タイムマネジメントでリモートワークを成功させるコツ

新型コロナウイルスは人との接触によって感染が拡大するため、リモートワーク・テレワークを導入する企業が増えています。

しかし、リモートワークに成功する企業もあれば失敗する企業もあり、成功させるためには様々なコツを把握しておく必要があります。

様々なコツの中でも、「タイムマネジメント術」は成功のカギを握るポイントと言えます。

なぜリモートワークにはタイムマネジメントが重要なのか、注意点や役に立つタイムマネジメント術とともに解説します。

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なぜ必要?リモートワーク時のタイムマネジメントの重要性

「タイムマネジメント(Time Management)」は、言葉のニュアンスからわかるように「時間の管理」という意味です。

リモートワークでは最も重要なポイントと言っても過言ではありませんが、リモートワーク以外でもタイムマネジメントは大切で、生産性に直結することが多いです。

タイムマネジメントができなければ、リモートワークは失敗する可能性が高いでしょう。

タイムマネジメントが「できる」「できない」では大きな差が生まれる

時間はすべての人間に平等に与えられており、1日は24時間、1年は365日しかありません。

時間配分をしっかり考えて行動することで、生産性を高めることができます。

しかし、すべての人が時間を管理できるわけではなく、できる人もいればできない人もいます。

特にリモートワークでは自己管理が必須であり、自己管理ができない人とできる人では生産性に大きな差が生じます。

リモートワークを成功に導くためには、「タイムマネジメント」が得意な人物を選ぶことが重要です。

リモートワークの失敗に直結する

リモートワークでは「タイムマネジメント」ができないと、高い確率で失敗します。

リモートワークは出社することなく業務を行うため、監視の目がありません。

そのため、リモートワークを行う従業員の自己管理スキルやタイムマネジメントスキルに頼ることになります。

最初は新鮮さから順調に回るかもしれませんが、次第にマンネリ化し、ダラダラとした働き方に変わりやすいです。

タイムマネジメントができない人は生産性が悪いため、次第に経営にも悪影響を及ぼし、リモートワークの失敗につながります。

 

リモートワーク・テレワーク時のタイムマネジメント術

ここでは、リモートワーク時に必要なタイムマネジメント術について詳しく解説します。

実際にリモートワークを導入した後は、従業員の自己管理スキルやタイムマネジメントスキルが物を言います。

タイムマネジメント術の研修を行い、リモートワーク時に実行してもらうことで生産性の向上を図れるので、参考にしてください。

STEP1 10分以上かかる業務の洗い出し

タイムマネジメントを行う上でまず行っていただきたいのが、「すべての業務の洗い出し」です。

毎日10分以上かかる業務の洗い出しを行うのが望ましいのですが、最初はそれだけでなく、1週間の業務の洗い出しも行うようにしましょう。

メモ帳やノートなどに、業務内容と所要時間を記載していくと良いでしょう。

STEP2 目標・優先順位の設定

業務の洗い出しが終わったら、次は「目標・優先順位」を設定します。

「早く処理しなければならない業務」「急がないが必要な業務」「急がない業務」などの振り分けと優先順位を決めることで、重要な仕事から終わらせることが可能です。

優先順位に加えて、目標も設定してください。

優先順位が高い業務の中で、「何を」「いつまでに」「どこまでやり終えるか」を意識して目標を設定しましょう。

それぞれの業務の目標が明確になることで、それぞれの時間配分が決まります。

「遅れが生じている」「順調に進んでいる」といったことがわかるようになるため、タイムマネジメントでは目標や優先順位の設定が非常に重要です。

STEP3 スケジュール計画

優先順位や目標を設定したら、より具体的なスケジュールを組みます。

できれば、1日単位と1週間単位のスケジュールを組むようにしましょう。

1週間のスケジュールを組む際は、できるだけ前半に業務を多く振り分けてください。

スケジュールを組む際、全体にまんべんなく業務の振り分ける人が多いのですが、必ずしも計画どおりに物事が進むわけではありません。

すると後半がハードになるため、なるべく前半で業務を終わらせるように計画しましょう。

STEP4 タスクをしっかり遂行する

自分が決めた目標やスケジュールにおけるタスクは、しっかり管理しながら業務を遂行しましょう。

カレンダー機能や連絡ツールなどのタスク機能に、その日行うタスクを設定すると良いでしょう。

完了したタスクを消し込んでいくと、全体的な業務の進捗が一目でわかります。

STEP5 業務の報告・連絡

1日のタスクが終わったら、業務の報告・連絡を徹底してください。

報告や連絡を行わないと、期限のないダラダラとした仕事になりやすいです。

業務の報告・連絡は長時間労働を防ぐためにも重要なので、なるべく毎日行うことをおすすめします。

STEP6 振り返りの時間で軌道修正

業務の報告・連絡が終わった後は、振り返りの時間を設けてください。

振り返りの時間を作ることで、スケジュールのズレが生じている場合に軌道修正ができます。

スケジュールのズレをそのままにしてしまうと失敗を招くので、なるべく毎日振り返りの時間を作りましょう。

 

