企業経営を効率化しよう!おすすめの文書管理システム6選

今までは、あらゆる業種において書類を紙やエクセルなどで作成・保管するのが一般的でしたが、紙ベースの書類は管理できる量に限界があります。

文書管理システムを導入すれば書類を保管する場所が不要になり、検索の手間や時間も削減できます。

今回は、文書管理システムを導入するメリットや選定する際のポイント、おすすめの文書管理システム6選をご紹介します。

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文書管理システムとは

文書管理システムとは、データ化した資料の保存から活用、廃棄までを一括で管理できるシステムのことです。

文書管理システムを導入すれば、「必要な文書を保管する」「情報とナレッジを有効活用する」という文書管理の目的を果たすことができ、いつでもどこでも必要な文書を検索して閲覧できるため、リモートワークや出張時でも業務を行うことができます。

 

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを導入することで、以下のようなメリットを得られます。

・文書の検索が簡単になる

・常に最新のデータを使用できる

・どこでもデータ共有が可能

・ペーパーレス化によってコストを削減できる

・セキュリティ対策が強化される

これから、どのようなメリットが生まれるのか具体的に説明していきます。

文書の検索が簡単になる

文書管理システムを導入すれば、書類のタイトルや内容がテキストデータとして保存されるので、キーワードを入力して検索すれば簡単に探している資料を見つけられます。

紙ベースの書類やエクセルなどの場合は、必要な資料を検索するのに時間がかかりますが、文書管理システムではその時間や手間を大幅に減らすことも可能です。

常に最新のデータを使用できる

資料を紙ベースやエクセルで管理していると、似たような古い書類があった場合、間違ってそれを利用してしまう恐れがあります。

文書管理システムを利用すれば、簡単に最新データを検索できるのでスムーズに業務を進められます。

どこでもデータ共有が可能

文書管理システムは資料をクラウド上で管理するため、パソコンやタブレットなどの端末があれば、どこでもデータを共有できます。

リモートワークでも必要な書類を保管することができるだけでなく、検索や閲覧もできるため、資料を探すためにわざわざ出社する必要はありません。

ペーパーレス化によってコストを削減できる

社内で行われるすべての業務の資料を紙ベースで保管するとなると、保管スペースだけでなく用紙代やインク代などのコストもかかります。

文書管理システムは初期費用とランニングコストがかかりますが、資料はクラウド上で保管されるため保管場所は不要なので、大幅にコストを削減できます。

セキュリティ対策が強化される

文書管理システムにはメンバー管理機能が搭載されていて、閲覧者を制限できるため、社内情報が外部に漏れる可能性が低下します。

パソコンや紙の資料を盗まれたり、紛失したりする可能性もあるので、強固なセキュリティ対策が施されている文書管理システムの導入をおすすめします。

 

文書管理システムを導入する際の注意点

文書管理システムはメリットもありますが、導入する際は以下ことに注意しましょう。

・運用コストや教育コストがかかる

・運用ルールを定期的に見直す必要がある

運用コストや教育コストがかかる

文書管理システムを導入する際は、初期費用やランニングコストの他に、システムを操作するスタッフを教育するための費用もかかります。

社員全員が操作を覚える必要があるので、教育に対してはしっかり費用をかける必要があります。

運用ルールを定期的に見直す必要がある

文書管理システムを運用するにあたっては、定期的に運用ルールを見直す必要があります。

運用ルールを見直すことによって、クラウド上で管理されている膨大な資料を整理することができるため、作業効率がさらに向上します。

また、必要に応じて機能の追加も検討すると良いでしょう。

 

文書管理システムの選定ポイント・選び方

多くの会社から文書管理システムが発売されていますが、以下のポイントを押さえることで自社に適したツールを選ぶことができます。

・操作性が優れている

・法令や制度への対応が柔軟

・セキュリティ設定とアクセス制限

・ワークフロー管理が可能

操作性が優れている

文書管理システムを導入する際は、従業員が簡単かつスムーズに操作できるツールであることを確認することが大切です。

文書をどのようにカテゴライズするか、誰がどのくらい情報を入力するかなど、業務フローを検討しておくことをおすすめします。

法令や各種制度への対応が柔軟

会社や書類によっては、法令や税制などに則った文書管理が求められます。

例えばISO9001を取得している会社では、書式や保管期間などについてISOに指針に沿った文章管理が必要です。

その場合は、文書管理システムが法令などに対応しているかを事前に確認しなければなりません。

セキュリティ設定とアクセス制限に対応

個人情報などの機密情報が書かれている文書を取り扱う場合は、データの消失や紛失、盗難などがないように、文書管理システムに強固なセキュリティ設定があるかどうか、またアクセス制限を設定できるかどうかも確認しておくべきでしょう。

