企業経営を効率化しよう!おすすめの電子帳票システム6選

働き方改革によってリモートワークに移行する企業が増えており、それにともなってペーパーレス化が進んでいます。

しかし会計業務に関しては、まだ手書きで帳簿を管理をしている会社も少なくありません。

近年では会社で管理する情報はデータで保存する必要があり、請求書や見積書などもデータで管理するようになりました。

今回は、手書きでの帳簿管理に限界を感じている方に向けて、電子帳簿システムを導入するメリットや選定する際のポイント、おすすめのツール6選をご紹介します。

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電子帳票システムとは

電子帳票システムは、在庫管理や商品の売買などで使われている帳簿をデジタル化して、クラウドで一括管理できるシステムです。

パソコンやタブレットなどのデバイスがあれば、いつでもどこでも情報を編集したり閲覧したりすることができる上に、データの一元化によってセキュリティが強固になります。

また、帳簿データを分析できるようになるので、他の部署でもデータの有効活用が可能です。

 

電子帳票システムを導入するメリット

電子帳票システムを導入すると、以下のようなメリットを得られます。

・安全かつ簡単に帳簿データを管理できる

・別部署で帳簿データを活用できる

・災害リスクが分散する

具体的にどのようなメリットが得られるのか、見ていきましょう。

安全かつ簡単に帳簿データを管理できる

電子帳票システムを導入すれば、過去の帳票もすべて帳簿データとして一括管理されるので、紙ベースで保管していたころと違い、紛失・破損・汚損のリスクがなくなります。

安全かつ簡単に帳簿データを管理できるので、効率的に業務を行うことができるでしょう。

別部署で帳簿データを活用できる

電子帳票システムを導入すれば、他のチームや部門でも必要な情報を検索したり閲覧したりすることが可能になります。

例えば、特定の取引先のデータを共有すれば、別部門で次の取引につなぐこともできるでしょう。

また、規定のフォーマットに沿って印刷することもできるので、さまざまなシーンで有効活用できます。

災害リスクが分散する

電子帳票システムをクラウド上で管理することで、システム運営会社の管理サーバーに帳簿データが記録されます。

よって、自社のサーバーが故障しても、システム運営会社のサーバーに問題がなければ、登録されている帳簿データが消失することはありません。

災害が発生した後も帳簿データをすぐに利用できるため、業務への影響を最小限にとどめられます。

 

電子帳票システムを導入する際の注意点

電子帳票システムにはメリットもありますが、導入の際は以下のことに注意する必要があります。

・カスタムメイドにより価格が変わる

・費用対効果を検討する必要がある

それぞれについて、具体的に気をつけるべきポイントを解説します。

カスタムメイドにより価格が変わる

電子帳票システムはさまざまな業種に対応していますが、自社にとって必要な機能が搭載されているシステムを選ぶことが大切です。

ベースプランだけではなく、オプション機能も利用する場合はトータルコストが変わるので、本格的に導入する前にそれらが本当に必要な機能かどうか検討することをおすすめします。

費用対効果を検討する必要がある

電子帳票システムには便利な機能が搭載されていますが、初期費用や運用コストが高く設定されているものもあるので、社内でシステムを導入する目的を明確にし、費用対効果を十分検討した上で本格的に導入するようにしましょう。

 

電子帳票システムの選定ポイント・選び方

数多くの電子帳票システムが発売されていますが、以下のポイントに気をつけながら自社に合う製品を選んでください。

・自社に適した帳簿管理が可能か

・過去の帳簿データを引き継ぎやすいか

・わかりやすい検索機能が搭載されているか

具体的な選定ポイントを見ていきましょう。

自社に適した帳簿管理が可能か

電子帳票システムを導入する際は、自社の業種に適しているシステムかどうかを確認しましょう。

企業ごとに異なった請求書のフォーマットが使われていますが、画面上では管理しやすくても、印刷するときに自社のフォーマットで印刷できないと不便です。

また、帳簿データを他の部門でも活用できるか、モバイルに対応しているかなど、自社に適した帳簿データ管理が行えるかどうかもチェックしておきましょう。

過去の帳簿データを引き継ぎやすいか

電子帳票システムを選定する際は、過去の帳簿データを取り込みやすいかどうかもポイントになります。

過去の紙ベースの帳簿をデータとしてシステムに取り込むことができるかどうかが、効率化のカギを握ります。

わかりやすい検索機能が搭載されているか

電子帳票システムには便利な機能が搭載されていますが、ITに明るくない人でも簡単に利用できるような「操作性の高さ」も選定の際のポイントになります。

また、検索のしやすさも重要で、キーワードを指定してすぐに検索できれば、ストレスなく帳簿管理業務を進められます。

 