リモートワーク・テレワーク時のタイムマネジメント術 3つの注意点

・タスク管理とスケジュール管理の違いを把握する
・一つのタスク・業務に集中する
・休憩・エンゲージメントの管理をしっかり行う

リモートワークを行う際のタイムマネジメントでは、上記の3つが注意点として挙げられます。

それぞれの注意点について、詳しく見ていきましょう。

スケジュール管理とタスク管理の違いの把握する

タスク管理とスケジュール管理を混同している人がいますが、これらは異なります。

スケジュール管理は「予定」の管理ですが、タスク管理は「やるべき仕事や課題」の管理です。

そのため、タスク管理を行いながらスケジュール管理も行う必要があります。

タスクをしっかり遂行しながらスケジュール調整を行い、業務を進めていきましょう。

一つのタスク・業務に集中する

リモートワーク時のタイムマネジメントでは、スケジュール管理・タスク管理が重要ですが、一つのタスクに集中することも大切です。

一つのタスクに集中しないと、どの業務も中途半端になってしまい、業務の進捗状況が悪くなるとともに仕事のクオリティも下がります。

タスクやスケジュールが明確になると、他の業務やその納期も気になるものですが、一つずつ丁寧に終わらせていきましょう。

休憩・エンゲージメントの管理をしっかり行う

休憩とエンゲージメントの管理も重要です。

会社で業務を行う場合は休憩時間が設けられているためメリハリのある仕事ができますが、家では休憩時間が決められていないのでダラダラとした仕事になりやすいです。

家でもあえて休憩時間を設けることでタスクに集中できるようになるので、休憩時間もしっかり設定するようにしましょう。

休憩時間で意識していただきたいのが、「エンゲージメント管理」です。

「エンゲージメント」とは仕事に対するモチベーションのことで、生産性に直結する重要なポイントです。

休憩時間は気持ちがリフレッシュするような時間にすると、エンゲージメントを維持できます。

 

どのような成果がある?タイムマネジメントによる3つの効果

・生産性の向上
・自己肯定感の強化
・ワークエンゲージメントの向上

上記の3つが、タイムマネジメント術を意識することで期待できる効果です。

それぞれについて詳しく解説しますので、参考にしてください。

生産性の向上

タイムマネジメント術がうまくできるようになると、必然的に生産性が向上します。

リモートワーク時だけでなく、通常業務でもタイムマネジメント管理ができるようになるため、スキルアップにもつながります。

生産性を高めたいと考えている企業は、タイムマネジメント術を意識しましょう。

自己肯定感の強化

タイムマネジメント術を習得すると、自己肯定感も高まります。

自分が組んだスケジュールやタスクが予定どおりに進むと達成感を得られ、「自分は仕事ができる」という肯定感につながります。

自己肯定感が高まることで仕事に対するエンゲージメントも高まり、積極性も向上します。

タイムマネジメント術は自己肯定感を強化する効果も期待できるため、多くの人に意識していただきたいポイントです。

ワークエンゲージメントの向上

タイムマネジメント術を習得すると、前述のとおりワークエンゲージメントが向上します。

ワークエンゲージメントが向上すると仕事が楽しくなるため、離職率の低下や人材獲得にもつながります。

仕事に対して前向きな人物が増えると職場環境が良くなるので、タイムマネジメント術は常に意識することをおすすめします。

 

リモートワーク時に活躍!おすすめタイムマネジメントツール3選

・Clock It!(クロックイット)
・TaskChute(タスクシュート)
・Backlog(バックログ)

タイムマネジメントツールの中でも、上記の3つはリモートワーク時におすすめです。

それぞれについて詳しく解説しますので、参考にしてください。

 

Clock It!(クロックイット)

Clock It!(クロックイット)はチームワークを活かしたタスク管理が可能で、スムーズにタスクの共有や生産管理ができます。

パソコンだけでなくスマホでも利用できるため、スピード感のある情報共有ができるとともに、どこにいても業務の進捗状況がわかります。

さらにClock It!(クロックイット)にはタイムトラッキング機能があり、タスクに見積もり時間を登録しておくと、進捗状況を踏まえて「あとどれくらいで作業が終わるか」を自動的に計算してくれます。

 

TaskChute(タスクシュート)

TaskChute(タスクシュート)もタスク管理に長けており、専用のダッシュボードを見れば一目でスケジュールやタスクがわかります。

タスクを並べて見積もり時間を入れることで進捗状況がわかり、実績時間も記録してくれます。

実績時間と見積もり時間を照らし合わせると、軌道修正を考える際にも役に立ちます。

タスクとスケジュール一覧で表示されるため、視認性にも優れています。

 

Backlog(バックログ)

Backlog(バックログ)も、チームワークを活かせるタスク・プロジェクト管理ツールです。

専用のダッシュボードではチームメンバーごとの進捗状況が一目でわかるため、今誰が何をしているのかすぐにわかります。

ガントチャート形式でタスク・プロジェクト管理が可能で、プロジェクトの進捗状況を直感的に把握できます。

デザインがカラフルで、「未対応」「対応中」「対応済み」「完了」がわかりやすい点も魅力です。

 

まとめ

リモートワーク時にはタイムマネジメント術が最も重要で、しっかり行うことでエンゲージメント管理ができるとともに生産性の向上も期待できます。

タイムマネジメントスキルは人によって異なるため、リモートワークを導入する前にタイムマネジメントスキルの研修を行うことをおすすめします。

ぜひタイムマネジメント術を習得して、リモートワークの導入を成功させてください。

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