社内情報を一元的に集約・管理するグループウェア

「社内の情報を管理している部署がバラバラ」で、「プロジェクトの案件管理がスムーズにできない」とお悩みの企業は多いのではないでしょうか。

情報管理に問題を抱えていると、必要な情報がなかなか出てこなくて業務が滞る原因になってしまいます。

このような問題を解決するために、社内全体の情報を集約して一元的に管理してくれるのが、グループウェア「Garoon(ガルーン)」です。

今回は、Garoonを導入することによって得られるメリット・評判について詳しく解説していきますので、システム選定時の参考にしてみてください。

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Garoon(ガルーン)とは？


Garoon(ガルーン)はサイボウズ株式会社が提供しているグループウェアで、組織の情報共有を効率化する業務支援ツールです。

2002年にリリースされてから2019年までに5,800社以上が導入し、ユーザー企業からは使いやすさを評価する声が多く寄せられています。

「FUJI」「東洋ハイテック株式会社」「阪急阪神ホールディングス」などの有名企業が導入しており、リモートワーク時のコミュニケーションツールとしても利用できるため、これからさらにユーザー企業が増えることが見込まれています。

Garoonの機能

Garoonに搭載されている機能は、下記の通りです。

・スケジュール管理
・申請書などのワークフロー管理
・社内用掲示板
・ToDoリスト
・メール・メッセージ機能
・タイムカード管理

サイボウズ株式会社とは？

Garoonを提供しているサイボウズ株式会社は、全国各地に拠点を持つソフトウェア開発企業です。日本だけでなくアメリカや中国・ベトナム・オーストラリアなどにもグループウェア事業を展開しています。

Garoon以外にもメール共有システム「Mailwize（メールワイズ）」や業務改善ツール「kintone（キントーン）」などのサービスを提供しており、多くのユーザー企業から高い評価を受けています。

Garoonのメリット


それでは、Garoonを導入することで得られるメリットを5つご紹介します。

社内全体の情報集約ができる

Garoonは社内全体の情報を集約して一元的に管理することができます。従業員数が多い企業は部署も多数に分かれているため、社内全体の情報を把握するのが困難です。

Garoonはクラウド上で全ての社内情報を集約するので、わざわざ担当の部署に足を運ばなくても閲覧したい情報にアクセスできます。

申請書などの承認フローやプロジェクトの進捗状況をひとつのグループウェアで閲覧できるため、社内情報のスムーズな共有が可能になります。

ファイルのバージョン管理ができる

Garoonは情報を集約するだけでなく、ファイルの更新情報を時系列順に表示したり、以前のバージョンに戻したりすることができます。

ファイルの更新データは無制限に保存することができるので、プロジェクトの経緯を確認する時に便利です。

過去の作業データの確認や復旧が簡単に行えるため、バックアップ・データや紙媒体の書類を探す手間が省けるでしょう。

管理者の負担を減らせる

Garoonの「ユーザー管理機能」や「管理権限移譲機能」を活用することで、システム管理者の負担を大きく減らすことができます。

ユーザー管理画面は階層メニューで構成されており、画面上で従業員の情報を編集できるだけでなく、CSVファイルに記録した従業員データを読み込むことも可能です。

さらに、管理権限移譲機能によって任意のアプリを管理する「アプリケーション管理者」や、設定した機能のみを管理する「運用管理者」を指定できるため、システム管理者の作業負荷を軽減できます。

あらかじめ人事異動データの反映日時を予約できる「組織の事前設定機能」や、システム監査の基礎資料として利用できる「監査ログ機能」もあるので、Garoonはシステム管理者にとっても便利なグループウェアといえるでしょう。

外部機能と連携できる

Garoonは多くの企業で使用されているオフィスソフトである「Microsoft365」や、部署ごとの業務システム集約に長けているグループウェア「kintone」との連携が可能です。

会社によっては提供元が異なる複数のシステムを導入している場合がありますが、Garoonはカスタマイズの自由度が高く、様々な他社サービスと連携させてより使いやすいグループウェアを作成できます。

カスタマーセンターが充実している

魅力的なサービスであっても、導入後のサポートが不十分だと機能を全て使いきれなかったり、トラブル発生時に業務が滞ったりすることがあります。

Garoonのカスタマーセンターは、HDI-Japan（ヘルプデスク協会）の格付け調査で最高評価を得ており、導入後の運用をしっかりサポートしてくれます。

94%のユーザーがサポート窓口の対応に満足しており、運用の経験が浅い事業者でも十分にGaroonの機能を使いこなせるでしょう。

Garoonの評判は？

導入の是非を判断するために、Garoonの評判を知りたいという事業者も多いでしょう。ここからは、実際にサービスを利用しているユーザー企業の声をご紹介します。

良い評判

多数のユーザー企業から「案件管理のしやすさ」や「使いやすさ」を評価する声が寄せられていました。

「案件管理のしやすさ」については、スケジュールやプロジェクトの管理が容易で、年配の管理者でも扱いやすい点を評価する声が多く見られました。

「使いやすさ」については、「マニュアルを読まなくても十分使いこなせる」点が支持を集めています。

良くない評判

一方、良くない評判には「使いやすいが、特に目立った機能はない」という意見が挙がっていました。

Garoonはスケジューリング機能や連絡ツール機能を搭載していますが、「それぞれの機能に特化している他社サービスと比べるとやや見劣りするのでは……」という声もありました。

Garoonは拡張性が高く、カスタマイズによって様々な外部サービスと連携することができるので、強化したい機能がある時は外部サービスとの併用を検討すると良いでしょう。

Garoonの料金プラン

プラン名 クラウド版 パッケージ版
初期費用 0円

新規ユーザーライセンス：600,000円／50ユーザー

51～249ユーザー：11,000円／1ユーザーあたり

250～499ユーザー：10,000円／1ユーザーあたり

500～999ユーザー：9,000円／1ユーザーあたり

1,000～2,499ユーザー：8,000円／1ユーザーあたり

2,500～4,999ユーザー：7,500円／1ユーザーあたり

5,000ユーザー以上：要問合せ
月額費用 300ユーザーまで：845円／1ユーザーあたり

301〜1,000ユーザーまで：800円／1ユーザーあたり

1,001ユーザー以上：要問合せ

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契約期間 1か月更新 –
利用可能人数 10人～ 50人～
容量 1ユーザー数×5GB –

 

Garoonの料金プランは2つあり、クラウド上でリアルタイムで情報共有ができる「クラウド版」と社内だけのシステムとして利用できる「パッケージ版」に分かれています。

クラウド版では1か月の無料お試し期間もあるため、実際に導入をしてみてから判断するのも良いでしょう。

まとめ


Garoonは様々な社内情報を一元的に管理できるグループウェアです。社内イントラやコミュニケーションツールとしても利用することができるので、社内全体の業務効率アップに役立ちます。

使いやすいオールインワンパッケージのクラウド型グループウェアをお探しの事業者は、Garoonの導入をぜひ検討してみてください。

「リモートワーク手帳（無料）」 では、リモートワーク環境で役立つツールや改善ノウハウ、使える制度などを解説しています。仕事のオンライン化に対応するために、ぜひご活用ください。

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