リモートワーク時代にはもはや必須。おすすめの会議室予約システムツール6選

オフィスに自社専用の会議室がない場合は予約をして借りられる会議室を利用する必要がありますが「誰に頼めばいいのか」わからなかったり、自社に会議室があっても需要が高く日程や予約が難しい場合も多いです。

このような悩みを持っている人に向けて、会議室の予約業務をスムーズにできる「会議室予約システム」が登場しています。

働き方改革の影響もありリモートワーク時代になっている昨今、会議室予約システムが力を発揮しているので会議室の予約を担当している人は必見です。

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会議室予約システムツールとは

会議室予約システムツールは名前のニュアンスからもわかるように「会議室の予約」に特化しているサービスです。

冒頭でも触れましたが、会議室の予約を行うのは意外と難しく、キャンセル待ちになっている状況も少なくありません。

会議室予約システムは、会議を開きたい場合はもちろん、イベント・キャンペーンを開きたい場合にも使える便利なツールです。

会議室予約システムツールを導入するメリット

会議予約システムには特に大きなメリットが3つあります。

・ミスを予防できる
・状況の確認が出来る
・業務負担の削減が可能

それぞれのメリットについて詳しく解説を行いますので、参考にしてください。

ダブルブッキングや予約ミスを防げる

会議室予約システムでは日付や時間などを実際に目で見ながら予約できるため、電話の時と比べて言い間違いなどを防ぐことが可能です。

さらに予約状況を確認した上で予約できるため、ダブルブッキングが起きることもありません。

同じチーム内で使ってもアラーム機能などを利用することで、会議が長引いて他のチームが使えないという状況をなくせます。

システムのタイプによって変わりますが、会議室予約システムを利用することで予約ミスを防げます。

予約・利用状況の確認ができる

会議室予約システムの中でも特に魅力的なのが「予約や利用状況」がリアルタイムでわかるという点です。

多くの会議室予約システムはインターネット環境を利用したクラウド型になっており、情報がリアルタイムで更新されるようになっています。

今現在会議室を誰が使っているのか・誰が予約をしているのかという状況を確認しながら予約を行えるため、大きなトラブルや予約ができない状態に陥ることは少ないです。

予約がスムーズに出来ることによって精神的にも楽になるのは、大きなメリットでしょう。

業務負担の削減ができる

さらに、会議室予約システムは予約などの業務負担を削減できます。

予約を行う場合は電話やメールなどを利用する場合が多いものの、予約がスムーズに出来なかった場合は何度も同じ工程を繰り返す必要があります。

しかし、会議室予約システムでは前述でも触れたように、状況確認をしながら予約ができるためメールや電話連絡を入れる必要はありません。

わずらわしい業務を削減をして違う業務に取り掛かることができるため、生産性も高められます。

会議室予約システムツールを導入する際の注意点

多くのメリットがある会議予約システムですが、注意点としてはルールを決めておく必要があることです。

社内の会議室予約を行う場合、一人がルールを守らずにいつまでも使い続けていると、システムを導入する意味がありません。

また、空予約を入れる人や、使用予約時間を過ぎても使い続ける人などがでないためにも、システムを導入する際には明確なルール決めを行っておくのが好ましいです。

会議室予約システムツールの選定ポイント・選び方

・導入方式
・機能性
・操作性

会議室予約システムは多くの企業がサービス提供を行っていますが、しっかりと予約ができるように選定ポイントをおさえておきましょう。

上記の3つが会議室予約システムの選定ポイントになりますので、それぞれどのような点を意識するべきなのか詳しく解説を行っていきます。

導入方式

会議室予約システムでは、インストールタイプとクラウド型タイプがあります。

インストールタイプはシステムやサーバーの構築が必要になるため、初期費用が高くなりがちですがセキュリティ面に強いという魅力があります。

一方、クラウド型はサーバーやシステムの構築が必要ないため、初期費用を抑えることができるとともにリアルタイムで情報が反映されます。

メリットやデメリットが大きく変わるため、導入方式はしっかりと意識して選ぶようにしましょう。

機能性

会議室予約システムでは単純に会議室の予約ができるだけでなく、他の機能も合わせて使えるサービスも多いです。

機能が豊富であれば多くのシーンで活躍してる反面、利用料金も高くなるでしょう。

提供している企業によって機能が異なるため、自社で使用する可能性がある機能が付いているサービスを選ぶようにするのがおすすめです。

操作性

