コスト削減・業務の自動化をしよう!おすすめの給与明細電子化ツール6選

以前は紙ベースで給与明細を発行し、毎月郵送で送付していた企業がほとんどでしたが、AIの発達により給与明細電子化ツールを利用し、Web上でPDFなどで共有するスタイルに変わりつつあります。

そうすることで印刷代や配布の工数などを削減できるため、多くの企業が給与明細電子化ツールを導入し始めています。

そこで今回は、給与明細電子化ツールを導入するメリットや選定のポイント、おすすめの給与明細電子化ツール6選をご紹介します。

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給与明細電子化ツールとは

給与明細電子化ツールは、社員に対して毎月Web上やPDFなどで給与明細を発行して送付するペーパーレスシステムです。

パソコンやスマートフォンなどの端末とインターネット環境さえあれば、いつでもどこでも利用できるので、テレワークを推進している企業が導入し始めています。

給与明細が電子化すれば、印刷代や配布作業における時間とコストを大幅にカットでき、社員は自ら専用画面で確認できるので、渡し忘れや紛失などもなくなります。

 

給与明細電子化ツールを導入するメリット

給与明細電子化ツールを導入すると、以下のようなメリットを得られます。

・テレワークに適している

・Web上の手続きによる業務の効率化

・ペーパーレス化の実現

・IT導入補助金の対象

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

テレワークに適している

ここ数年で急速に広がっているテレワークという新しい働き方では、いつでもどこでもシステムにアクセスして業務を行うことができます。

これにともなって、会社で紙の給与明細を渡されることは少なくなり、Web上やPDF で給与明細を閲覧したり、ダウンロードしたりすることが主流になりつつあります。

給与明細電子化ツールは、特に今後テレワークを推進したい会社におすすめです。

Web上の手続きによる業務の効率化

以前は紙ベースで業務が行われていましたが、AIの発達によりWeb上ですべてを管理できるようになり、従業員もあらゆる手続きをWeb上で行うことに慣れつつあります。

紙ベースで給与明細を発行したり、年末調整を行ったりする場合は、コピーなどを保管しておかなければならないため、膨大な紙の資料を抱えることになります。

しかも、保管期間が過ぎればシュレッダーで処理しなければならず、それには時間とコストがかかります。

給与明細電子化システムを導入すれば、Web上で閲覧と管理ができるので、時間とコストを大幅に削減できます。

ペーパーレス化の実現

各社でペーパーレス化を推進する動きが見られますが、その目的のひとつにコロナウイルスの感染拡大防止があります。

Web上であらゆるデータを管理することにより、紙の書類を受け渡すことがなくなるため、人と人の接触が減ります。

また、印刷代やシュレッダーをかけたりする手間を削減することもできるため、本来の業務に時間を充てることができます。

IT導入補助金の対象

基本的に中小企業が対象になりますが、給与明細電子化ツールを導入すると、IT導入補助金を受給できる可能性があります。

生産性の向上や業務の効率化だけでなく、補助金を利用して給与明細電子化ツールを導入できるのもメリットです。

 

給与明細電子化ツールを導入する際の注意点

給与明細電子化ツールには、印刷代・人件費などのコストや手間を削減できるというメリットがありますが、導入にあたっては以下のことに注意する必要があります。

・社員の同意を得る必要がある

・セキュリティ対策

それぞれについて、見ていきましょう。

社員の同意を得る必要がある

実際に給与明細を受け取るのは社員なので、社員の同意を得る必要があります。

社内で給与明細電子化ツールが浸透したとしても、ITに慣れていない人はストレスを感じる可能性があります。

もし、「今までどおり紙ベースで給与明細を受け取りたい」という社員がいた場合、その人には紙で交付しなければなりません。

そうなると電子化ツールと紙媒体が混在するため、かえって担当者の業務が煩雑になってしまいます。

セキュリティ対策

給与明細電子化ツールはクラウド上で管理することができるので、テレワークや出張先でも給与明細を確認できます。

しかし、社外からアクセスできるということは、サイバー攻撃によって情報が外部に漏れるリスクもあります。

ツールのセキュリティ対策も重要ですが、社員一人ひとりがパスワードなどの管理を徹底しなければなりません。

 

