テレワークが普及し、オンライン会議が増えた方も多いのではないでしょうか。当社はZOOMをメインにオンライン会議を行っているので、よく使用している機能についてもご紹介します。

起業家に有益な情報を徹底してお届けする「創業手帳」から、日本初のリモートワーク導入・改善のためのガイドブック 「リモートワーク手帳(無料)」 が創刊されました!リモートワーク環境での課題を解決に導いてくれる有益な情報を無料でご確認いただけます。あわせてご活用ください。

事業承継手帳

小澤美佳 株式会社ニット 広報
2008‌年‌に‌株‌式‌会‌社‌リ‌ク‌ルー‌ト‌へ‌入‌社。‌10‌年‌間、‌HR‌一‌筋。‌中‌途‌採‌用‌領‌域‌の‌代‌理‌店‌営‌業、‌営‌業‌マ‌ネー‌ジャー‌を‌経‌て、‌リ‌ク‌ナ‌ビ‌副‌編‌集‌長‌と‌し‌て‌数‌多‌く‌の‌大‌学‌で、‌キャ‌リ‌ア・‌就‌職‌支‌援‌の‌講‌演‌を‌実‌施。‌採‌用、‌評‌価、‌育‌成、‌組‌織‌風‌土‌醸‌成‌な‌ど‌幅‌広‌く‌HR‌業‌務‌に‌従‌事。‌2018‌年‌ ‌中‌米‌ベ‌リー‌ズ‌へ‌移‌住‌し、‌現‌地‌で‌観‌光‌業‌の‌会‌社‌を‌起‌業。‌2019‌年‌に‌ニッ‌ト‌に‌入‌社‌し、‌営‌業・‌広‌報・‌人‌事‌を‌経‌験‌後、‌現‌在‌は‌オ‌ン‌ラ‌イ‌ン‌ファ‌シ‌リ‌テー‌ター‌と‌し‌て‌活‌動‌中。‌ ‌オ‌ン‌ラ‌イ‌ン‌で‌の‌セ‌ミ‌ナー‌講‌師‌や‌イ‌ベ‌ン‌ト‌の‌ファ‌シ‌リ‌テー‌ター‌を‌多‌数‌実‌施。株式会社ニット ホームページ
https://knit-inc.com/

参加者の積極性を引き出す4つのポイント

大前提として、オンライン会議では、1人が話すと他の人は聞くことしかできません。しかし、同じ人が話し続けるという状況は会議として避けるべきだと私は考えています。

①出来る限り、顔出しをしてもらう
お互いの顔を見ることで、コミュニケーションをとりやすくなります。また、「見られている」という緊張感を作ることができるため、メリハリをつけて会議をすすめることができます。ちなみにニットの会議は顔出しマストです。②チャットを使い、参加者の意見を吸い上げる
対面での会議でも挙手して質問というのは難しいですよね。オンライン会議では随時質問の時間を設け、チャットへの書き込みを司会者が促しましょう。テキストメッセージなら質問しやすいという方も多いと思います。

③参加者の発言の機会を意図的に作る
参加者にとってもオンライン会議で一言も話さず、聞き続けるというのは辛い状況です。そのため、下記のように発言をする機会を意図的に創りましょう。
・冒頭に全員で自己紹介
・途中で画面共有を切って、意見を求める
・ZOOMのブレイクアウト機能(※)を利用して少人数でディスカッションをする
このように発言する機会を増やすことで、徐々に参加することが楽しくなり、参加者の集中力が高まります。「この人は当てたら良い意見言ってくれそう!」という勘を研ぎ澄ましながら、当てていきましょう。
※Zoom上でミーティングに参加している参加者を、小さなグループに分ける機能

④円卓をイメージしてディスカッションをする
オンラインでディスカッションする際に、丁度良い人数は3~4人、最大でも7~8人というのが色々な人数で試してみた個人的感想です。
ブレイクアウトルームは、司会者がその場で操作するのはなかなか難しいので、あらかじめ会議参加者の中から別途手助けしてくれる人を共同ホストにし、その対応をしてもらうと良いでしょう。

主催者・進行担当のITリテラシーは必須

より議論が深まる会議にするためには、主催者もしくは会議の進行者がZoomの機能を理解するという最低限のITリテラシーは必須だと感じています。

◆使いこなせるようになっておきたいzoom機能
・ブレイクアウトの方法
・画面共有
・画面共有時のポインター
・チャット機能(全体、個別送信)
・ミュート設定
・投票機能
・リアクション機能
などです。機能を確認したら、社内会議でリハーサルをして、社外の方との会議などでその機能を使いこなせるようにするなど念入りに練習が必要だと思います。

オンライン会議を円滑に進めるポイント

オンライン会議を進める上で大切なことは「参加者が積極的に参加したくなる気持ちを創ること」です。そのために、オンラインファシリテーター(会議を進行する人)が何をすべきかをお伝えします。

◆メンバーの潤滑油になろう
会議では話が長い方、発言が少ない方、初対面の方が多いなど様々なメンバーがいます。一方通行のコミュニケーションにならないように、ファシリテーターが間に入って、繋ぎ役になることが重要です。

◆発言を受け止めて、自分の意見も伝え、拍手をする
上司が話した内容を咀嚼し、若手の発言に対して「〇〇さんのその意見、〇〇という観点が入ってて、すごく良いですね!」と言って、拍手しながら褒める。このようにファシリテーター次第で、その場が明るくなったり、活気付いたり、場の空気が良い方向に変化します。

◆否定をしない(しすぎない)
建設的で、発言の多い空間にしたいのであれば、発言者の意見は、一旦受け止め、発言してくれたことにまず感謝をしましょう。そして、良い部分を褒め、違う部分は誰かに意見を求めていく。こうすることで、発言者の心理的安全性を確保しながら、良い議論へ繋げることができます。

◆テンションは1.8倍
オンライン会議の場合、パソコンの画面からでは感情が伝わりにくいです。普段以上に、テンションを高めにし、大きな相槌、溢れんばかりの笑顔、身振り手振りを大きく、リアクションはオーバーにし、会議のメンバーを引き込むことが大切です。

◆参加者をランダムに当てる
一定の緊張感を保つために、参加者の人を当てていきましょう。「当てられたくない」と思っていても、実際に発言して、褒められたら、嬉しくなり積極性を引き出すことができます。

◆ZOOMの機能を使いこなす
事前に投票機能を設定しておき、当日の参加感を醸成します。ボタン1つで自分の意見を投票できるので、手軽に参加感を醸成できます。

◆サクラを用意しておく
発言が多い人、会議のチャットを盛り上げてくれる人など、当日、多く発信をし、場を盛り上げてくれる人を事前に頼んでおきます。場合によっては、参加者の中でリーダーを作る場合もあります。他の参加者と事前の情報量は同じだが、会議中にその人に全て答えてもらう、という依頼をしておきます。これにより、展開の早い進行にすることも可能です。

◆画面共有にはマーカー引いて目線を集める
画面共有をする際は、パワーポイントのスライドショーの機能で、マーカー引いて、注目を集めます。ペンで図を書いたり、文字を書いたり、絵を描いたりしながら、進行をすることで、より参加者の目を引き付けることができます。

このようにオンライン会議ではファシリテーターの技術・コミュニケーションが肝になります。

「リモートワーク手帳(無料)」 では、リモートワーク環境で役立つツールや改善ノウハウ、使える制度などを解説しています。仕事のオンライン化に対応するために、ぜひご活用ください。

事業承継手帳