ワークフロー管理が可能

契約書や稟議書などの承認や回覧が必要な書類を管理する場合、承認状況や閲覧履歴がわかるワークフロー機能が搭載されているかどうかも確認してください。

誰が閲覧・承認しているかがわかれば、確認する時間や手間を省くことができます。

 

おすすめの文書管理システム6選

ここからは、おすすめの文書管理システム6選を紹介します。

基本的には初期費用や月額費用がかかりますが、無料トライアルが用意されているものも多いので、まずは無料トライアルを利用して使い勝手を試してみると良いでしょう。

サービス名 初期導入費 月額費用 利用者満足度 無料トライアル
Confluence 要問い合わせ 1,190円〜 4.21/5 要問い合わせ
NotePM 333円 1,000〜9,500円 4.4/5
BtoBプラットフォーム 契約書 0円 0〜30,000円 4.0/5
DirectCloud-BOX 2,000円 20,000円〜 4.0/5
Fleekdrive 0円 500〜4,000 4.0/5
Bank Invoice 要問い合わせ 0円〜 4.0/5 要問い合わせ

 

Confluence

オーストラリアのアトラシアン社が提供している「Confluence(コンフルエンス)」はハイスペックでありながら、操作方法がシンプルで使いやすいと評判の文書管理システムです。

ファイルや議事録、アイデアなどを社内で気軽に共有できるので、業務の効率化に役立ちます。

 

NotePM

「NotePM(ノートピーエム)」は、あらゆる社内情報をクラウド上で一元管理できる社内ナレッジツールです。

操作方法がシンプルなので、専門知識がなくても導入後すぐ利用できます。

セキュリティ対策も万全で、大切なデータが外部に漏れる可能性が低いため、安心して利用できます。

 

BtoBプラットフォーム 契約書

「BtoBプラットフォーム 契約書」は契約書をデータ化することで、BtoBの契約締結業務の負担を軽減します。

これまでは、ほとんどの企業が紙ベースの契約書を使っていましたが、作成にかかる時間や手間を大幅に削減できるので、業務効率の向上を図れます。

 

DirectCloud-BOX

「DirectCloud-BOX(ダイレクトクラウド・ボックス)」はユーザー登録数が無制限で、社内はもちろん社外でもファイルを共有できる文書管理システムです。

データの紛失・流出のリスクだけでなく、管理の手間やコストも大幅に減らすことができるので、業務効率と業績の向上に貢献します。

初期費用は無料で、月額1万円から利用できるため、文書管理システムを初めて利用する企業でも気軽にスタートできます。

 

Fleekdrive

「Fleekdrive(フリークドライブ)」は、ファイルコラボレーションをモットーに作られたシステムで、社内の大切なファイルデータを保守しながら、誰でも簡単に管理できる文書管理システムです。

ファイルを共有するだけではなく、複数の人が同時に文書を編集することもできるので、確認待ちなどの時間を省くことができます。

 

Bank Invoice

「Bank Invoice(バンクインボイス)」は、電子帳簿保存法に対応した請求書データ電子取引システムです。

取引データを統合し、文書を一元管理することで紙でのやり取りがなくなるため、経理担当者の負担を軽減できます。

 

まとめ

業務で使用する文書を紙ベースやエクセルなどで管理していると、「必要な資料をすぐに見つけられない」「保管するためのスペースがない」といった問題が発生します。

文書管理システムを導入すれば、会社の大切な文書をデータ化し、システム上で一元管理できるので、必要なファイルを検索して簡単に探すことができます。

ファイルを探す手間がなくなるだけでなく、コストを大幅に削減することも可能です。

ランニングコストがかかるシステムがほとんどですが、まずは無料トライアルを利用して操作性と費用対効果を確かめた上で、会社にとってプラスになるツールを導入することをおすすめします。

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