書類作成などがスムーズに進むワークフローシステム

「書類の作成や申請は手間がかかって大変」、「過去の提出書類を探すのに時間がかかる」とお悩みの方は多いのではないでしょうか。

物品の購入や交通費の精算など、日々の業務を進めていくためには様々な申請書の作成が不可欠です。

煩雑な書類作成業務を簡単に済ませられる業務支援ツールとして注目を集めているのが、「ジョブカンワークフロー」です。

今回は「ジョブカンワークフロー」の導入メリットや評判について解説しますので、導入を検討している事業者は参考にしてみてください。

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ジョブカンワークフローとは?


株式会社Donutsが提供している「ジョブカンワークフロー」は、書類作成などの一連の業務フローを短縮化できる業務支援ツールです。

ジョブカンワークフローを導入すれば、下記のような申請書類を簡単に作成することができます。

・接待交際費稟議書
・交際費清算書
・出張申請書
・休暇申請書
・捺印申請書
・備品購入申請書
・住所変更届

一般的な申請書類であれば5分程度で作成できるため、導入企業からは使いやすさを評価する声が寄せられています。

申請書類は作成に手間がかかるだけでなく、提出した後は複数の承認権者が申請内容を確認するため、承認フローを回すのにも時間がかかります。

ジョブカンワークフローは申請書類の承認作業にも対応しているので、煩雑な事務作業を省力化したい企業におすすめです。

株式会社Donutsとは?

たとえ魅力的なシステムであっても、全く知らない企業のサービスを利用するのは不安があるものです。そこで、本項ではジョブカンワークフローの運営企業についてご説明します。

「株式会社Donuts」は東京都渋谷区に本社を構えるIT企業です。2007年に創業してから、ジョブカンワークフロー以外にもゲームや医療・クラウドサービスなどの幅広い分野で事業を展開しています。

タイや韓国などの海外市場への進出にも力を入れており、今後さらなる発展が期待できる企業です。

ジョブカンワークフローは、「avex」「chatwork」「タマホーム」などの有名企業も導入しており、公式サイト上では「操作が簡単で、パソコンに詳しくない従業員でも扱いやすい」と操作性や利便性を評価する声が紹介されています。

ジョブカンワークフローのメリット


テレビや新聞などの様々なメディアで紹介されているジョブカンワークフローですが、「導入すると、どのようなメリットが得られるのか知りたい」という事業者も多いでしょう。

ここからは、ジョブカンワークフローの導入によってもたらされる5つのメリットを詳しく解説していきます。

書類作成が簡単になる

ジョブカンワークフローを導入することで、簡単に書類が作成できるようになります。

ジョブカンワークフローには50種類以上のテンプレートが用意されており、作成したい書類を選ぶと記入項目が表示されるので、画面の案内に従って入力していくだけで申請書類が完成します。

申請書類は種別によって様式や入力項目が異なるため、その都度正しい記入方法を確認する必要がありますが、ジョブカンワークフローには記入漏れを防ぐ「必須設定」や、規定以上の金額などを入力できないようにする「入力制御機能」があるため、書類作成のミスを削減することが可能です。

業務時間を短縮できる

ジョブカンワークフローを活用することで、書類作成だけでなく承認作業や管理業務にかかる時間コストを短縮できます。

ジョブカンワークフローはモバイル端末にも対応しており、社外にいる時でも申請や承認作業が行えます。

出張や営業での移動中に申請書類を作成して提出したり、外出中の上司が承認フローを進めたりできるため、申請業務にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。

書類を一元管理できる

承認後の書類データはクラウド上に保管できるので、申請内容を確認したい時は素早く検索できます。

従業員の人数が多い企業は申請書類の量も必然的に増えるため、申請情報の管理がとても大変です。ジョブカンワークフローを導入すれば申請データを一元的に管理できるので、事務担当者の負担を減らすことができます。

ペーパーレス化を推進できる

近年は働き方改革の影響もあり、業務のペーパーレス化を推進している企業が増えています。

ジョブカンワークフローは、申請書類の作成から管理までをクラウド上に集約できるため、紙媒体の書類を使う必要がありません。

申請・承認業務がペーパーレス化することで管理コストが削減できるため、一石二鳥のシステムといえるでしょう。

無料でサポートを受けられる

ジョブカンワークフローは、無料で全てのサポートを利用することができます。

どんなに素晴らしいシステムでも、サポート体制が不十分だとトラブル発生時に適切な対応ができず、業務に支障が出る恐れがあります。

ジョブカンワークフローは導入後だけでなく、無料お試し期間中でも電話やメール・チャットによるサポートを無制限で受けられるため、システム系の人材が不足している事業者でも安心して利用できるでしょう。

ジョブカンワークフローの評判

システムの導入を判断する時は、既に利用している企業の評判を参考にしたいという事業者も多いのではないでしょうか。

本項では、ジョブカンワークフローの良い評判と良くない評判を紹介しますので、システム選定時の参考にしてみてください。

良い評判

「テンプレートがシンプルで作りやすい」という点や「カスタマイズ性が高くて柔軟に対応できる」点を評価する声が多く見られました。

ペーパーレス化を推進するために導入する企業も多く、「紙の書類を減らすことができて満足している」というユーザーの声もありました。

良くない評判

良くない評判には「他のサービスとの連携が難しい」という声がありました。

「連絡ツールと連携できればさらにスムーズに作業が進むため、改善を期待している」という声も多いです。

ジョブカンワークフローの料金プラン

初期費用 月額費用 サポート費用 無料お試し
0円 300円/1ユーザーあたり
※500ユーザー以上は要問合せ
0円

 

ジョブカンワークフローは、1ユーザー当たり月額300円で利用できます。初期費用とサポート費用が必要ないため、リーズナブルな価格帯で導入することができます。

従業員が500名以上の会社は別途見積もりが必要なので、公式サイトから相談をしてみましょう。

初期設定ができないという場合は初期設定プランの利用をおすすめします。

まとめ


ジョブカンワークフローは申請書類が簡単に作れる業務支援システムです。リモートワークやペーパーレス化を推進する企業が増えているため、業務の電子化をサポートするシステムは今後ますます需要が高まっていくことが見込まれています。

申請・承認業務の時間短縮や省力化に役立つため、ワークフローシステムの導入を計画している企業はジョブカンワークフローもぜひ検討してみてください。

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(編集:創業手帳編集部)