス名 | イベントレジスト | Q-PASS | イーべ！ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 0円～ | 要問い合わせ | 5,000円 |
| 無料トライアル | – | – | 〇 |
SPIRAL®
「SPIRAL®（スパイラル）」は、受付フォームの作成や来場客の管理ができるイベント管理ツールです。
Web上でイベントを開催する場合は、参加者の管理が簡単に行えるだけでなく、参加者にフォローアップ・メールを送信できるのでイベントの参加率向上を図ることができます。
EXPOLINE
「EXPOLINE（エキスポライン）」は、Webサイト上で事前登録からログ取得までをオールインワンでカバーできるイベント管理ツールです。
外部システムとの連携が可能なため、柔軟性が高いクラウド型サービスとして多くの企業に導入されています。
Event Cloud Mix
「Event Cloud Mix（イベント クラウド ミックス）」は、イベントの事前準備、当日開催、そして開催後のフォローにも対応しているクラウド型イベント管理ツールです。
1つのツールにイベント開催に役立つ100以上の機能が搭載されているので、様々な規模のイベントを円滑に開催することが可能です。
イベントレジスト
「イベントレジスト」は、基本機能を無料で使えるイベント管理ツールです。
個人規模のイベントに対応した無料版では、イベント用のページ作成や、QRコードが印字されたチケットの発行などの基本的な機能が利用できます。
企業や法人が主催するビジネスイベントに対応した有料版では、セッションごとに申込数を管理する機能や、事前審査による抽選機能などの、より高度な機能が利用可能です。
Q-PASS
「Q-PASS（キューパス）」は、申込フォーム設置、当日受付、アフターフォローのメール配信を簡単な操作で行えるイベント管理ツールです。
イベント当日の受付業務を円滑に進められる機能が充実しており、自動受付連絡メールの送信やカテゴリーごとの受付にも対応しています。
動画配信機能も搭載されているので、当日参加できなかった人たちへ当日のイベントの様子を配信することもできます。
イーべ！
「イーべ！」は、10,000件以上の導入実績があるイベント管理ツールです。クレジット決済（Stripe）に対応しており、イベント業務で発生する事務処理をクラウド上で完結できます。
イベント当日は、専用の無料アプリで非接触入場受付が可能なので、新型コロナウイルス対策にも役立つツールです。
まとめ
イベント管理ツールは運営に関する情報を一元管理できるので、スムーズにイベント管理業務を進めることができます。
イベント管理ツールの中には無料で使えるものもありますが、企業としてイベントを開催する場合は高度な機能を利用できる有料版がおすすめです。
ツールの導入を計画している事業者は、無料トライアルなどを試してサービス内容やツールの使用感を確認してから本格導入を検討してみてください。
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（編集：創業手帳編集部）
