リモートワークを始めたい人必見!成功させるための始め方

リモートワーク・テレワークは政府が推進している働き方でもあり、柔軟な働き方ができる点でも注目を集めています。

リモートワークを始めたいと考えていても、何から始めたらいいのかわからないと悩む人も多いのではないでしょうか。

今回はリモートワークはどのような流れで導入すると成功できるのか、意識するべきポイントやおすすめツールと合わせて解説をしていきます。

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リモートワーク・テレワークとは?

リモートワーク・テレワークはどちらも似たような意味合いの言葉で、「遠方で働く」という意味になります。

会社から離れた「カフェ」や「コワーキングスペース」「自宅」で仕事を行う働き方がリモートワークです。

ひと言でリモートワークといっても、「ハイブリッド・リモートワーク」「フルタイム・リモートワーク」「テンポラリー・リモートワーク」という3つの種類に分かれます。

いきなりすべての業務をリモートで行うのではなく、テンポラリー・リモートワークのように少しずつ導入していき、最終的にフルタイム・リモートワークを目指すという方法がおすすめです。

テンポラリー
リモートワーク
一部の業務だけをリモートワークで対応する働き方
ハイブリッド
リモートワーク
会社勤務と遠隔勤務を組み合わせた臨機応変な働き方
フルタイム
リモートワーク
すべての業務をリモートワークで対応する働き方

リモートワークを始めたい!何から始めれば良い?導入の流れ

・STEP.1 目的・課題の明確化
・STEP.2 従業員への周知
・STEP.3 環境構築
・STEP.4 社内のルール・マニュアルの構築
・STEP.5 リモートワークにつなぐ研修
・STEP.6 一部からリモートワークの導入
・STEP.7 定期的な確認

次は、リモートワークを始めたい人必見の導入の流れについて解説していきます。

主に7つの工程に分けて進めていくことでリモートワークが導入しやすくなるので、導入を検討している人は参考にしてください。

STEP.1 目的・課題の明確化

環境構築から始める人も多いのですが、最初は「リモートワークを行う目的」や「企業が抱える課題」について考えるようにしましょう。

リモートワークを取り入れて失敗する企業の傾向として、「目的」や「課題」の明確化ができていないケースが多いです。

リモートワークの導入は様々なメリットがありますが、企業によって導入目的は異なるため、まずは目的と課題をはっきりさせるようにしてください。

【導入目的例】

・コストを削減したい
・離職率の低下させたい
・業務の効率化を図りたい
・電子化サービス導入のきっかけを作りたい
・優秀な人材の確保を行いたい
・非常時に備えたリスク分散目的
・移動時間の削減を行いたい

上記のような導入目的があり、それぞれ違ったゴールが存在します。

企業が抱える課題を解決するように導入していくのが好ましいでしょう。

STEP.2 従業員への周知

目的や課題をはっきりさせたら、次は「従業員への周知」を行っていきます。

リモートワークの導入を始めることを管理者に伝え、管理者から各従業員に伝えてもらう方法が良いでしょう。

周知で意識したいのが「目的や課題・背景も同時に伝える」という点です。

従業員側からすると、いきなりリモートワークを始めると言われても、なぜ始めるのかがわからなければモチベーションが上がらないでしょう。

リモートワークには自己管理が必須です。

課題・目的・導入の背景を伝えることで、リモートワークを行う意味をわかった状態で仕事をしてもらえるとともに、すべての従業員が同じ方向性で働けるようになります。

STEP.3 環境構築

従業員の周知が終わった後は、早速リモートワーク環境の構築を始めましょう。

会社でシェアするサービス・システムや、社員が働く場所の検討してください。

リモートワークを行うためには机や椅子が必要なだけでなく、パソコンの付与なども視野に入れる必要があります。

また、自宅にインターネット環境があるのか・セキュリティ体制が整っているかなどの確認をするようにしてください。

セキュリティについてあまり詳しくない場合は、契約会社に依頼をする方法もあります。

STEP.4 社内のルール・マニュアルの構築

リモートワーク環境の構築と並行してやるべきことが社内のルール・マニュアルの構築です。

リモートワークを進める際は社内のルール決め・マニュアルの構築が大切で、定期的に報告・連絡・相談をするように決めておくのがおすすめです。

実際に導入している企業の中には頻繁に報告・連絡・相談をするだけでなく、毎日の朝礼や定期的なミーティングを実施していることもあります。

また、評価制度などを取り入れることでエンゲージメントを維持しやすくなるでしょう。

【考えるべきルール決め・環境構築例】

・リモートワーク実施時の通信費の支払いをどうするか
・環境構築に必要な備品の経費
・勤怠管理の仕組み
・リモートワーク実施者の申請方法
・リモートワーク時の就業規則
・リモートワークに合った人事評価方法
・リモートワーク導入のためのツール/システム

