リモートワーク導入で新しい働き方に変えていく!

リモートワークは働き方改革・新型コロナウイルス感染症の影響もあり、多くの企業が導入しつつある働き方です。

在宅勤務・施設利用型勤務・モバイルワークといったスタイルがありますが、リモートワークを導入する際には様々な課題を考える必要があります。

今回はリモートワークを導入することでどのような課題が出てくるのか、導入時に発生しうる問題や解決策について解説をしていきます。

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リモートワーク導入前のこれまでの課題

・一人ひとりのスキルに頼っていた
・職場で働くという厳しい制限
・エンゲージメントの管理が難しい

リモートワークは多くの企業が取り入れるかどうか検討する働き方ですが、導入前後ではそれぞれ出てくる業務課題は変わります。

まずはこれまでの勤務形態で生じやすい課題について解説していきますので、参考にしてください。

一人ひとりのスキルに頼っていた

営業職や製造業に該当しますが、今までの働き方では一人ひとりのスキルに頼っている企業が多い傾向にありました。

一人あたりの評価がしにくい状態の中、ベテランが新人の能力を大きくカバーするケースもあったでしょう。

急にリモートワークに切り替えることによって、今までのノウハウが活かされない場合も多いため、リモートワーク導入時は社内全体のスキルの底上げを行う必要があります。

職場で働くという厳しい制限

今までの働き方では「出社して働かなければならない」という制限がありました。

職場環境によっては労働時間が長い上に、休憩時間や休日も縛られ、なかなか自分の好きなことができないという人もいたのではないでしょうか。

家族の介護や育児が必要になった場合、出社することが難しいために会社を辞める人もいましたが、リモートワークでは臨機応変な働き方が実現しやすくなります。

エンゲージメントの管理が難しい

今までの働き方では、エンゲージメント管理の難しさに悩む企業も多かったのではないでしょうか。

エンゲージメントを管理する際には、「Srush」や「Motify HR」などのツールを利用するのがおすすめです。

もちろんリモートワークでも使えますので、従業員のエンゲージメントを高めるためにも導入を検討しましょう。

リモートワーク・テレワーク導入前に考えるべき5つの課題

・コミュニケーション問題
・進捗/勤怠管理
・環境整備
・従業員ごとの管理
・セキュリティ問題

上記の5つがリモートワーク導入時に出やすい課題です。

それぞれの課題について解説をしていきますので、参考にしてください。

コミュニケーション問題

リモートワークを導入していると、悩みがちなのが「コミュニケーションの問題」です。

今までは職場に出社をして働くような形でしたが、リモートワークは出社・退社の必要がないため、中には孤独を感じる人もいます。

業務的な連絡だけでなく、何気ない会話のやり取りを行うだけでも孤独感が和らぐでしょう。

報告・連絡・相談を徹底するとコミュニケーションの問題が解消されやすいので、些細なことでもこまめに連絡するようにしましょう。

進捗・勤怠管理

コミュニケーションの問題とともに課題として出てくるのが「進捗管理」や「勤怠管理」です。

リモートワークは職場にいるわけではないため、仕事の進捗具合や勤怠状況が把握しにくくなります。

近年では勤怠管理や進捗管理ができるクラウド型サービスも登場していますので、サービス・ツールの利用を検討しましょう。

環境整備

リモートワークを行うためには、インターネット環境・セキュリティ環境・作業環境の構築が必要です。

インターネット環境が整っていなければ当然作業を進められません。また、セキュリティ対策をしていないと社内の情報が外部に漏れてしまう危険があります。

まずは環境整備をしてからリモートワークを始めましょう。

従業員ごとの管理

従業員の作業進捗・体調・勤怠など、様々な管理が必要です。

リモートワーク環境では働いている様子が見えないため、生産性が向上しにくくなる可能性もあります。

稼働時間や進捗などがわかるようになるツールもあるので、導入を視野に入れましょう。

セキュリティ問題

リモートワークの導入で多くの人が見逃してしまいがちなのが、セキュリティの問題です。

セキュリティ対策を怠ると不正アクセス・情報の改ざん・サイバー攻撃などの被害を受ける場合があります。

働く場所に応じてセキュリティ対策の取り方を変える必要があるため、自宅や施設など「どこで仕事を行うのか」をあらかじめ決めておくと良いでしょう。

リモートワーク導入の課題を解決するおすすめの6つの対策

・定期的なコミュニケーション
・社内ルール/規則の構築
・タスク管理/スケジュール管理の報告
・働く場所と環境/状況確認
・勤怠管理/プロジェクト管理ツールの利用
・VPNの利用

