大企業向けワークフロー&ウェブデータベース

近年はオフィス業務のデジタル化を支援するシステムがたくさん登場していますが、業務のデジタル化が遅れている大企業は意外と多いものです。

従業員が多い大企業だからこそ、パソコンが詳しくない人でも使いやすいシステムや、部署ごとで異なる作業に対応できるシステムを選ぶことが求められます。

今回は、大企業でも導入しやすいと注目を集めている「SmartDB」の特徴や評判を詳しく解説していきます。

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SmartDBとは?


SmartDBは、株式会社ドリーム・アーツが提供している大企業向け業務デジタル化クラウドです。

導入企業には従業員数が1,000名を超える大企業が多く、「バンダイナムコ」や「ダイワハウス」「セブン&アイ・ホールディングス」などの有名企業も利用しているサービスです。

SmartDBはデータベースの構築やデータ共有、ファイルの一括管理や業務フローの効率化を促進する機能を搭載しており、様々な導入メリットを得ることができます。

株式会社ドリーム・アーツとは?

株式会社ドリーム・アーツは、東京都渋谷区と広島県広島市に本社があるソフトウェア開発企業です。

SmartDBのほかにもEIP(企業情報ポータル)型グループウェア「INSUITE」などを運営しています。

SmartDBは大企業を中心に導入されており、総務・人事・営業などの各部門の業務効率化を支援する機能が揃っている点が支持を集めています。

SmartDBの特徴


ここからはSmartDBの特徴を解説しますので、導入を検討している事業者は参考にしてみてください。

ファイルやデータベースの一括管理が可能

SmartDBを導入することで、ファイルやデータベースの一括管理が可能になります。大企業は従業員の人数が多く、業務種別ごとに細かく分かれた担当部署が数多く設置されています。

一般的には、担当部署ごとにファイルやデータベースを管理しているケースが多いですが、ほかの部署から直接データを閲覧できないため、必要があるたびに担当部署へ足を運んでデータの提供を依頼しなければなりません。

SmartDBを導入すれば、社内のどこからでもアクセスできるデータベースを構築することが可能になります。

入力項目は担当部署ごとに設定できますが、作成したデータのひも付けや、データベース間の横断検索にも対応しているので閲覧や集計作業が簡単に行えます。

申請・承認のワークフローを効率化

申請書類の作成や承認作業のワークフローをシステム上で完結できるため、社内の承認申請作業をスピーディーに行えます。

紙の申請書類は承認権限を持った部課へ順番に回して行く必要があるため、ひとつの申請を承認してもらうまでに時間がかかることがボトルネックになっていました。

SmartDBは複雑な承認ルートでも容易に作成可能で、申請内容や金額によって承認ルートを自動的に判定する「条件分岐」を設定したり、合議が必要な承認は関係部署へ同時に依頼ができる「並列承認」を行ったりすることができます。

並列承認は順番待ちの時間を大幅に削減して、承認フローの効率化を図るのに役立ちます。

さらに、モバイル端末を使用して申請や承認作業を行えるので、出張などで社内にいない時でも無駄のないワークフローが実現可能です。

案件ごとに「至急」「優先」「期限付き」などの重要度を設定できるため、重要案件を可視化することもできます。

外部システムとの連携

SmartDBは多くの企業が利用している「Microsoft365」をはじめとしたオフィスソフトや顧客情報自動連携システム、BtoB(企業間取引)向け請求書プラットフォームとの連携が可能です。

アドオンプログラムを作成するための各種API(※)が搭載されているため、外部システムに合わせて柔軟にカスタマイズを行うことができます。

※API…アプリケーション・プログラミング・インターフェース。外部アプリケーションと連携するための機能のこと

コスト削減が可能

SmartDBを活用して申請書類や稟議書を電子化すると、用紙代や印刷代などのコスト削減を図ることができます。

作成した書類データはオンライン上に格納するので保管スペースも不要です。書類管理の手間がかからなくなるため、ワークフローを効率化しながら業務コストの削減も行えます。

SmartDBの評判

次は、SmartDBを導入した企業の声を紹介します。

ユーザー企業の感想は導入検討時の参考になるので、ぜひチェックしてみてください。

良い評判

・メンテナンスやカスタマイズがしやすい
・ワークフローの作成が簡単で、設定の自由度が高い

「カスタマイズのしやすさ」や、「柔軟にワークフローを作成できる」という肯定的な感想が多く見られました。

SmartDBは現場ユーザーでも細かいカスタマイズが可能なので、改善点が発生しても簡単に修正できる点を評価する声もありました。

良くない評判

・編集画面の構成がわかりづらい
・デザインがやや古い

編集画面がわかりにくく、「操作に慣れるまで、ワークフローの作成に時間がかかった」という声が寄せられていました。

公式サイトのQ&Aをわかりやすくまとめて欲しいという声もあり、今後の改善が期待されます。

SmartDBの料金プラン

プラン名 Basic Professional
初期費用 要問合せ 要問合せ
月額費用 要問合せ 要問合せ
主な機能 ・フォーム機能
・プロセス機能
・モバイルアプリ
・Teams連携アプリ
・アカウントマスタ連携API
Basicの機能に加え、
・RestAPI
・外国語I/F(英語
+中国語)
セキュリティ IP制限あり​ IP制限あり/WAF​
バインダ数上限 50バインダ 250バインダ
ディスク容量上限​
128GB​ 128GB​

 

SmartDBの料金プランは「Basic」と「Professional」の2つに分かれています。

BasicプランはSmartDBの標準機能を全て使用可能で、Professionalプランはデバイス拡張が行われている自由度の高さが特徴です。

まずは公式サイトから資料請求を行って、どちらのプランが良いのか社内で検討してみると良いでしょう。

まとめ


SmartDBは大企業向けの業務デジタル化支援ツールです。自由度が高いカスタマイズができて外部システムとの連携が可能なので、今まで利用していたシステムを組み合わせて使える点も魅力のひとつです。

業務のデジタル化を検討中の事業者は、SmartDBの公式サイトで資料請求や問い合わせをしてみましょう。

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