複雑な労務管理を効率化し、業務時間を大幅に削減する

企業にとって欠かせない業務の一つに人事労務管理がありますが、従業員の情報管理や年末調整など人事労務担当者の業務量は少なくありません。

繁忙期は残業が増えたり、休日出勤を余儀なくされることもあるでしょう。

そんな人事労務担当者の業務を効率化し、業務時間の短縮や生産性向上、経費削減に役立つのが「労務管理ソフト」です。

今回は、労務管理ソフトの中でもすでに30,000社以上が導入している「SmartHR」について、特徴や機能を解説します。

労務管理業務の悩みを抱えている企業の方は、ぜひ参考にしてください。

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SmartHRとは?

SmartHRとは株式会社SmartHRが提供している労務管理ソフトで、従業員情報の管理や各種手続きをクラウド上で一元管理できます。

また総務省の電子管理システム「e-Gov」と連携しているため、1クリックで役所への申請が可能です。

従業員情報をCSVで出力することもでき、他の勤怠管理システムや会計システムとの連携も可能で、人事労務管理担当者の業務効率化を図れます。

サービス開始から約5年で30,000社以上が導入している、人気のサービスです。

 

SmartHRの特徴

SmartHRには、大きく分けて以下の4つの特徴があります。

  • 年末調整など重要書類作成の効率化
  • Web上で書類作成、管理が可能
  • 情報の一元管理が可能
  • 個人情報を本人から収集

 

年末調整など重要書類作成の効率化

SmartHRを利用すれば、年末調整など重要書類の作成も「従業員へ通知→質問に回答→自動で書類作成」というフローで簡単に作成できます。

人事労務担当者は1クリックで従業員に通知することができ、従業員はスマートフォンアプリから入力が可能です。

また入社前にSmartHRに個人情報を入力しておくことで、保険証の発行など入社後の手続きが簡略化されるなど、労務管理に関する書類作成を効率化できるのが大きな特徴といえます。

Web上で書類作成、管理が可能

SmartHRはすべての作業をWeb上で完結できるため、紙を使う必要がなく、時間や経費を削減できます。

給与明細もWeb上で確認でき、総務省の電子管理システム「e-Gov」との連携によって、役所への申請も1クリックで完了します。

情報の一元管理が可能

従業員が増えるにつれて人事労務管理に関する業務も増えていきますが、SmartHRを利用すれば従業員の個人情報を一元管理し、連動してくれるため、各種手続きを簡単に行うことが可能です。

個人情報の一元管理によって、データの更新漏れを防ぐこともできます。

個人情報を本人から収集

SmartHRでは、個人情報を従業員本人に入力してもらうので、入力ミスがほとんどありません。

 

SmartHRの機能

SmartHRには、主に以下の10の機能があります。

  • 人事情報の管理
  • 役所への電子申請
  • 各種手続きの簡素化
  • 明細の発行
  • アカウント管理
  • マイナンバー管理
  • 外部サービス連携
  • カスタマイズ機能
  • 健康保険書類対応
  • その他

 

人事情報の管理

従業員のリストや個人情報の管理が可能です。従業員本人に個人情報を入力してもらったり、変更申請を受け付けたりできるるので、常に情報を最新の状態に保てます。

役所への電子申請

社会保険や雇用保険などの手続きは、すべて電子申請で完結できます。

各種手続きの簡素化

各種手続きに伴う以下のような書類を自動的に作成でき、連携機能を利用すれば、年末調整などもWeb上で完結できます。

  • 雇用契約
  • 入社手続き
  • 退職手続き
  • 扶養の追加
  • 扶養の削除
  • 住所変更
  • 氏名変更
  • 算定基礎・労働保険の年度更新
  • 年末調整
  • 報酬月額の変更

 

明細の発行

自社システムと連携すれば、給与明細や源泉徴収票の発行も可能です。CSVを取り込むだけで連携できるので、とても簡単です。

アカウント管理

従業員のメールアドレスや社員番号をIDとし、パスワードを設定することで従業員一人ひとりのマイページを用意することも可能です。

マイナンバー管理

SmartHR上でマイナンバーを管理することもでき、閲覧履歴が保存されるため情報漏洩を抑止できます。

外部サービス連携

他社のさまざまなサービスとの連携も可能です。

カスタマイズ機能

オプションを追加することで、自社に合ったシステムにカスタマイズできます。

【カスタマイズできる機能の例】

  • ToDoテンプレート
  • メールテンプレート
  • 権限管理
  • 従業員プロフィール

 

健康保険書類対応

SmartHRでは、各種健康保険書類のデータ管理も可能です。

その他

日本語以外の多言語に対応しているほか、通知センターの設置や標準報酬月額計算機など、さまざまな機能を搭載しています。

 

SmartHRを導入すべき企業

人事労務に時間を取られている企業は、SmartHRを導入すべきでしょう。

SmartHRを導入すれば、人事労務業務の時間を大幅に削減できます。それは、残業代や休日出勤手当の削減にもつながるでしょう。

SmartHRを導入したことで人事労務に割く時間が1/3になり、年間で数百万円のコスト削減に成功したという事例もあります。

人事労務業務に充てられる人員が少ない企業はもちろん、事業拡大に伴って社員が増え続けている大企業にもおすすめです。

 

SmartHRの料金プラン

SmartHRの料金プランは、小規模の企業向け(50名以下)のスモールプランと、あらゆる規模の企業向け(51名以上)のスタンダードプランが用意されています。

なお、金額の詳細は見積もりとなりますので、興味がある企業の方は見積もりを依頼するとよいでしょう。

30名以下の企業には、無料プランも用意されています。印刷代行やチャットサポートなど一部利用できないサービスもありますが、小規模事業者は試してみる価値があるのではないでしょうか。

 

まとめ

数ある業務の中でも特に重要な業務である人事労務は、対策を行わなければ業務量が雪だるま式に増えていきます。

SmartHRを導入すれば、人事労務業務の効率化だけでなく、企業全体の生産性向上も図れるでしょう。

小規模事業者はもちろん、業務拡大に伴い社員が増えて人事労務業務が追いつかない企業も、SmartHRの導入を検討することをおすすめします。

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