全世界約7割のシェアを誇るペーパーレス化ソリューション
企業経営では、さまざまな書類を取り扱います。例えば紙の契約書では、印刷や1枚ごとの押印、郵送、保管などの多くの手間がかかります。
ペーパーレス化はこれらの手間をなくすだけでなく、コストを大幅に削減します。
ここでは、ペーパーレス化を実現する「ドキュサイン」のメリットと特徴について解説します。
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Contents
「ドキュサイン」とは
「ドキュサイン（DocuSign）」は180ヵ国以上、30万社以上で利用されているペーパーレス化ソリューションです。
紙のやりとりをすべて電子化し、記録を残せるため、あらゆる場所・端末で業務を行えます。
また書類の印刷やスキャン、送付なども不要になるため、書類の承認や意思決定を迅速に行えるようになるでしょう。
「ドキュサイン」を導入するメリット
コスト削減
例えば、紙の契約書は郵送料や印刷費、収入印紙などの費用が発生します。また、契約書は法律によって一定期間保管しなければならず、会社法関連の契約書は10年、経理関連の契約書は7年と長期で、保管にもコストがかかります。
契約書をペーパーレス化すれば、これらのコストはかかりません。
「ドキュサイン」は書類関連の業務効率を抜本的に改善するため、時間的コストも大幅に削減できます。
一般的な文書形式に対応
「ドキュサイン」はWord、Excel、PowerPoint、PDFといった一般的なデータ形式に対応しているため、これまでの業務のやり方を変えることなく利用できます。
PDFにしか対応していない電子契約サービスが多い中、多くのデータ形式に対応している「ドキュサイン」には大きなアドバンテージがあります。
迅速な契約締結
「ドキュサイン」を使うことで、作業時間も大幅に短縮できます。
通常の契約締結は、以下のようなフローで行われます。
契約書作成→印刷→製本→印紙貼り付け→捺印→封入・送付→先方の捺印→封入・返送→ファイリング→保管
「ドキュサイン」を導入すると、フローは以下のように変わります。
契約書作成→ファイルのアップロード→メールで通知→先方の合意→自動保管
「ドキュサイン」は、契約成立までの時間を80％も短縮できるのです。
「ドキュサイン」の特徴
ペーパーレス化を実現するサービスはいくつかありますが、ここでは「ドキュサイン」ならではの特徴を紹介します。
エンベロープ（封筒）単位での送付
多くの電子契約サービスでは書類1通単位で送付するため、件数ごとに費用がかかります。
一方「ドキュサイン」は、1つの契約に必要な書類をエンベロープ（封筒）に格納して送付します。件数は、このエンベロープ単位でカウントします。
エンベロープには契約書類以外のファイルを添付することもでき、またエンベロープ全体での容量制限もありません。
視覚的に操作できる
ツールが使いにくいと、使い方を覚えるための時間が必要になります。
ITリテラシーが低いと、使いこなせないこともあるでしょう。
「ドキュサイン」は、視覚的に操作できます。
例えばPCでは、ドラッグ&ドロップで簡単に承認者の設定が可能です。
モバイルアプリもあり、スマートフォンを数回タップするだけで、すべての文書に電子署名ができます。
印鑑に対応
海外発のツールなので、日本独自の文化・慣習に対応しているかどうかが気になるところですが、「ドキュサイン」には電子署名だけでなく、文書に電子印鑑を追加する機能があります。
これにより、文書に署名する代わりに印鑑の捺印も可能です。
世界標準のセキュリティ
「ドキュサイン」は契約書類も扱うため、金融機関や通信事業者のサービスと同等のセキュリティ対策を講じています。
それを証明するのが、以下の第三者機関による認定です。
- SOC 1 Type 2
- SOC 2 Type 2
- ISO 27001：2013
- PCI DSS
- FISC
- FedRAMP
- xDTM
- GDRP
他システムとの連携
ペーパーレス化は書類作業の効率を抜本的に改善しますが、「ドキュサイン」単体では効率化できる範囲は限られます。
そのため、さまざまなニーズに応えるために、数百ものエンタープライズ・アプリケーションと接続できる機能を備えています。
例えば、大手クラウド・ストレージ・サービスの「Box」と連携が可能です。「Box」はコンテンツのコラボレーション、共有、バージョン管理などの機能に優れています。
「ドキュサイン」を「Box」と連携することで、個人情報や機密情報などを含む契約書も「Box」で一元管理が可能です。
「ドキュサイン」のプラン・料金
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Personal （個人向け） |
Standard （企業向け） |
Business Pro （企業向け） |
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価格 （年間一括払い） |
$120 |
$300 |
$480 |
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ユーザー数 |
シングルユーザーのみ |
最大3ユーザー |
最大3ユーザー |
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特徴 |
・文書を送信して電子署名を依頼：1カ月あたり5回
・基本フィールド ・モバイル・アプリ ・再利用可能なテンプレート ・基本的なワークフロー ・リアルタイム監査証跡 ・DropboxやBox、Googleドライブなどのクラウドとの統合 ・多言語対応 |
・文書を送信して電子署名を依頼：制限なし
（Personalに加えて以下の機能） ・リマインダーと通知 ・パーソナライズされたブランド設定 ・コメント機能 |
・文書を送信して電子署名を依頼：制限なし
（Personal・Standardに加えて以下の機能） ・支払い機能 ・高度なフィールド ・署名者の添付資料 ・一括送信機能 ・PowerForm（パワーフォーム） ・コラボレーションフィールド ・同席での署名機能 ・高度な認証機能 |
無料プラン
「ドキュサイン」には無料プランがあり、エンベロープの受信とサイン（署名）を無制限に行うことができます。
エンベロープの送信は、3通まで無料です。
無料トライアル
「ドキュサイン」を導入する前に、有償プランを30日間無料で試すことができます。
ワークフローに取り入れてみて、どれだけ業務効率が改善されるか試してみるとよいでしょう。
まとめ
書類のペーパーレス化は業務効率を抜本的に改善し、コスト削減にも寄与します。
テレワーク環境において、ペーパーレス化は必須です。新たな働き方を実現するためにも、「ドキュサイン」のようなサービスの導入は不可欠でしょう。
「ドキュサイン」は、海外でのスタンダードな電子契約サービスです。海外との取引が多い企業、もしくはこれから取引を増やそうと考えている企業は、導入を検討することをおすすめします。
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