全世界約7割のシェアを誇るペーパーレス化ソリューション

企業経営では、さまざまな書類を取り扱います。例えば紙の契約書では、印刷や1枚ごとの押印、郵送、保管などの多くの手間がかかります。

ペーパーレス化はこれらの手間をなくすだけでなく、コストを大幅に削減します。

ここでは、ペーパーレス化を実現する「ドキュサイン」のメリットと特徴について解説します。

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「ドキュサイン」とは

「ドキュサイン(DocuSign)」は180ヵ国以上、30万社以上で利用されているペーパーレス化ソリューションです。

紙のやりとりをすべて電子化し、記録を残せるため、あらゆる場所・端末で業務を行えます。

また書類の印刷やスキャン、送付なども不要になるため、書類の承認や意思決定を迅速に行えるようになるでしょう。

 

「ドキュサイン」を導入するメリット

コスト削減

例えば、紙の契約書は郵送料や印刷費、収入印紙などの費用が発生します。また、契約書は法律によって一定期間保管しなければならず、会社法関連の契約書は10年、経理関連の契約書は7年と長期で、保管にもコストがかかります。

契約書をペーパーレス化すれば、これらのコストはかかりません。

「ドキュサイン」は書類関連の業務効率を抜本的に改善するため、時間的コストも大幅に削減できます。

一般的な文書形式に対応

「ドキュサイン」はWord、Excel、PowerPoint、PDFといった一般的なデータ形式に対応しているため、これまでの業務のやり方を変えることなく利用できます。

PDFにしか対応していない電子契約サービスが多い中、多くのデータ形式に対応している「ドキュサイン」には大きなアドバンテージがあります。

迅速な契約締結

「ドキュサイン」を使うことで、作業時間も大幅に短縮できます。

通常の契約締結は、以下のようなフローで行われます。

契約書作成→印刷→製本→印紙貼り付け→捺印→封入・送付→先方の捺印→封入・返送→ファイリング→保管

「ドキュサイン」を導入すると、フローは以下のように変わります。

契約書作成→ファイルのアップロード→メールで通知→先方の合意→自動保管

「ドキュサイン」は、契約成立までの時間を80%も短縮できるのです。

 

「ドキュサイン」の特徴

ペーパーレス化を実現するサービスはいくつかありますが、ここでは「ドキュサイン」ならではの特徴を紹介します。

エンベロープ(封筒)単位での送付

多くの電子契約サービスでは書類1通単位で送付するため、件数ごとに費用がかかります。

一方「ドキュサイン」は、1つの契約に必要な書類をエンベロープ(封筒)に格納して送付します。件数は、このエンベロープ単位でカウントします。

エンベロープには契約書類以外のファイルを添付することもでき、またエンベロープ全体での容量制限もありません。

視覚的に操作できる

ツールが使いにくいと、使い方を覚えるための時間が必要になります。

ITリテラシーが低いと、使いこなせないこともあるでしょう。

「ドキュサイン」は、視覚的に操作できます。

例えばPCでは、ドラッグ&ドロップで簡単に承認者の設定が可能です。

モバイルアプリもあり、スマートフォンを数回タップするだけで、すべての文書に電子署名ができます。

印鑑に対応

海外発のツールなので、日本独自の文化・慣習に対応しているかどうかが気になるところですが、「ドキュサイン」には電子署名だけでなく、文書に電子印鑑を追加する機能があります。

これにより、文書に署名する代わりに印鑑の捺印も可能です。

世界標準のセキュリティ

「ドキュサイン」は契約書類も扱うため、金融機関や通信事業者のサービスと同等のセキュリティ対策を講じています。

それを証明するのが、以下の第三者機関による認定です。

  • SOC 1 Type 2
  • SOC 2 Type 2
  • ISO 27001:2013
  • PCI DSS
  • FISC
  • FedRAMP
  • xDTM
  • GDRP

 

他システムとの連携

ペーパーレス化は書類作業の効率を抜本的に改善しますが、「ドキュサイン」単体では効率化できる範囲は限られます。

そのため、さまざまなニーズに応えるために、数百ものエンタープライズ・アプリケーションと接続できる機能を備えています。

例えば、大手クラウド・ストレージ・サービスの「Box」と連携が可能です。「Box」はコンテンツのコラボレーション、共有、バージョン管理などの機能に優れています。

「ドキュサイン」を「Box」と連携することで、個人情報や機密情報などを含む契約書も「Box」で一元管理が可能です。

 

「ドキュサイン」のプラン・料金

Personal

(個人向け)

Standard

(企業向け)

Business Pro

(企業向け)

価格

(年間一括払い)

$120

$300

$480

ユーザー数

シングルユーザーのみ

最大3ユーザー

最大3ユーザー

特徴

・文書を送信して電子署名を依頼:1カ月あたり5回

・基本フィールド

・モバイル・アプリ

・再利用可能なテンプレート

・基本的なワークフロー

・リアルタイム監査証跡

・DropboxやBox、Googleドライブなどのクラウドとの統合

・多言語対応

・文書を送信して電子署名を依頼:制限なし

(Personalに加えて以下の機能)

・リマインダーと通知

・パーソナライズされたブランド設定

・コメント機能

・文書を送信して電子署名を依頼:制限なし

(Personal・Standardに加えて以下の機能)

・支払い機能

・高度なフィールド

・署名者の添付資料

・一括送信機能

・PowerForm(パワーフォーム)

・コラボレーションフィールド

・同席での署名機能

・高度な認証機能

 

無料プラン

「ドキュサイン」には無料プランがあり、エンベロープの受信とサイン(署名)を無制限に行うことができます。

エンベロープの送信は、3通まで無料です。

無料トライアル

「ドキュサイン」を導入する前に、有償プランを30日間無料で試すことができます。

ワークフローに取り入れてみて、どれだけ業務効率が改善されるか試してみるとよいでしょう。

 

まとめ

書類のペーパーレス化は業務効率を抜本的に改善し、コスト削減にも寄与します。

テレワーク環境において、ペーパーレス化は必須です。新たな働き方を実現するためにも、「ドキュサイン」のようなサービスの導入は不可欠でしょう。

「ドキュサイン」は、海外でのスタンダードな電子契約サービスです。海外との取引が多い企業、もしくはこれから取引を増やそうと考えている企業は、導入を検討することをおすすめします。

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