上記の6つはリモートワーク環境での課題を解決するおすすめの対策です。

ここからは、それぞれの対策について解説をしていきますので、参考にしてください。

定期的なコミュニケーション

コミュニケーションの問題はリモートワークでは起こりやすいですが、定期的な連絡やオンライン上でのミーティングを心がけることで解決できます。

福利厚生サービスを導入してオンライン体験サービスを実施したり、季節ごとにイベントを開催することで、コミュニケーションを取る機会を増やすことができます。

エンゲージメントの管理という意味でも、定期的なオンラインミーティングやイベントの開催は有効的です。

社内ルール・規則の構築

リモートワークを導入する際には、社内ルール・規則の構築も徹底してください。

具体的には「毎日何時までに仕事を終わらせるのか」「何時間労働にするのか」「リモートワークでのセキュリティに関するルール」などが挙げられます。

リモートワークは意図しないと長時間労働になってしまう場合が多いため、時間のルールは重点的に決めましょう。

できればリモートワークに合わせた人事評価を考えるようにするのがおすすめです。

タスク管理・スケジュール管理の報告

タスクやスケジュール管理の報告も徹底しましょう。

管理は、人によってできる・できないが大きく変わってくるものです。

生産性に関わる部分でもありますので、リアルタイムで状況の更新ができるクラウド型の進捗管理・スケジュール管理ツールを利用すると良いでしょう。

働く場所と環境・状況確認

リモートワークはセキュリティ面が脆弱になりやすいため、働く環境・現在のセキュリティ状況の確認をしましょう。

導入している企業によっては、外部に情報が漏れないようにパソコンを従業員に付与し、業務とは関係のないWebページの閲覧をできないようにしてウイルス感染を防いでいるケースもあります。

予算の都合などでパソコンの付与・貸し出しができない場合は、各家庭やパソコンに導入されているウイルス対策ソフトが最新の状態かどうかを確認するようにしてください。

各自がしっかりと確認を行うことで、セキュリティに対する意識強化を図ることもできるでしょう。

勤怠管理・プロジェクト管理ツールの利用

勤怠・進捗管理も多くの企業が抱える課題なので、リモートワーク導入時にはクラウド型の勤怠管理システムやプロジェクト管理システムを利用しましょう。

パッケージ版などもありますが、クラウド型であれば自宅からでも利用でき、Web打刻・スマホ打刻・進捗状況の更新や申請も簡単に行えます。

VPNの利用

VPNは「コワーキングスペースやシェアオフィスで作業したい」「施設利用型勤務を行いたい」と考えている人におすすめです。

VPN接続とは(Virtual Private Network)の略称で、「仮想専用回線」を指す言葉です。

通信状況を暗号化できるため、外部からの攻撃にも強く、他者による情報の閲覧やデータ改ざんを防ぐことができます。

【おすすめVPN】
・法人向けIP-VPN
・クラウドVPN Verona
・SmartVPN

リモートワーク導入後にわかった!これからの予想される課題と解決法

・IT格差が生まれる
・コミュニケーションの壁
・継続して行う自己管理の難しさ

リモートワークを導入した際に出てくる課題はたくさんありますが、今後さらに予想される課題も存在します。

どのような課題が発生しうるのか、解決方法とあわせて解説していきますのでチェックしていきましょう。

IT格差が生まれる

現在はまだ大きく注目を集めていませんが、リモートワークはIT格差が生まれやすいというデメリットがあります。

パソコンなどの機械系が得意な人もいれば、そうでない人も存在し、うまく使いこなせない人にリモートワークは不向きです。

ベテランの営業マンだとしても、パソコンの操作スキルがなければ、リモートワーク環境にてこれまでと同じような結果を出すのは難しいでしょう。

経験上、トーク力は十分にあるかもしれませんが、オンライン商談の際にパソコンの操作方法がわからず、資料を共有できないというケースが発生することも考えられます。

IT格差によって社内のバランスが崩れる可能性もあるため、なるべく多くの従業員が使いやすいシステムを利用したり、パソコン操作に関する研修を実施しましょう。

コミュニケーションの壁

すでに課題に感じている企業もありますが、コミュニケーションの壁も生まれがちです。

一人で仕事をしていると、人と話す機会が減るため、対面で顧客とのやり取りが必要になった際に柔軟な対応ができない場合もあります。

日頃から人と会話をすることも大切なので、社員同士での会話・連絡は頻繁に行いましょう。

継続して行う自己管理の難しさ

多くの企業がリモートワークを導入していますが、自粛疲れの影響から自己管理の継続が難しいことを課題に感じ始めている企業もあります。

自己管理も人によって得意・不得意がありますので、できるだけ継続して管理できるように、社内でも管理ツールを利用して自己管理のサポートをすると良いでしょう。

まとめ

リモートワークは柔軟な働き方ができる一方で、様々な課題が発生します。

その都度課題を解決していくことで、生産性の向上が期待できるとともに、従業員のエンゲージメント維持や社内情報のセキュリティを高めることができます。

リモートワークの導入を検討している人は、導入時に出やすい課題やこれから予想される課題を意識しながら導入を進めていくようにしましょう。

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(編集:創業手帳編集部)