おすすめの電子帳票システム6選

ここからは、おすすめの電子帳票システム6選を紹介します。

基本的に初期費用や月額費用がかかりますが、無料トライアルが用意されているものもあります。

サービス名 初期導入費 月額費用 利用者満足度 無料トライアル
AUTO帳簿EX 0円〜 10,000円〜 ×
Concur Invoice 要問い合わせ 要問い合わせ ×
FNX e-帳票FAXサービス 0円 10,000円〜 ×
LinkPrint CLOUD 2,000円 20,000円〜
ナビエクスプレス 要問い合わせ 要問い合わせ 要問い合わせ
DAiKO OCR with AI inside 要問い合わせ 30,000円〜 ×

 

AUTO帳簿EX

「AUTO(オート)帳簿EX」は、ネット環境があればどこでも利用できるクラウド型の帳票FAX配信サービスです。

電話回線などを準備する必要なく、安全かつ簡単にFAXを送れるので、さまざまな業務を効率化しつつペーパーレス化を進められます。

 

Concur Invoice

「Concur Invoice(コンカーインボイス)」は請求書データを電子化し、請求書の支払プロセスを改善することで、大幅にコストを削減できる電子帳票システムです。

会計システムや基幹システム(ERP) などと連携することで、スムーズに支払管理を行うことができます。

また、柔軟にワークフローを設定でき、違反があればアラートで通知されます。

 

FNX e-帳票FAXサービス

800社以上への導入実績を誇る「FNX e-帳票FAXサービス」は、発注書や支払通知書などの帳票データをFAXで取引先に自動送信できる自動FAX送信サービスです。

サーバーやモデム、回線を設置する必要がなく、クラウド型システムと連携してFAXを配信できます。

 

LinkPrint CLOUD

総販売数20万本以上の実績があるメーカーによって開発された「LinkPrint CLOUD(リンクプリントクラウド)」は、請求書や納品書などの帳票の電子送付や得意先指定の伝票など、あらゆるフォームの印刷を実現するシステムです。

手間のかかる業務を最小限にとどめられるため、大幅なコスト削減にもつながります。

Web APIでのクラウドサービスと連携することもできますが、伝票発行ツールとして単体で利用することもできます。

 

ナビエクスプレス

セキュリティに特化したデータ送信サービス「ナビエクスプレス」は、大容量のデータや大量の宛先にデータを送信できるシステムです。

これまで郵送でやり取りしていた明細書や請求書、発注書などの帳票データをWeb上で簡単に配信できるので、帳票の発送にかかっていた郵送代や人件費を大幅に削減できます。

 

DAiKO OCR with AI inside

高い識字率とスピーディーな処理を特徴とする「DAiKO OCR with AI inside」は、あらゆる業種で導入可能で、47~83%の作業時間を削減することに成功しています(※)。

これまで人の手で行っていた時間と手間がかかる作業を行うシステムであり、クラウド型サービスなので導入してからすぐに利用することができます。

※NTT東日本が実施したトライアルの検証結果に基づきます。

 

まとめ

これまで紙ベースで行っていた帳簿管理をデータ化して、一括で管理することができれば、完全なリモートワークになっても、端末とインターネット環境があれば、いつでもどこでも請求書や納品書などに関する業務を行えます。

クラウド上で管理・閲覧ができる電子帳票システムですが、セキュリティ対策が万全か、自社に適した機能が搭載されているか、費用対効果が納得いくものかどうかなどを、導入する前に社内で十分に検討してから導入するようにしましょう。

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