商取引業務を効率化できる!おすすめのEDIツール6選

企業間の取引きにおいては、発注書や請求書、契約書など様々な資料を作成して管理しなければなりません。

従来は紙ベースでやり取りして、そのデータをスキャニングしたものをフォルダに保管し、必要な時に検索していましたが、大企業であれば多くの従業員がデータを操作できるので、誤って削除・紛失してしまうこともあるでしょう。

商取引業務で発生するデータをクラウド上にアップロードして保管できるEDIツールを導入すれば、ペーパーレス化と業務効率化を図ることができます。

今回は、EDIツールの特徴や導入のメリットについて解説し、おすすめのEDIツール6選を紹介します。

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EDIツールとは

EDI(電子データ交換)ツールとは、受発注から出荷、請求、支払いまでの一連の取引きを会社間でやり取りできる商取引業務システムのことです。

これまでは顧客ごとに電話やメール、FAXなどで取引きを行っている企業がほとんどで、多くの手作業が発生するためミスや漏れが起こりやすかったと言えます。

EDIツールを導入すると、受発注から支払まで一連の取引業務を自動化できるので、手作業を大幅に減らすことができ、業務の効率化を図ることができます。

 

EDIツールを導入するメリット

ここからは、EDIツールを導入するメリットについて見ていきましょう。商取引をスムーズに行うことができるEDIツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

書類送付を自動化できる

EDIツールを導入すると、納品書や請求書などをEメールや郵送、FAXなどで顧客に送る手間を省くことができます。

データを送受信したり、他の業務システムとデータを連携したりすることもできるため工数を削減でき、それを別の業務に回すことができます。

ペーパーレス化が実現する

EDIツールを導入することで紙ベースの業務が減るため、ペーパーレス化を実現でき、用紙代や郵送代、人件費などのコストを削減することも可能です。

業務スピードが上がる

EDIを導入すれば、従業員が行っていた業務がすべてシステムで管理されるので、効率的に業務を行うことができ、時間の節約につながります。

例えば、流通業界においては多くの製品の発注や納品にも対応しなければならないので、EDIツールのようにスピーディーに業務を遂行できるシステムが不可欠と言えます。

正確性が向上する

伝票処理を手作業で行うと、ダブルチェックをしたとしてもミスを完全に失くすことは難しく、パソコンでデータを入力したとしても、その正確性が保証されるわけではありません。

EDIツールは自動的にデータを処理してくれるのでミスが大幅に減り、業務の効率化に寄与します。

 

EDIツールを導入する際の注意点

EDIツールを利用することで、ペーパーレス化や業務効率化などを図れますが、顧客企業への導入が難しいというデメリットがあります。

EDIは自社だけでなく、取引先企業も導入することで初めて効果が生まれるシステムなので、取引先にも導入をお願いする必要があります。

取引先がまだEDIツールを導入していない場合は費用を負担してもらうことになり、コスト面のデメリットが生じるため、1自社に導入する前に取引先がEDIツールを導入しているかどうかを確認しておくとよいでしょう。

 

EDIツールの選定ポイント・選び方

ここでは、EDIツールの選び方やポイントについて解説します。

商取引業務の効率化を図るためにEDIツールの導入を検討している方は、以下のポイントを把握した上で導入するようにしましょう。

WEB-EDIを選択する

EDIには、従来型と呼ばれている「個別EDI/標準EDI/VAN」と新型である「WEB-EDI」「全銀EDI」がありますが、これからの時代に適している「WEB–EDI」という新型のEDIツールを選ぶことをおすすめします。

WEB-EDIは、これまでのように電話回線を使用してやり取りが行われていたEDIツールとは異なり、インターネット回線を利用してデータのやり取りを行うため通信速度が上がり、専用のシステムをインストールする必要がなくなるため、導入の際のコストや手間を省くことができます。

また、これまで使われてきたINS回線は廃止される予定であり、WEB-EDI以外の形式が使用できなくなる可能性もあります。そのため、これからEDIを導入する方はWEB-EDIを選択するほうが無難です。