会議室予約システムでは操作性も意識して選ぶようにしましょう。

魅力的なサービスであっても操作が難しいと使いこなせないので意味がありません。

操作が簡単だと多くの管理者・従業員が使えるため、よりシステムを導入したメリットを得られやすいです。

できるだけシンプルなレイアウトで、使いやすいサービスを選ぶのがおすすめです。

おすすめのERPツール6選

次は、実際に会議室予約システムが搭載されているおすすめEPRツールをご紹介します。

どのEPRツールも導入する規模や従業員数・ユーザー数によって料金が変動します。

正確な料金を知るためにも、気になるサービスがある場合は問合せを行って見積もりを出してもらうようにしましょう。

初期導入費 月額費用 利用者満足度 無料トライアル
iMeetingR-R 要問合せ 要問合せ 3/5 〇
CC-SmartReservation – 3,000円～ – ×
ACALL MEETING 要問合せ 要問合せ – 〇
BRoomHubs 100,000円～/税抜 30,000円～/税抜 – 〇
touch-mee 0円 3,500円～/1室 – 〇
ResourceLook Online – 15,000円～ – 〇

iMeetingR-R

iMeetingR-Rはクラウド型の会議室予約システムで、会議室の一元管理ができる点でも人気です。

マルチデバイスにも対応しており会社のパソコンだけでなく、手持ちのスマホからでも予約やキャンセル操作ができます。

会議が早めに終わった場合は退室ボタンを押すことですぐに開放状態になり、待っている人が予約できる状態になります。

さらに、会議室を利用していると予約している時間を見落としがちですが、画面が点滅してくれて終了時間を知らせてくれるため、トラブルに発展しづらいです。

CC-SmartReservation


CC-SmartReservationは、複数の会議室を1台で管理ができる実用性に優れたシステムです。

事前に登録をしておくとMAP表示も可能で、来訪者にも優しいツールです。

Office365の予定表と会議室の予定の連携が可能で、リアルタイムで反映します。

会議の開始前には自動的にメールの通知が届くため、会議忘れを防ぐこともできます。

会議を延長したい場合などでも、会議室の予約状況がスムーズに把握できるため、入室後も使いやすいと好評です。

ACALL MEETING

ACALL MEETINGは、リアルタイムでの状況把握に特化したサービスです。

使用されている会議室には使用時間や次の予約可能時間が表示されるため、いつ予約できるのかを一目で把握できます。

入室のチェックインがない場合は自動的にキャンセルが行われて予約が可能になるので、空き状態を無駄にすることもありません。

アジェンダ表示やチャット機能が搭載されており、会議に参加していない人に持ってきてほしい資料などを伝えることも可能です。

BRoomHubs

BRoomHubsは、直感的かつ使い勝手のよいインターフェースが特徴的な会議室予約システムです。

予約機能が使えるだけでなく来訪者管理機能も搭載されており、受付担当者との情報共有がスムーズに行えます。

さらにチェックイン・チェックアウト機能だけでなく、空予約を防ぐ自動キャンセル機能も搭載しているため、空白な会議室をなくすことが可能です。

30分単位での予約ができるなど、使いやすさにこだわって開発されているシステムです。

touch-mee


touch-meeは、利便性の高さが人気の会議室予約システムです。

touch-meeでは手持ちのスマホを利用して会議室の予約ができますし、会議室のチェックインとチェックアウトもスマホでできるとともに、チェックアウトとチェックイン時の通知もスマホに届きます。

スマホだけで予約や延長・検索・通知などができるため便利だと好評です。

工事も必要ないため、低コストで利用できる点からも人気があります。

ResourceLook Online

ResourceLook Onlineは会議室の空予約を無くし、運用効率を向上させるサービスです。

Office 365などのグループウェアとの連携も可能なので、スケジュール管理がしやすいのも魅力です。

会議室に入室した際にはシステムに反映されますが、入室した様子がない空予約状態の場合は自動的に予約のキャンセルが行われ、他の人が予約できる状態を作ります。

無駄な時間をなくした回転率の良い会議室の利用ができますので、多くの企業におすすめです。

まとめ

働き方改革の影響もあり、リモートワークの導入をしている企業が増えているため、会議室予約システムは需要がさらに高まる可能性があります。

メリットが多くどのEPRツールも使いやすくて便利なので、会議室予約システムを利用したいと考えている人は参考にしてください。

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