給与明細電子化ツールの選定ポイント・選び方

自社に適した給与明細電子化ツールを選ぶ際の主なポイントは、以下の3点です。

・初期費用や月額費用が適切

・他のシステムと連携可能か

・賞与明細や源泉徴収票に対応しているか

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

初期費用や月額費用が適切

給与明細電子化ツールは、基本的に初期費用やランニングコストが発生します。

システムを導入する前に、ツールを使用する社員の数や給与明細を発行する回数などを確認し、トータルコストを踏まえて費用対効果が高いツールを選ぶようにしましょう。

他のシステムと連携可能か

すでに給与システムを導入している場合は、そのシステムと給与明細電子化ツールを連携できるかどうかも調べておきましょう。

多くのシステムがCSVインポートに対応しているため、連携できる可能性が高いのですが、事前にチェックしておいてください。

賞与明細や源泉徴収票に対応しているか

一般的な会社では固定給の他に賞与を支給しているため、賞与明細も発行しなければなりません。

また、給与以外に不動産収入などがある社員は、確定申告を行う必要があり、その際は源泉徴収票が必要です。

給与明細電子化ツールがこれらの帳票にも対応しているかそどうかも、選定の際のポイントになります。

 

おすすめの給与明細電子化ツール6選

ここからは、おすすめの給与明細電子化ツール6選を紹介します。

費用対効果を分析した上で、自社に適したツールを選ぶようにしましょう。

サービス名 初期導入費 月額費用 利用者満足度 無料トライアル
SmartHR 要問い合わせ 要問い合わせ 4.29/5
SPIRAL® 要問い合わせ 要問い合わせ 3.25/5
オフィスステーションWeb給与明細 0円 50円〜 4.0/5
マネーフォワード クラウド給与 要問い合わせ 要問い合わせ 5.0/5
Focus U 給与明細 要問い合わせ 3,000〜10,000円
やよいの給与明細 オンライン 0円 0円 要問い合わせ

 

SmartHR(スマートエイチアール)

「SmartHR(スマートエイチアール)」は2年連続シェアNo.1を誇る給与明細電子化システムで、入社手続きや雇用契約、年末調整といった労務手続きのペーパーレス化を実現します。

組織の状態を可視化して分析できる従業員サーベイ機能が搭載されており、給与計算システムや勤怠管理といったツールとの連携も可能で。

 

SPIRAL®(スパイラル)

「SPIRAL®(スパイラル)」は、既存の給与システムから情報をダウンロードすることで、最短2分で給与明細をWeb上で共有できる給与明細電子化ツールです。

デザインや色などを変えて、オリジナルの給与明細を作成することもできます。

 

オフィスステーションWeb給与明細

「オフィスステーションWeb給与明細」は、複数の明細書フォーマットを作成・登録することができます。

雇用形態ごとに支給日や締切日が異なる場合でも、支給日ごとの配信グループを作ることで、負担のない給与明細の共有を実現するツールです。

1人あたり50円の月額料金で利用できるため、運用コストも抑えることができます。

 

マネーフォワード クラウド給与

「マネーフォワード クラウド給与」は、他社の給与システムを使用している場合でも、給与情報をCSVファイルで取り込めるので、既存のツールを使用しながら利用できる給与明細電子化ツールです。

給与計算だけでなく、Web上での給与明細の作成・配布、振込データの作成、年末調整といった業務を一貫して行うことができます。

 

Focus U (フォーカスユー)給与明細

「Focus U (フォーカスユー)給与明細」は、給与明細書や賞与明細書をWeb上で閲覧できるだけでなく、PDF形式で出力することもできるクラウド型給与明細電子化ツールです。

社員はオフィスにいなくても、パソコンやスマートフォンなどの端末から給与明細を確認できます。

最大で2カ月の無料トライアルを利用できるので、初めて給与明細電子化ツールを利用する場合でも、操作性を確かめることができます。

電話やメールのサポートを含めて月額3,000円から利用できるため、リーズナブルな運用が可能です。

 

やよいの給与明細 オンライン

「やよいの給与明細 オンライン」は、初心者でも簡単に給与明細を作成できるクラウド型の給与明細電子化ツールです。

複数のテンプレートがあるので、好みのデザインを利用して給与明細を作成できます。

税率や社会保険料率などの変更も自動的に反映されるので、専門的な知識がなくても気軽に利用できるツールです。

 

まとめ

Web上で給与明細を作成・閲覧ができる給与明細電子化ツールを導入すれば、紙ベースで給与明細を渡す必要がないため、テレワークでもまったく問題ありません。

ペーパーレス化によって印刷代などのコストを削減できるだけでなく、担当者の工数も大幅に減らすことができます。

自社に適した機能が搭載されているか、セキュリティ対策は万全かといった選定ポイントを踏まえて、まずは無料トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。

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