STEP.5 リモートワークにつなぐ研修

ルール決めやマニュアルの構築が終わった後は、リモートワークを行うための研修を行っていきましょう。

「いきなり明日からリモートワークを始める」となっても、具体的な進め方がわからなければ社員が戸惑ってしまいます。

研修で必要な知識やノウハウを学べばスムーズに業務を進めやすくなるでしょう。

STEP.6 一部からリモートワークの導入

研修が終わるといよいよリモートワークの実施ですが、いきなりフルリモートに切り替えるのではなく、一部の業務からリモートワークを取り入れていきます。

リモートワークを実施すると様々な課題も出てくるでしょう。

生産性の極端な低下を防ぐためにも、少しずつ導入していくようにしてください。

STEP.7 定期的な確認

リモートワークの導入が順調に進んでいったら、定期的なミーティング・適正な評価を行いましょう。

リモートワークは導入するのがゴールではありません。

導入した後に、実施している従業員の反応や成果を見ながら一部の業務をリモートにするのか、すべての業務をリモートにするのか決めると良いでしょう。

初めての導入で意識したい3つのポイント

・無計画での導入に踏み切らない
・いきなりのフルリモートは避ける
・定期的な規則/制度の話合いをする

次は、リモートワークの導入時に意識しておくべき3つのポイントについて解説します。

リモートワークを成功させるための注意点にもなりますので、導入の流れと一緒にチェックにしていきましょう。

無計画での導入に踏み切らない

最も気をつけるべきポイントが「無計画でリモートワークを始めない」という点です。

企業によってはいきなりリモートワークを実施しているところもありますが、ルールの構築ができていないとトラブルになりやすい上に、生産性が低下してしまうでしょう。

しっかりとした準備がリモートワーク成功のカギを握りますので、少しずつ準備をしていきましょう。

フルリモートではなく一部から始める

リモートワークには様々な形態がありますが、いきなりフルリモートワークにするのは避けるようにしましょう。

一部から始めることで、リモートワークにおいて生じる課題を解決しながら慎重に進められます。

中にはリモートワークには向かない業務もありますので、少しずつ導入をしてから反応を見るのが好ましいです。

定期的なルール・制度の見直し

リモートワーク導入時に決めたルール・制度は、柔軟に変えていくようにしてください。

導入してから判明する課題や改善点なども出てくるでしょう。

課題をそのまま放置しまうとエンゲージメントや生産性の低下につながります。

その都度ルールなどを変えながら、従業員が働きやすい環境づくりを心がけてください。

リモートワーク・テレワーク導入時に採用したいツール

・勤怠管理ツール
・タイムマネジメントツール
・連絡ツール
・ファイル共有
・グループウェア

次は、リモートワーク・テレワーク導入時に採用したい5つのおすすめツールを解説していきます。

どのようなツールがテレワーク・リモートワークに役立つのか、詳しく解説をしていきますので参考にしてください。

勤怠管理ツール

リモートワークはどうしても勤怠管理が難しく、だらだら仕事をしてしまい、クオリティ低下につながったり長時間労働になってしまったりする場合があります。

勤怠管理ツールを利用することでメリハリのある仕事ができるとともに、長時間労働を未然に防げます。

出退勤の状況も把握しやすくなりますので、できるだけ導入するようにしましょう。

クラウド型の勤怠管理ツールで、Web打刻ができるツールがおすすめになります。

【おすすめツール】

・マネーフォワード クラウド勤怠
・jinjer(ジンジャー)勤怠
・ジョブカン勤怠管理

タイムマネジメントツール

仕事のクオリティを下げないための手段として、タイムマネジメントツールを利用するのもおすすめです。

リモートワークを成功させるためには、一人ひとりのタスク管理やスケジュール管理が重要になってきます。

人によって自己管理能力が異なりますので、タイムマネジメントツールを利用して進捗状況がわかるようにすると管理がスムーズになるでしょう。

【おすすめツール】

・Clock It!(クロックイット)
・TaskChute(タスクシュート)
・Backlog(バックログ)

連絡ツール

リモートワークでは、コミュニケーションが課題に感じるという企業も少なくありません。

一人で集中して仕事をしていると孤独感を感じ、エンゲージメントの低下につながりやすくなる傾向があります。

定期的に報告・連絡・相談ができるように、連絡ツールを利用してやり取りを行うようにするとコミュニケーション不足が解消されます。

連絡ツールでもSNSアプリやチャット形式のツールを選ぶと連絡が取りやすいため、ビジネスチャットツールは多くの企業におすすめです。

【おすすめツール】

・Chatwork(チャットワーク)
・Slack(スラック)
・oVice(オヴィス)

ファイル共有

できればリモートワークで使える共有ファイルを利用するのがおすすめです。

リモートワークで資料を共有する時・バックアップ用としてデータを保存するにも役立ちます。

セキュリティが高いツールを利用するようにしましょう。

【おすすめツール】

・Dropbox(ドロップボックス)
・One Drive(ワンドライブ)
・Google ドライブ

グループウェア

グループウェアは顧客情報管理・案件管理・売上管理など様々なアプリケーションがまとまっているツールです。

グループウェアはリモートワークを導入している企業以外からも人気が高く、社内の見える化や業務の効率化・内部統制の強化に役立ちます。

【おすすめグループウェア】
・kintone(キントーン)
・G Suite(ジースイート)
・ジョブマネ

まとめ

リモートワークの導入は何から始めたらいいか悩みがちですが、目標や課題を明確にして、ルールや規則の構築などを順番に対応していくと良いでしょう。

目的の明確化としっかりとした準備がリモートワーク成功のカギを握ります。

リモートワークをいざ実施してから発生する課題や改善点などもありますので、その都度柔軟に対応しながら進めていくようにしましょう。

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(編集:創業手帳編集部)