リモートワーク過渡期の出張に。おすすめの出張管理システム5選
リモートワークを推進する企業が増えていますが、出張管理業務については従来のままという企業は少なくないでしょう。そこでおすすめしたいのが、出張に関する業務をワンストップで行える出張管理システムの導入です。
本稿では出張管理システムの特徴を解説するとともに、おすすめのシステムも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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Contents
出張管理とは
出張管理業務では、宿泊費・交通費などの手配に関するコストの管理に加え、社員が経費を不正に使った出張を行わないよう注意しなければなりません。これまで出張経費の管理は、会社側・従業員側の双方にとって負担でした。
ほとんどの企業では「出張旅費規程」が設けられていますが、日本CFO協会が287社に対して行った調査によると、規程違反が発生した企業は75％に上ることが明らかになっています。
出張管理システムを導入する3つのメリット
ここからは、出張管理システムを導入するメリットを3つご紹介します。
出張管理業務の効率化
出張管理者としては、会社の規程に則った出張管理システムを導入すれば、経費の使途を逐一確認する手間がなくなります。情報を網羅的に確認できるため、今までは時間がかかっていた「部署をまたいだ出張管理」なども効率的に行えるでしょう。
社員にとっては、宿泊施設や交通手段の予約、経費の精算などを効率よく行えるようになります。これまで時間がかかっていた経費精算の負担が減ることで、本来やるべき業務に集中できるでしょう。
経費削減
出張管理システムの導入は、経費削減にもつながります。多くの出張管理システムは宿泊施設や各種交通サービスと連動しており、それらを割引料金で利用できるため、出張経費の削減が可能です。
各社員の出張費や出張回数も可視化されるため、比較・検証がしやすくなります。過去のデータも参照することで、経費の使途管理についてもさらに効率化を図れるでしょう。
出張者の状況把握
出張管理システムでは、宿泊先の予約状況やチェックイン状況を随時確認することもできます。出張者の居場所を可視化することで、災害や有事の際のリスク管理を徹底できるでしょう。特に海外出張が多い企業では、重宝するはずです。
出張管理システムを導入する際の注意点
出張管理システムの導入にあたっては、自社の社員に改めて出張旅費規程の内容を周知しておく必要があります。「経費削減」といった出張管理システムのメリットを享受するためには、社員が自社の出張旅費規程を理解し、順守に努める必要があります。
従業員が基本的なルールを把握していない段階で出張管理システムを導入すると、かえって工数が増えかねないため注意しましょう。
出張管理システムの選定ポイント・選び方
ここからは、出張管理システムを選ぶ際の3つの着眼点について解説します。それぞれについて見ていきましょう。
利用者が使いやすいシステムかどうか
出張管理システムを導入する目的は、業務効率化や経費の使途管理です。そのため、多くの機能が実装されたサービスよりも、まずは実際にシステムを利用する担当者にとって扱いやすいものであるかどうかに着目しましょう。
出張管理業務の効率化を図るためには、管理者が出張に関する予約状況・支払った経費などを一元管理できるシステムが理想です。経費削減も目指すなら、過去のデータをグラフなどで可視化できる機能も必要になるでしょう。
社内システムとの連動が可能かどうか
出張経費の会計業務を社内の会計システムを使って行っている場合は、出張管理システムと上手く連携ができるかどうかも事前に確認しましょう。すでに利用している会計システムとの相性が悪い場合は、かえって出張管理業務が煩雑になってしまう恐れがあります。
さらに、導入後のサポート体制についても確認しておくことをおすすめします。
海外出張にも対応可能かどうか
海外出張が多い企業では、「海外のサービスを利用できるかどうか」も重要なポイントです。現地で何かあったときのことも考えて、日本語対応が可能な代理店かどうか、緊急時に迅速な対応をしてくれるかどうかもチェックしましょう。
おすすめの出張管理システム5選
ここでは、おすすめの出張管理システムを5つご紹介します。
AI Travel
AI Travelは、出張に係る手間やコストを削減するための機能を備えたクラウド型の出張管理システムです。システムメニュー画面から出発地・目的地といった場所や、時間、人数の情報を入力して予約ができます。
AI Travelと提携している交通サービスや宿泊先を価格が安い順に確認でき、会社に一括で請求されるため便利です。
＜利用料金＞
問い合わせが必要。
J’s NAVI NEO
J’s NAVI NEOは、クラウド型のサービスと企業内システムから選べる出張管理システムです。サービスの提供元であるJTBのチケット手配システムとの連携機能があり、出張の際はチケットと宿泊先に関する決済を一括で行えます。
管理権限を持っているつユーザーは自社の利用状況を一元管理できるため、リモートワークなどでも出張管理業務を効率的に行えるでしょう。
＜利用料金＞
【J‘sNAVI NEO ベーシック】
・初期費用：0円～
・月額費用：30,000円～
【J‘sNAVI NEO スイート】
・初期費用：0円～
・月額費用：35,000円～
Racco
Raccoは、楽天トラベルに法人向けの機能を追加したサービスです。国内の宿泊先はもちろん、国内外の航空券や国内レンタカーも一括で手配できます。リアルタイムで予約データが反映されるため、災害時のリスク管理も役立つでしょう。最大のメリットは初期費用、月額料金ともに無料で利用できることです。
＜利用料金＞
・初期費用：無料
・月額費用：無料
BORDER
BORDERは、チャットシステムを使って担当オペレーターと直接やり取りを行い、航空券やホテルを手配できる独自システムを採用しています。予約情報はすべてクラウド上で一元管理ができるため、出張管理業務を効率化できます。
＜利用料金（税抜）＞
・システム利用料：無料
・手配料：1,000円/人（出発～到着）
マイナビBTM
マイナビBTMは「出張申請→宿泊先や交通手段の手配→決済」までの張管理を一元で行えるシステムです。宿泊先や交通手段の手配は最短数分で終わらすことができ、出張経費は社員ごとに個別に管理可能となっています。
＜利用料金（税抜）＞
39,500円/月〜
※要見積もり
まとめ
出張管理システムを導入すると情報を一元管理できるようになるため、業務効率化や経費削減につながります。クラウド型のシステムを利用すれば、リモートワークでも出張管理業務を行いやすくなるでしょう。
自社の会計システムなどとの相性や出張管理担当者の使いやすさなども踏まえて、自社のニーズにマッチする出張管理システムを見つけてください。
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