資材購入から支払いまでサポートしてくれる購買管理システムツール6選

調達業務は資材を発注するだけでなく、注文数や支払い金額などの情報を管理する「購買管理」を行う必要があります。

購買管理には正確性の高い事務作業が求められますが、精度を高めようとすると工数と時間がかかるため手作業では限界があります。

上記のような問題を解決するのに役立つのが、購買管理システムツールです。購買管理システムツールを導入することで、今まで手作業で行われていた購買管理を効率化できるようになります。

今回は購買管理システムツールの導入メリットや、おすすめの購買管理システムツール6選をご紹介します。

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購買管理システムツールとは


「購買管理システムツール」とは、資材の発注や支払い、または伝票作成などの業務をサポートするシステムです。

支払い締めや振込み依頼書なども作成できるので、購買業務の効率アップを図ることができます。作業時間の大幅短縮につながるため、浮いた時間と人手をコア業務に集中できるようになります。

購買管理システムツールを導入するメリット


購買管理システムツールを導入すると、次のようなメリットが得られます。

・業務コストの削減
・人的ミスの予防
・購買プロセスの改善

業務コストの削減

購買業務には発注伝票の作成や、帳票管理などの手間のかかる作業が多くあります。

ひと昔前は発注伝票を手書きで作成し、手作業で帳票をまとめるという作業が一般的でしたが、こうした作業には工数と時間がかかります。

購買管理システムツールを導入すると、今まで手作業で行ってきた伝票作成や帳票管理をシステム上で完結できるので、業務コストを大幅に削減できます。

人的ミスの予防

購買管理システムツールを使うと調達業務に関する情報を部署全体で共有できるため、発注ミスなどの人的ミスを削減する効果が期待できます。

手作業でExcelシートなどに発注数や支払金額などを記録していると、誤った数値を入力したり、ほかの従業員が数値を上書きしたりする人的ミスが起こりがちです。

購買管理システムツールは発注履歴などの購買情報を集約して「見える化」するため、データチェックが容易になり人的ミスの予防に役立ちます。

購買プロセスの改善

購買管理システムツールには購買履歴が保存されており、過去の発注数を参照して購買計画を立てることができます。

発注先の資材価格や納品までの期間も記録されているため、過去のデータをもとに購買プロセスを改善することも可能です。

購買管理システムツールを導入する際の注意点


購買管理システムツールを導入する際は、次の点に注意しましょう。

・ランニングコストがかかる
・操作に慣れるまで時間がかかる

ここからは、具体的にツールを導入する際の注意点を説明します。

ランニングコストがかかる

メリットの多い購買管理システムツールですが、導入すると初期費用のほかに月額費用などのランニングコストがかかります。

あらかじめシステムの導入にかける予算を社内で決めておき、予算の枠内で使用できるツールを選定しましょう。

操作に慣れるまで時間がかかる

個人差はありますが、担当部署の従業員が購買システムツールの操作に慣れるまでは、しばらく時間がかかる場合があります。

専門的な知識がなくても利用できるシステムであっても、導入直後はマニュアルなどを参照しながら少しずつ学んでいくことが必要です。

導入をスムーズに進めるために、システムを利用する担当者を集めて研修を行うのも良いでしょう。

購買管理システムツールの選定ポイント・選び方


購買管理システムツールの選定ポイントは、次の3つです。

・外部システムとの連携機能
・自社に適した機能の有無
・サポートの体制

ここからは、それぞれの選定ポイントを詳しく解説していきます。

外部システムとの連携機能

購買管理システムツールを導入する際に気をつけておきたいポイントは、既存のシステムや外部システムとの連携機能です。

購買管理システムツールは、在庫管理などのほかのシステムと連携して利用するケースが一般的です。

例えば、ERP(企業資源計画)のパッケージごと購買管理システムツールを導入すれば、ERP内の外部システムと簡単に連携できて便利です。

自社に適した機能の有無

購買管理システムツールを選定する時は、自社に適した機能が搭載されているか否かをあらかじめ確認しましょう。