プロトコルの選択

EDIツールを選ぶ際に重要なのが、回線をつなぐための規格であるプロトコルを複数サポートするEDIツールかどうかを見極めることです。

WEB-EDIで利用されるプロトコルは、基本的に以下の5つです。自社や業界に適したプロトコルに対応しているかどうかを確認してから、導入しましょう。

・EDIINT AS2
流通業を中心に普及しているプロトコルです。データ通信量が大きくリアルタイムで処理することができるので、海外の大手小売業が利用しています。

・OFTP2
欧州や日本の自動車業界において普及しているプロトコルです。

・JX手順
日本独自の規格で、中小企業に特化しているプロトコルです。データ通信量は比較的小さいですが、流通業や小売業などで普及しています。

・SFTP
社内や会社間でデータを交換するために使われているファイル転送のプロトコルで、他サービスとのデータ連携ができます。

日本はもちろん世界中で使われている有名なプロトコルなので、システムに詳しくない方でも名前を聞いたことがあるかもしれません。

・ebXML MS
日本を含むアジア圏で普及しているプロトコルで、データ通信量が大きくリアルタイムで処理することができます。

セキュリティと実績の比較

費用やEDIツールの形式が自社に適しているかどうかも重要ですが、セキュリティと実績を比較することも大切です。

品質や安全性が劣っていると取引先から信頼を失ってしまい、導入してもプラスに働きません。

コスト面や形式などをチェックしたら、セキュリティやサポート体制がしっかりしているかどうかを確認しましょう。

365日24時間体制の監視体制やサポート体制があるかどうか、セキュリティ関連の認定や証明があるかどうか、業界での実績があるかどうかもチェックすることをおすすめします。

 

おすすめのEDIツール6選

ここからは、おすすめのEDIツール6選を紹介します。

自社に適したシステムかどうかを確認した上で選び、無料トライアルがあれば利用してから本格的に導入をするようにしましょう。

サービス名 初期導入費 月額費用 利用者満足度 無料トライアル
esa 0円 500円〜 3.89/5 ×
HULFT8 0円 要問合せ 4.4/5
intra-mart 0円 要問合せ 3/5 ×
クラウドEDI-Platform 0円 要問合せ 4/5
Catalog Cloud 0円 40,000円〜 4/5 ×
クラウドサインSCAN 0円 要問合せ 4/5 ×

 

esa

「esa(エサ)」は迅速に情報共有を行うことができるので、情報が完全に揃っていなくても、チーム内で気軽に情報を共有しながら、情報が育つのをサポートしてくれます。

また、自動的に履歴を残すことができるので、不意にドキュメントを閉じてしまったり更新してしまったりしても、前のデータが保存されているので安心です。

書いている途中でも社内で気軽に情報をシェアすることで、お互いをサポートしながら成長することができます。

 

HULFT8

「HULFT8(ハルフト8)」は、ITシステムに蓄積された会社の売上データや顧客情報などのデータを、万全なセキュリティによって安全に送受信できます。

文字コードを変換する他、業務システムの基盤となる様々なサーバーやプラットフォーム、コード体系などを業界標準「TCP/IPプロトコル」を使用して、安全かつ確実に送ることができます。

 

intra-mart

「intra-mart(イントラマート)」は、システムの共通基盤として業務を改善するためのプラットフォームです。

既存のシステムを生かしながら全社で使用されているデータを共通化することで、「データの見える化」を行うだけでなく、その過程で業務プロセスを改善してくれるので、会社の利益にもつながりやすいシステムと言えます。

 

クラウドEDI-Platform

「クラウドEDI-Platform(EDIプラットフォーム)」は、標準のEDIツールの流通BMSだけでなく、WEB-EDIやJCAなどのレガシーシステムにも対応できるシステムです。

データの収集・配信や通信プロトコル変換、データ変換などのクラウド型情報集約に対応しているので、数多くの実績をもとに自動受信代行にも対応してくれます。

 

Catalog Cloud

マニュアルなどの社内資料を電子化できる「Catalog Cloud(カタログクラウド)」を導入すれば、PDFやJPEG、PPTなどのファイルをアップロードすると自動的にデジタル化されてクラウド上に保存されます。

「Catalog Cloud」には編集機能もあるため、アップロードしたファイルに画像や動画を追加したり、書き込んだりすることもできます。

複数の人が閲覧できるので効率的にデータを共有することができ、紙ベースでのやり取りも減ってペーパーレスな業務が実現します。

 

クラウドサインSCAN

「クラウドサインSCAN(スキャン)」は、紙ベースの契約書をスキャンデータとしてクラウド上に保存できるだけでなく、入力やインポートまでの一連の流れをサポートしてくれます。

契約書の検索もできるため、人の目でフォルダから契約書を探したりする手間が省ける上に、紛失のリスクや管理の抜け漏れを防ぐこともできます。

 

まとめ

ペーパーレス化や業務効率化を図ることができるEDIツールは、テレワークが推進される中で商取引業務を行う際に役立つクラウド型のシステムです。

紙ベースで業務を行っていると、納品書や契約書などのスキャンデータを誤って削除したり、検索に時間がかかったりすることがあります。

EDIツールを導入すると、クラウド上に大切なデータが保存されるので紛失の恐れがなく、検索の手間が省けるため、その時間を会社の利益につながる業務に充てることができます。

また、EDIツールを導入すると企業間取引に関する業務を大幅に削減できるので、まずは無料トライアルを利用して、自社に適したEDIツールかどうかを確認してみるとよいでしょう。

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