外部システムと連携して相乗効果を得たい場合と、サプライチェーンの最適化を目的としてツールを導入したい場合では、それぞれ適した製品が異なります。

購買管理システムツールには以下の2種類があるので、導入目的や予算を考慮してどちらのタイプが自社に適しているか検討しましょう。

・オンプレミス型：自社でサーバーを用意し、ツールをインストールして使用する
・クラウド型：クラウドサーバー経由で購買管理システムツールを利用する

オンプレミス型は高度なカスタマイズが可能ですが、導入費用が高くなる傾向があります。

対して、クラウド型の購買管理システムツールは、カスタマイズ性が低いもののランニングコストを安く抑えるられます。サービス提供企業がサーバー管理を行うので、自社でメンテナンスを行う手間やコストがかからないのがメリットです。

サポートの体制

購買管理システムツールの導入直後は、操作方法がわからなくて全ての機能を使いきれないものです。

誤操作や不測のトラブルが起きた時に、どのようなサポートを受けられるか確認しておくと安心してツールを利用できるでしょう。

おすすめの購買管理システムツール6選

ここからは、おすすめの購買管理システムツール6選をご紹介します。

サービス名 モノタロウ 楽楽販売 Cloud PROCURESUITE
初期費用 0円～ 150,000円 要問い合わせ
月額費用 0円～ 60,000円～ 要問い合わせ
無料トライアル – 〇 –

 

サービス名 クラウド型間接材調達支援サービス RFQクラウド ビズネット 調達・購買デジタル化サービス
初期費用 要問い合わせ 要問い合わせ 要問い合わせ
月額費用 要問い合わせ 要問い合わせ 0円～
無料トライアル – – 〇

 

モノタロウ


「モノタロウ」は業務用の資材調達をサポートする購買管理システムツールです。

大企業向け間接資材（MRO）集中購買サービスを利用すると、1300万点以上の間接資材データベースを使って発注できるので、必要な資材を手軽に調達することが可能です。

楽楽販売


クラウド型販売管理システム「楽楽販売」は、仕入れ業務の受発注管理に関する様々な情報を一元管理して、業務を効率化できます。

豊富な機能に加えて柔軟なカスタマイズもできるので、自社の業務フローに適した購買管理システムの構築が可能です。

PROCURESUITE


「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」は、都度購買（設備・治具など）やカタログ購買（文具・事務用品など）、請求書実績払い(人材派遣・事務機器など)の購買に対応している購買管理システムです。

間接材購買を集約して集中購買へ変えることで事務手続きの煩雑さを解消し、消耗品などの購買業務を効率化できます。

クラウド型間接材調達支援サービス


「クラウド型間接材調達支援サービス」は、本社や各拠点のオフィスで発生する資材の発注から支払いまでを一元的に管理して、業務コストを削減する購買管理システムツールです。

「支出の見える化」、「業務プロセスの改善」、「支出削減」の3項目を重視して開発されており、購買にかかる支出だけでなく業務工数の削減効果も期待できます。

RFQクラウド


「RFQクラウド」は、製造業の調達や購買部門の見積査定プロセスをサポートするクラウド型購買管理システムツールです。

情報を集約してデータベースを構築し、見積査定にかかる工数を削減できるので経費の節約にも役立ちます。

ビズネット 調達・購買デジタル化サービス


「ビズネット 調達・購買デジタル化サービス」は、資材調達や購買管理をデジタル化する購買管理システムツールです。

BtoB商品のサプライヤーECサイトと連携可能で、最大5,000万点の業務用資材の中から必要なものを一括購入できます。

発注先がECサイトを所有していなくても、ビズネットのプラットフォームに参加すれば商品情報を電子カタログ化することが可能です。

また、ビズネット会員向けの特別価格で購入できるため、資材購入コストの削減にも役立ちます。

まとめ


購買管理システムツールを導入すれば、工数や作業時間などの業務コストを大幅に削減して調達業務の効率アップが図れます。

導入費用やランニングコストは製品によって大きく異なるので、購買管理に使える予算を社内で決めておき、予算に適したシステムを導入するようにしましょう。

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